在大多數工作場所，協作是良好文件建立的關鍵元素。與microsoftword中的大多數東西一樣，協作工具功能強大，但在您瞭解它們的工作方式以及如何充分利用它們之前，可能會令人沮喪。

我們之前已經瞭解了在Word中使用更好格式的技巧，現在是時候將註意力轉向協作了。也許你很幸運，是唯一一個處理文件的人，但更有可能你也讓其他人添加了他們的輸入。在某些情況下，這可能是很多人。幸運的是，Word有相當可靠的協作工具。

本文中的說明基於word2013。大多數功能在以前的版本和即將釋出的word2016中都會使用相同的功能，word2016現在已經在公共預覽中了。我們將註意到任何主要差異發生在哪裡。

為什麼用word代替googledocs？

googledocs的吸引力在於，至少對我來說，我可以在任何連線網際網路的裝置上輕鬆地建立和編輯任何文件。它免費、快速、簡單，而且無處不在。這是一個強大的吸引力。如果googledocs做了你需要它做的事情，那麼為什麼不使用它呢？

問題是googledocs並沒有真正強大的功能集，尤其是在工作場所，很多人都需要這種功能。在協作方面，googledocs確實提供了Word至少到目前為止所缺乏的一個重要功能。實時協作允許您在同一時間與其他人在同一文件上工作，同時檢視他們所做的更改。

在某些情況下，實時協作是很好的。如果你有一個小而緊密的團隊，他們可以在同一時間聚在一起審閱文件，理想情況下，他們可以在編輯過程中透過語音或影片聊天（或親自）進行交流，那麼很難打敗實時協作。事實上，這正是googledocs在整體上表現出色的環境。googledocs確實提供了他們自己的Word跟蹤變化功能（儘管Google稱之為建議），而且很容易使用。但當您處理複雜的文件或在複雜的團隊中工作時，它遠沒有Word提供的強大。而這正是微軟Word擅長的環境。

最後，要選擇最適合團隊的工具。

學習協作的基礎知識

我用Word編寫文件已經很長時間了，我看到了各種形式的協作。堅持給我發郵件的人會改變，因為他們不想弄亂檔案。列印文件並用可靠的鋼筆劃紅線的人會改變。這看起來有點瘋狂，但這種行為往往源於對Word中協作工具的實際工作方式的誤解和隨之而來的不信任。

Word中實際上只有兩種協作工具：

• 跟蹤更改允許您在文件中直觀地跟蹤每個人的修訂。新增的文字會以不同的顏色顯示給每個做出更改的人。刪除的文字也會改變顏色，並用一條線劃破。當需要審閱文件時，您可以接受或拒絕每個單獨的更改。
• 註釋用不屬於文件文字本身的註釋對文件進行註釋。這些註釋出現在右邊空白處，顏色編碼與跟蹤的更改相同，並包括註釋者的縮寫。

根據您使用的Word版本，您還可以找到其他協作工具。在一些舊版本中，您將看到一個名為webdiscussi***的工具，它是一種線上評論系統。

讓人負責檔案

在我們詳細瞭解Word協作工具的工作原理之前，我們應該先討論一下確保Word中良好協作所能做的最強大的事情。讓一個人負責一份檔案。讓該人員負責確保人們理解（並使用）協作工具，將文件傳送到需要的地方，併在過程中的每個步驟中合併更改。

根據您在您的環境中處理文件的方式，這看起來可能有些過分。也許你只有兩三個人在處理一個文件，而你相信每個人都能完成他們的工作。但是，如果三個人決定同時編輯同一個文件會發生什麼呢？

還要記住，在許多環境中，事情要複雜得多。考慮一下這個小案例。我妻子在一家為其他準備**提案的公司提供諮詢的公司工作。一份檔案可能超過100頁。文件的每一部分可能都有不同的作者，其他技術人員或工程師也會參與其中。主要公司的一整套人員必須提供他們的意見，我妻子公司的一些人員也將提供意見，從技術編輯到複製編輯再到格式化。一個提案可能有八個或更多這樣的檔案，並經歷了十幾個寫作階段。你可以想象，事情很快就會變得一團糟。

處理這個問題的一種方法是使用文件管理系統，比如microsoftsharpoint，人們必須簽出文檔才能處理它，其他人不能同時處理它。但即使使用這種設定，您也會發現有人試圖在系統中找到捷徑。

