Microsoft Office 2016改进了协作功能，使多个作者可以实时处理一个文档。您可以在OneDrive**享文档并查看正在处理该文档的用户，甚至还可以获得一个链接以发送给其他人以方便访问该文档。

在本文中，我们将使用Word来说明如何在文档上进行协作；但是，这种实时协作功能在Excel和PowerPoint中也可用。

首先，打开要共享的文档，然后单击Word窗口右上角功能区栏上的“共享”按钮。

注意：在设置要共享的文档之前，您需要确保您的OneDrive帐户中有一个共享文件夹。或者，您可以使用默认情况下存在于帐户中的“Public”文件夹。

显示“共享”窗格。要将文档保存到OneDrive帐户**享的文件夹，请单击“保存到云”。

在“另存为”后台屏幕上，选择要将文档保存到的共享位置，或单击“浏览”按钮选择OneDrive帐户中不在最近列表中的位置。

如果需要，请导航到“另存为”对话框上的共享文件夹。如果要更改文件名，请在“文件名”编辑框中输入新名称。单击“保存”。

您将返回到文档，“共享”窗格将连接起来，并允许您邀请其他人查看或编辑文件，或仅查看文件。要邀请某人就文档进行协作，请在“邀请人”编辑框中输入该用户的电子邮件地址。从下拉列表中选择“可编辑”还是“可查看”。如果要发送自定义消息，请在“包含消息”框中输入。要共享文档，请单击“共享”。

用户将被添加到与您共享文档的人员列表中。

您还可以通过从“自动共享更改”下拉列表中选择一个选项来指定是“始终”还是“从不”自动共享更改，还是每次进行更改时都被询问（“询问我”）。

与您共享文档的用户将收到一封类似于下图的电子邮件。他们单击“在OneDrive中查看”以访问文档。

注意：您可以很容易地获得到共享文档的链接，因此您可以通过单击“共享”窗格底部的“获取共享链接”将其通过电子邮件发送给用户。

“共享”窗格上显示两个按钮。如果要发送允许用户查看和编辑文档的链接，请单击“创建编辑链接”按钮。要发送只允许用户查看文档而不允许用户编辑文档的链接，请单击“创建仅限查看的链接”按钮。

显示“编辑链接”框，其中包含访问具有相应权限的文档的URL。例如，单击框右侧的“复制”按钮复制URL，以便您可以在电子邮件**享链接。

单击用户在电子邮件中收到的链接将在相应Office 2016应用程序的在线版本中打开文档。

当用户开始编辑文档时，将显示一个弹出窗口，告诉您“来宾正在编辑此文档”。

其他人所做的更改在您的文档实例中显示为突出显示的文本。

如果您允许用户编辑文档，然后又改变了主意，则可以轻松更改该用户的权限。右键单击列表中的用户名，然后选择“将权限更改为：可以查看”。您也可以使用另一种方法，在只允许用户查看文档之后，授予用户编辑文档的权限。

如果已完成与用户共享文档，则可以停止允许用户查看或编辑文档。右键单击列表中的用户名，然后从弹出菜单中选择“删除用户”。

要关闭“共享”窗格，请单击窗格右上角的“X”。

无论您从事的是大型项目还是小型项目，Office2016中的这一新协作功能都非常强大，它具有实时编辑功能和与OneDrive的云集成功能。