1971年，有史以来第一封电子邮件从一台计算机发送到另一台计算机。现在，每天发送2690亿封电子邮件。

很难想象这些邮件中有多少是不必要的。有多少只会引起更多的混乱。让接受者更加专注和耐心。

但有一点是肯定的：如果更多的人开始有效地回复电子邮件，我们所有人都会被束缚在收件箱里少一点，我们的电子邮件焦虑会少一点削弱。

这里最明显的解决方案不仅仅是“内联回复”，而是正确的内联回复。内联回复是指你在邮件主体内回复，而不是从头开始写你自己的邮件。

在线回复是我们大多数人已经经常做的事情。但我们应该更频繁地在线回复。我们在做这件事时应该牢记一些规则，以保持那些复杂的电子邮件线程井然有序和易于遵循。

我们回错邮件了

与内联回复相反的是通常所说的“顶贴”，即点击“回复邮件”，然后在文本框的顶部开始键入。这就是今天大多数电子邮件的组成方式。但是，除非你处理的是极其简单的电子邮件对话，否则最重要的帖子可能会引起各种各样的问题。

首先，当你在最上面发帖时，回看原始邮件会成为一个巨大的麻烦，这涉及到一封又一封邮件的搜索，以找到你想要的东西。然后，你必须向下滚动到你正在撰写的电子邮件，或许要解释一下你刚刚发现的内容，脱离上下文，而且常常遗漏要点。

有时，收件人可能会以一个全新的电子邮件线程回复您的电子邮件，这意味着您的对话现在正在两个或多个单独的线程中进行。

通过GIPHY

如果你在集体谈话中，事情会变得更加混乱。跟踪谁回复了什么，什么时候，以及这些回复的回复是什么，几乎是不可能的。

内联回复是解决方案

我们应该在线回复，也就是说，在原始电子邮件的正文中。在Outlook和Apple Mail中，只要点击reply，就可以看到原始邮件。在Gmail中，只需按撰写屏幕底部的三个点即可显示对话。

提示：要在Gmail中删除回复中的垂直“报价”行，请突出显示整个电子邮件，然后单击无缩进按钮。

内联回复解决了需要滚动浏览大量邮件的问题，因为原始电子邮件包含在您在该对话中收到的最新邮件中，并且可以在其中进行搜索。这意味着每件事都是有章可循的。

另外，你不必浪费时间总结别人的回复，也不必复制粘贴电子邮件片段来让自己的回复变得有意义。有了内联回复，每个人都可以随时回复。

对于涉及多人的帖子，区分谁说了什么，回答了谁很容易（如果做得好的话）。

内联回复正确

当大多数人在线回复时，他们只需在想要回复的文本旁边写下自己的回复，并将其改为粗体或红色。

这远非理想。一旦有人打开纯文本的电子邮件，他们就看不到这种格式。一旦一条线上有超过两个人，事情就会很快变得一团糟。

所以，这里有一个关于正确内联回复的快速指南，它是可伸缩的，可以将混乱降到最低。

1不要依赖格式

如前所述，在某些情况下，收件人可能无法看到您在电子邮件中包含的格式（例如，他们可能更喜欢纯文本）。如果有人是色盲，他们可能会发现很难遵循线程包含多种颜色。

无论如何，在扫描电子邮件时，使用格式使回复更容易找到。但不要完全依赖它。

2写上你的名字

与其依赖于格式，不如养成习惯，在所有回复前加上你的名字，如果你需要特别整理的话，加上日期。要求所有收件人也这样做。

目前，在Gmail中，你别无选择，只能手动键入你的名字。一向平淡的苹果邮件应用程序也是如此。

但是，如果您使用Outlook，则有一个功能可以自动在答复前加上您的姓名。要执行此操作，请转到“文件”&gt；“选项”&gt；“邮件”。然后转到“答复和转发”，选中“序言”“备注”框，并在文本框中键入您的姓名。当你在邮件正文中回复时，你的名字会自动出现在括号中。

默认情况下，Mailbird也有这个选项。

三。请用换行符

无论何时你留下一个内联回复，这应该是一个新的一行，而不是**句中或在一个段落的结尾。

这使其他人更容易回复你的评论，并使围绕每一点进行的会话扫描更加简化。

4缩进多级答复

当一封邮件中有多个地址时，一封邮件中会出现多个线程。

为了保持这些组织，你应该缩进线程回复，这样很明显哪些评论与每一点有关。我个人认为使用尖括号（>）是这里最直观的字符，因为要点可能不会在纯文本电子邮件中出现。

这会帮你省下很多精力，找出你需要注意的谈话内容。

5最后手段：使用更好的工具

没有人会假装在线回复是这里的完美解决方案。但是如果你别无选择只能使用电子邮件，那就花点时间写一些高效的电子邮件吧。基于以上原因，内联回复是保持项目进展的最佳方式。它还可以帮助每个人跟上电子邮件线程中的多个对话，而不需要浪费时间查看过去电子邮件的长列表。

如果你发现内联回复变得太复杂了，或者你的同事不能养成内联回复的习惯，那么，也许是时候找一个不同的工具了。

诸如Slack、Yammer和Huddle之类的通信工具使复杂的团队通信更加容易。因此，与其继续与电子邮件打交道，不如试试其中一种。

传播信息

当您采用这些简单的内联回复规则时，许多收件人会意识到这种电子邮件行为的效率，并开始自然地模仿您的方法。

如果他们不自然地模仿你深思熟虑的电子邮件礼仪，尽管，拉他们上去。把这篇文章寄给他们。描述你希望他们如何回复，并解释这将节省大量被误解的信息、浪费时间和失去上下文。

真的没有坏处。

你认为这些规则能帮助你掌握复杂的邮件线索吗？你认为还有其他内联回复技巧会有帮助吗？

图片来源：sangoiri/照片