如何以正確的方式回覆所有電子郵件：內聯
1971年，有史以來第一封電子郵件從一臺計算機發送到另一臺計算機。現在，每天發送2690億封電子郵件。
很難想象這些郵件中有多少是不必要的。有多少隻會引起更多的混亂。讓接受者更加專注和耐心。
但有一點是肯定的：如果更多的人開始有效地回覆電子郵件，我們所有人都會被束縛在收件箱裡少一點，我們的電子郵件焦慮會少一點削弱。
這裡最明顯的解決方案不僅僅是“內聯回覆”，而是正確的內聯回覆。內聯回覆是指你在郵件主體內回覆，而不是從頭開始寫你自己的郵件。
在線回覆是我們大多數人已經經常做的事情。但我們應該更頻繁地在線回覆。我們在做這件事時應該牢記一些規則，以保持那些複雜的電子郵件線程井然有序和易於遵循。
我們回錯郵件了
與內聯回覆相反的是通常所說的“頂貼”，即點擊“回覆郵件”，然後在文本框的頂部開始鍵入。這就是今天大多數電子郵件的組成方式。但是，除非你處理的是極其簡單的電子郵件對話，否則最重要的帖子可能會引起各種各樣的問題。
首先，當你在最上面發帖時，回看原始郵件會成為一個巨大的麻煩，這涉及到一封又一封郵件的搜索，以找到你想要的東西。然後，你必須向下滾動到你正在撰寫的電子郵件，或許要解釋一下你剛剛發現的內容，脫離上下文，而且常常遺漏要點。
有時，收件人可能會以一個全新的電子郵件線程回覆您的電子郵件，這意味著您的對話現在正在兩個或多個單獨的線程中進行。
通過GIPHY
如果你在集體談話中，事情會變得更加混亂。跟蹤誰回覆了什麼，什麼時候，以及這些回覆的回覆是什麼，幾乎是不可能的。
內聯回覆是解決方案
我們應該在線回覆，也就是說，在原始電子郵件的正文中。在Outlook和Apple Mail中，只要點擊reply，就可以看到原始郵件。在Gmail中，只需按撰寫屏幕底部的三個點即可顯示對話。
提示：要在Gmail中刪除回覆中的垂直“報價”行，請突出顯示整個電子郵件，然後單擊無縮進按鈕。
內聯回覆解決了需要滾動瀏覽大量郵件的問題，因為原始電子郵件包含在您在該對話中收到的最新郵件中，並且可以在其中進行搜索。這意味著每件事都是有章可循的。
另外，你不必浪費時間總結別人的回覆，也不必複製粘貼電子郵件片段來讓自己的回覆變得有意義。有了內聯回覆，每個人都可以隨時回覆。
對於涉及多人的帖子，區分誰說了什麼，回答了誰很容易（如果做得好的話）。
內聯回覆正確
當大多數人在線回覆時，他們只需在想要回復的文本旁邊寫下自己的回覆，並將其改為粗體或紅色。
這遠非理想。一旦有人打開純文本的電子郵件，他們就看不到這種格式。一旦一條線上有超過兩個人，事情就會很快變得一團糟。
所以，這裡有一個關於正確內聯回覆的快速指南，它是可伸縮的，可以將混亂降到最低。
1不要依賴格式
如前所述，在某些情況下，收件人可能無法看到您在電子郵件中包含的格式（例如，他們可能更喜歡純文本）。如果有人是色盲，他們可能會發現很難遵循線程包含多種顏色。
無論如何，在掃描電子郵件時，使用格式使回覆更容易找到。但不要完全依賴它。
2寫上你的名字
與其依賴於格式，不如養成習慣，在所有回覆前加上你的名字，如果你需要特別整理的話，加上日期。要求所有收件人也這樣做。
目前，在Gmail中，你別無選擇，只能手動鍵入你的名字。一向平淡的蘋果郵件應用程序也是如此。
但是，如果您使用Outlook，則有一個功能可以自動在答覆前加上您的姓名。要執行此操作，請轉到“文件”>；“選項”>；“郵件”。然後轉到“答覆和轉發”，選中“序言”“備註”框，並在文本框中鍵入您的姓名。當你在郵件正文中回覆時，你的名字會自動出現在括號中。
默認情況下，Mailbird也有這個選項。
三。請用換行符
無論何時你留下一個內聯回覆，這應該是一個新的一行，而不是**句中或在一個段落的結尾。
這使其他人更容易回覆你的評論，並使圍繞每一點進行的會話掃描更加簡化。
4縮進多級答覆
當一封郵件中有多個地址時，一封郵件中會出現多個線程。
為了保持這些組織，你應該縮進線程回覆，這樣很明顯哪些評論與每一點有關。我個人認為使用尖括號（>）是這裡最直觀的字符，因為要點可能不會在純文本電子郵件中出現。
這會幫你省下很多精力，找出你需要注意的談話內容。
5最後手段：使用更好的工具
沒有人會假裝在線回覆是這裡的完美解決方案。但是如果你別無選擇只能使用電子郵件，那就花點時間寫一些高效的電子郵件吧。基於以上原因，內聯回覆是保持項目進展的最佳方式。它還可以幫助每個人跟上電子郵件線程中的多個對話，而不需要浪費時間查看過去電子郵件的長列表。
如果你發現內聯回覆變得太複雜了，或者你的同事不能養成內聯回覆的習慣，那麼，也許是時候找一個不同的工具了。
諸如Slack、Yammer和Huddle之類的通信工具使複雜的團隊通信更加容易。因此，與其繼續與電子郵件打交道，不如試試其中一種。
傳播信息
當您採用這些簡單的內聯回覆規則時，許多收件人會意識到這種電子郵件行為的效率，並開始自然地模仿您的方法。
如果他們不自然地模仿你深思熟慮的電子郵件禮儀，儘管，拉他們上去。把這篇文章寄給他們。描述你希望他們如何回覆，並解釋這將節省大量被誤解的信息、浪費時間和失去上下文。
真的沒有壞處。
你認為這些規則能幫助你掌握複雜的郵件線索嗎？你認為還有其他內聯回覆技巧會有幫助嗎？
圖片來源：sangoiri/照片
- 發表於 2021-03-13 01:09
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- 分類：網際網路
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