在大多数工作场所，协作是良好文档创建的关键元素。与microsoftword中的大多数东西一样，协作工具功能强大，但在您了解它们的工作方式以及如何充分利用它们之前，可能会令人沮丧。

我们之前已经了解了在Word中使用更好格式的技巧，现在是时候将注意力转向协作了。也许你很幸运，是唯一一个处理文档的人，但更有可能你也让其他人添加了他们的输入。在某些情况下，这可能是很多人。幸运的是，Word有相当可靠的协作工具。

本文中的说明基于word2013。大多数功能在以前的版本和即将发布的word2016中都会使用相同的功能，word2016现在已经在公共预览中了。我们将注意到任何主要差异发生在哪里。

为什么用word代替googledocs？

googledocs的吸引力在于，至少对我来说，我可以在任何连接互联网的设备上轻松地创建和编辑任何文档。它免费、快速、简单，而且无处不在。这是一个强大的吸引力。如果googledocs做了你需要它做的事情，那么为什么不使用它呢？

问题是googledocs并没有真正强大的功能集，尤其是在工作场所，很多人都需要这种功能。在协作方面，googledocs确实提供了Word至少到目前为止所缺乏的一个重要功能。实时协作允许您在同一时间与其他人在同一文档上工作，同时查看他们所做的更改。

在某些情况下，实时协作是很好的。如果你有一个小而紧密的团队，他们可以在同一时间聚在一起审阅文档，理想情况下，他们可以在编辑过程中通过语音或视频聊天（或亲自）进行交流，那么很难打败实时协作。事实上，这正是googledocs在整体上表现出色的环境。googledocs确实提供了他们自己的Word跟踪变化功能（尽管Google称之为建议），而且很容易使用。但当您处理复杂的文档或在复杂的团队中工作时，它远没有Word提供的强大。而这正是微软Word擅长的环境。

最后，要选择最适合团队的工具。

学习协作的基础知识

我用Word编写文档已经很长时间了，我看到了各种形式的协作。坚持给我发邮件的人会改变，因为他们不想弄乱文件。打印文档并用可靠的钢笔划红线的人会改变。这看起来有点疯狂，但这种行为往往源于对Word中协作工具的实际工作方式的误解和随之而来的不信任。

Word中实际上只有两种协作工具：

• 跟踪更改允许您在文档中直观地跟踪每个人的修订。添加的文本会以不同的颜色显示给每个做出更改的人。删除的文本也会改变颜色，并用一条线划破。当需要审阅文档时，您可以接受或拒绝每个单独的更改。
• 注释用不属于文档文本本身的注释对文档进行注释。这些注释出现在右边空白处，颜色编码与跟踪的更改相同，并包括注释者的缩写。

根据您使用的Word版本，您还可以找到其他协作工具。在一些旧版本中，您将看到一个名为webdiscussi***的工具，它是一种在线评论系统。

让人负责文件

在我们详细了解Word协作工具的工作原理之前，我们应该先讨论一下确保Word中良好协作所能做的最强大的事情。让一个人负责一份文件。让该人员负责确保人们理解（并使用）协作工具，将文档发送到需要的地方，并在过程中的每个步骤中合并更改。

根据您在您的环境中处理文档的方式，这看起来可能有些过分。也许你只有两三个人在处理一个文档，而你相信每个人都能完成他们的工作。但是，如果三个人决定同时编辑同一个文档会发生什么呢？

还要记住，在许多环境中，事情要复杂得多。考虑一下这个小案例。我妻子在一家为其他准备**提案的公司提供咨询的公司工作。一份文件可能超过100页。文档的每一部分可能都有不同的作者，其他技术人员或工程师也会参与其中。主要公司的一整套人员必须提供他们的意见，我妻子公司的一些人员也将提供意见，从技术编辑到拷贝编辑再到格式化。一个提案可能有八个或更多这样的文件，并经历了十几个写作阶段。你可以想象，事情很快就会变得一团糟。

