1971年、史上初の電子メールがコンピュータからコンピュータへ送信された。現在では、毎日2690億通のメールが送信されています。

これらのメールのうち、どれだけが不必要で、どれだけがより多くの混乱を引き起こし、受信者をより集中させ、我慢させるだけなのかは想像に難くありません。

しかし、1つだけ確かなことは、もし多くの人が効果的にEメールに返信するようになれば、私たちは皆、受信トレイに縛られることがなくなり、Eメールに対する不安も少しは解消されることでしょう。

ここで最も明白な解決策は、単なる「インライン返信」ではなく、適切な種類の「インライン返信」です。インライン返信とは、自分で一からメールを書くのではなく、メール本文の中で返信することです。

オンラインでの対応は、ほとんどの人がすでに定期的に行っていることです。しかし、もっと頻繁にオンラインで返信すべきです。複雑なメールのスレッドをうまく整理して、わかりやすくするために、いくつかのルールを意識して行う必要があります。

間違ったメールに返信してしまった

インライン返信の反対は、一般に「トップポスト」と呼ばれるもので、「メールに返信」をクリックしてから、テキストボックスの上部に入力し始めるというものです。現在、ほとんどの電子メールがこの方法で構成されています。しかし、極めて単純なメールのやり取りであれば別ですが、最も重要な書き込みは様々な問題を引き起こす可能性があります。

まず、トップに投稿している場合、元のメールに戻るのは、探しているものを探すために次々とメールを検索することになり、非常に面倒なことになります。そして、作成中のメールまでスクロールしなければならず、おそらく今発見したことを脈絡なく説明し、要点が欠落してしまうことも多いでしょう。

受信者があなたのメールに全く新しいスレッドで返信することがあります。これは、あなたの会話が2つ以上の別々のスレッドで行われていることを意味します。

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グループで会話している場合は、さらに混乱することがあります。誰がいつ、何に返信し、それに対してどんな返信があったのかを把握するのは、ほとんど不可能です。

インライン返信が解決策

オンラインで、つまり元のメールの本文で返信する必要があります。OutlookやAppleメールでは、「返信」をクリックするだけで、元のメールを見ることができます。Gmailでは、メール作成画面の下にある3つの点を押すだけで、会話が表示されます。

ヒント：Gmailで返信の縦の「引用」行を削除するには、メール全体をハイライトして、「インデントなし」ボタンをクリックします。

インライン返信では、その会話で受信した最新のメールに元のメールが含まれており、検索することができるため、大量のメールをスクロールしなければならないという問題が解決されます。つまり、すべてが整うということです。

さらに、他の人の返信を要約したり、自分の返信の意味を理解するためにメールの断片をコピー＆ペーストしたりする無駄な時間も必要ありません。インライン返信を使えば、誰でもいつでも返信できます。

複数の人が関わる投稿の場合、誰が何を言い、誰に答えたかを区別するのは（うまくやれば）簡単です。

インラインでの応答は正しいです

多くの人がオンラインで返信するとき、返信したい文章の横に返信内容を書き、太字や赤字に変えるだけです。

これでは理想とは程遠い。誰かがプレーンテキストでメールを開いたら、フォーマットは見えません。2人以上の人が並ぶと、すぐにごちゃごちゃになってしまいます。

そこで、混乱を最小限に抑えるために拡張性のある適切なインライン返信の簡単なガイドをご紹介します。

1 フォーマットに依存しない

先に述べたように、受信者はメールに含まれる書式を見ることができない場合があります（例えば、相手がプレーンテキストを好む場合など）。色覚異常の方は、複数の色を含むスレッドを追うことが困難な場合があります。

メールをスキャンするときに返信を見つけやすくするために、ぜひ書式を利用してください。

2 名前を書き込む

書式に頼るのではなく、すべての返信の前に自分の名前を付け、特に整理が必要な場合は日付も付ける習慣をつけましょう。受信者全員にも同じようにお願いする。

現在、Gmailでは名前を手入力するしかなく、また、Appleのメールアプリも同じように地味な存在です。

ただし、Outlookを使用している場合は、返信の前に自動的に名前を付ける機能があります。そのためには、「File> Options> Mail」を開きます。次に、「返信・転送」から「前文」「注意事項」にチェックを入れ、テキストボックスに名前を入力します。メッセージ本文で返信すると、自動的に括弧内に名前が表示されます。

デフォルトでは、Mailbirdにもこのオプションがあります。

iii. 改行をしてください。

インラインで返信を残す場合は、文中や段落の末尾ではなく、必ず改行する必要があります。

これにより、他の人があなたのコメントに返信することが容易になり、各ポイントを中心にセッションをスキャンすることがより効率的になります。

4 インテッド・マルチレベル・レスポンス

1つのメールに複数のアドレスが含まれている場合、1つのメールに複数のスレッドが表示されます。

スレッドの返信は、どのコメントが各ポイントに関連しているのかがわかるように、インデントを付けて整理してください。個人的には、プレーンテキストのメールでは要点が表示されないことがあるので、ここでは角括弧（>）を使うことが最も直感的な文字だと思います。

そうすることで、会話の中で注意すべき点を見つける労力を省くことができます。

5 最後の手段：より良いツールを使う

ここで、オンライン返信が完璧な解決策であるかのように装う人はいないでしょう。しかし、もしメールを使うしかないのであれば、時間をかけて効果的なメールを書いてください。このような理由から、インライン返信はプロジェクトを円滑に進めるための最良の方法なのです。また、過去のメールの長いリストを見て時間を浪費することなく、スレッド内の複数の会話に全員が追いつくことができます。

インライン返信が煩雑になってきたり、同僚がインライン返信の習慣を身につけられないと感じたら、別のツールを探すべきかもしれません。

Slack、Yammer、Huddleなどのコミュニケーションツールは、複雑なチームのコミュニケーションをより簡単にします。そこで、電子メールに対応し続ける代わりに、これらのうちの1つを試してみてください。

情報発信

このようなシンプルなインライン返信ルールを採用すると、多くの受信者がこのメール行動の効率性に気づき、自然にあなたのアプローチを真似するようになります。

しかし、もし相手があなたの考え抜いたメールマナーを自然に真似してくれなかったら、引き上げてあげましょう。この記事を送る。相手にどのように反応してほしいかを説明し、そうすることで多くの誤解されたメッセージ、無駄な時間、文脈の喪失を防ぐことができることを説明します。

本当に害はないんです。

これらのルールは、複雑なメールスレッドを使いこなすのに役立つと思いますか？また、他に役立つインバウンド対応テクニックがあると思いますか？

写真提供：sangoiri/photo