处理这个问题的一种方法是使用文档管理系统，比如microsoftsharpoint，人们必须签出文档才能处理它，其他人不能同时处理它。但即使使用这种设置，您也会发现有人试图在系统中找到捷径。

让一个人负责管理文档并将其传递给需要提供输入的各种人员（无论是通过电子邮件还是使用内容管理系统），对于防止协作噩梦有很大的帮助。所以，随着这节小讲座的结束，让我们看看如何在Word中管理这些东西。

跟踪和审查变更

要在Word文档中打开或关闭跟踪更改，请切换到“审阅”工具栏并单击“跟踪更改”按钮（或按Ctrl+Shift+E）。打开时，Word会自动标记对文档所做的所有更改。格式更改将在右列的引出序号文本中注明。

当多个人在打开“跟踪更改”的情况下处理文档时，不同的人的更改会以不同的颜色标记，这样就更容易判断谁做了什么。要找出是谁做的更改，只需在更改上方按住指针片刻，就会显示一个弹出窗口，显示更改的作者、日期和类型。文档中的所有更改（包括格式更改）也在左边距外用竖线标记，以便于扫描更改。

在某个时候，您需要检查更改并决定是否接受或拒绝它们。Word提供了几种方法：

• 工具栏。审阅选项位于审阅工具栏的“跟踪和更改”部分。使用“上一步”和“下一步”按钮在文档中的更改中移动。使用Accept使更改永久化并自动移动到下一个更改。使用“拒绝”可还原为原始文本或格式。
• 上下文菜单。也可以右键单击任何更改以打开上下文菜单，其中包含接受和拒绝更改的选项。事实上我最喜欢这种方式，因为我通常都会用指针悬停，以防我需要在最后一刻做出任何更正。由于我通常在审阅更改时阅读文档，所以使用上下文菜单似乎对我的阅读流程中断最少。

也可以通过选择文本并使用工具栏上的按钮一次接受或拒绝多个更改。例如，您可能希望一次阅读整个段落，选择该段落，然后接受整个段落中有几个更改的所有更改，然后决定接受（或拒绝）该段落中的所有更改。不幸的是，您不能以这种方式使用上下文菜单，因为由于某些原因，如果所选文本中的任何一个没有标记的更改，则审阅选项不会出现。

更改查看跟踪更改的方式

与Word中的大多数内容一样，您可以调整大量设置来控制如何查看跟踪的更改。在“审阅”工具栏的“跟踪”部分中，“审阅的显示”下拉菜单显示以下四个选项：

• 简单的标记。使用此视图可以查看文档的最终版本，其中没有内联显示跟踪的更改，但左侧边距上有红色竖线，指示跟踪的更改发生的位置。您可以单击这些边距线中的任何一个，在显示内联标记和不显示标记之间进行切换（基本上在简单标记和所有标记视图之间进行切换），这样就非常方便地阅读干净的文档，但可以快速访问跟踪的更改。
• 所有标记。使用此视图可以查看文档中所有跟踪的更改。这是Word以前版本中的标准视图（名为Final:Show Markup），因此如果您来自较旧的版本，您可能会发现使用它最合适。
• 没有标记。使用此视图可以查看文档，就像接受所有跟踪的更改时所显示的那样。如果您有一个标记过多、难以阅读的文档，则此视图特别有用。
• 原版。使用此视图可以在进行任何更改之前查看文档的原始状态。请注意，您接受的更改将被视为原始文档的一部分。

在该菜单的正下方，“显示标记”下拉菜单允许您控制在屏幕上看到的标记。可以打开或关闭注释、墨迹、**和删除、格式、引出序号类型，甚至特定审阅者的标记。

设置高级跟踪选项

你甚至可以通过一些高级的选项来更进一步。默认情况下，Word会自动为编辑文档、删除文本和添加文本的每个作者指定一种颜色。但是，你可以改变这一切。

在“审阅”工具栏的“跟踪”部分的右下角，单击弹出的小箭头以打开“跟踪更改选项”窗口，然后单击“高级选项”。“高级轨迹更改选项”（Advanced Track Changes Opti***）窗口允许您稍微微调一些内容。您可以控制不同类型的标记（如**、删除和更改的行）的显示方式及其颜色。例如，您可能不希望看到每个审阅者的不同颜色标记，而是希望看到红色的所有更改。你能做到的。或者你想把**的内容改为粗体而不是下划线，把**的内容改为红色，把删除的内容改为蓝色。你也可以这么做。您还可以控制诸如如何在表中处理更改、是否跟踪格式，甚至控制引出序号的大小（用于注释和格式更改）以及它们出现在哪个页边距中。

保护您的文档

确保每个人都使用“跟踪更改”功能的最佳方法之一是锁定文档。Word 2013（和2016）让这变得超级简单。单击“轨迹更改”按钮下的下拉菜单，然后单击“锁定跟踪”。Word将要求您分配密码。只有输入密码才能解锁跟踪。

当跟踪被锁定时，没有人可以关闭跟踪更改，也没有人可以接受或拒绝任何更改。对文档所做的任何更改都将使用您设置的任何选项进行跟踪。

也可以通过单击“审阅”工具栏上的“限制编辑”按钮来启用此功能。事实上，这个方法提供了额外的选项，比如将格式限制为某些样式，并且只允许某些类型的更改，比如注释。“限制编辑”按钮在以前版本的Word中也可用。

给别人留言

评论其实很简单。单击文档中的某个位置（或突出显示某些文本），然后单击“审阅”工具栏上的“新建注释”。右边空白的批注气泡出现，您可以键入任何您喜欢的内容。您可以使用工具栏在文档中移动注释，并在不再需要注释时将其删除。

Word 2013（和2016）也提供了多线程评论。在任何评论中，只需单击“回复”按钮即可回复该评论，并保持一切整洁。2013年以前的版本没有线程注释，所以事情可能会变得有点混乱。如果您使用的是旧版本，一个简单的近似线程注释的方法就是在现有注释中添加文本，在新文本的开头加上您的名字。这不是很好，但它确实可以防止对同一主题的多个评论挤满页面。

尽管它们很容易使用，但我在评论中遇到的一个挑战是如何让人们使用它们。我仍然有人今天谁会给我发电子邮件评论，以及网页和段落号，可能会随着编辑文件的变化。我有一些人坚持把他们的评论作为**的文本放在文档中。所以，这是另一个例子，一点准备和教育可以走很长的路。

合并或比较更改

如果您发现自己处于同一文档有多个版本的情况，Word确实提供了一种合并或比较文档的方法。坦白说，我讨厌用它。最好让每个评审员轮流进行修改。但有时，事情会发生。合并和比较功能都是通过将一个文档中的更改引入该文档的原始版本来工作的。请注意，您可以使用任何文档作为原始文档，不管Word如何称呼它。把它更多地看作是主文档。这两种工具都位于“审阅”工具栏上的“比较”按钮下。

• 联合收割机。此工具合并来自多个审阅者的文档中的更改，如果您有多个文档都包含跟踪的更改，则此工具是您的最佳选择。一次处理两个文档。合并两个文档时，窗口将分为三个部分。左侧的一个大窗格显示了组合文档，其中显示了两个文档的跟踪更改。右边两个较小的窗格显示原始文档和修订文档。您可以使用常规方法完成并接受更改。尽管不断地将所有文档合并到一个文档中（假设您有三个或更多文档）是很有诱惑力的，但是最好一次只处理两个文档，检查所有更改，然后从下一个文档中引入更改。
• 比较一下。如果文档的某个版本在进行更改时未启用跟踪更改，则此工具非常有用。此工具还提供了一个三窗格视图，左侧显示比较的文档。滚动时，所有三个窗口在文档中的同一点一起滚动。

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