讓一個人負責管理文件並將其傳遞給需要提供輸入的各種人員（無論是透過電子郵件還是使用內容管理系統），對於防止協作噩夢有很大的幫助。所以，隨著這節小講座的結束，讓我們看看如何在Word中管理這些東西。

跟蹤和審查變更

要在Word文件中開啟或關閉跟蹤更改，請切換到“審閱”工具欄並單擊“跟蹤更改”按鈕（或按Ctrl+Shift+E）。開啟時，Word會自動標記對文件所做的所有更改。格式更改將在右列的引出序號文字中註明。

當多個人在開啟“跟蹤更改”的情況下處理文件時，不同的人的更改會以不同的顏色標記，這樣就更容易判斷誰做了什麼。要找出是誰做的更改，只需在更改上方按住指標片刻，就會顯示一個彈出視窗，顯示更改的作者、日期和型別。文件中的所有更改（包括格式更改）也在左邊距外用豎線標記，以便於掃描更改。

在某個時候，您需要檢查更改並決定是否接受或拒絕它們。Word提供了幾種方法：

• 工具欄。審閱選項位於審閱工具欄的“跟蹤和更改”部分。使用“上一步”和“下一步”按鈕在文件中的更改中移動。使用Accept使更改永久化並自動移動到下一個更改。使用“拒絕”可還原為原始文字或格式。
• 上下文選單。也可以右鍵單擊任何更改以開啟上下文選單，其中包含接受和拒絕更改的選項。事實上我最喜歡這種方式，因為我通常都會用指標懸停，以防我需要在最後一刻做出任何更正。由於我通常在審閱更改時閱讀文件，所以使用上下文選單似乎對我的閱讀流程中斷最少。

也可以透過選擇文字並使用工具欄上的按鈕一次接受或拒絕多個更改。例如，您可能希望一次閱讀整個段落，選擇該段落，然後接受整個段落中有幾個更改的所有更改，然後決定接受（或拒絕）該段落中的所有更改。不幸的是，您不能以這種方式使用上下文選單，因為由於某些原因，如果所選文字中的任何一個沒有標記的更改，則審閱選項不會出現。

更改檢視跟蹤更改的方式

與Word中的大多數內容一樣，您可以調整大量設定來控制如何檢視跟蹤的更改。在“審閱”工具欄的“跟蹤”部分中，“審閱的顯示”下拉選單顯示以下四個選項：

• 簡單的標記。使用此檢視可以檢視文件的最終版本，其中沒有內聯顯示跟蹤的更改，但左側邊距上有紅色豎線，指示跟蹤的更改發生的位置。您可以單擊這些邊距線中的任何一個，在顯示內聯標記和不顯示標記之間進行切換（基本上在簡單標記和所有標記檢視之間進行切換），這樣就非常方便地閱讀乾凈的文件，但可以快速訪問跟蹤的更改。
• 所有標記。使用此檢視可以檢視文件中所有跟蹤的更改。這是Word以前版本中的標準檢視（名為Final:Show Markup），因此如果您來自較舊的版本，您可能會發現使用它最合適。
• 沒有標記。使用此檢視可以檢視文件，就像接受所有跟蹤的更改時所顯示的那樣。如果您有一個標記過多、難以閱讀的文件，則此檢視特別有用。
• 原版。使用此檢視可以在進行任何更改之前檢視文件的原始狀態。請註意，您接受的更改將被視為原始文件的一部分。

在該選單的正下方，“顯示標記”下拉選單允許您控制在螢幕上看到的標記。可以開啟或關閉註釋、墨跡、**和刪除、格式、引出序號型別，甚至特定審閱者的標記。

設定高階跟蹤選項

你甚至可以透過一些高階的選項來更進一步。預設情況下，Word會自動為編輯文件、刪除文字和新增文字的每個作者指定一種顏色。但是，你可以改變這一切。

在“審閱”工具欄的“跟蹤”部分的右下角，單擊彈出的小箭頭以開啟“跟蹤更改選項”視窗，然後單擊“高階選項”。“高階軌跡更改選項”（Advanced Track Changes Opti***）視窗允許您稍微微調一些內容。您可以控制不同型別的標記（如**、刪除和更改的行）的顯示方式及其顏色。例如，您可能不希望看到每個審閱者的不同顏色標記，而是希望看到紅色的所有更改。你能做到的。或者你想把**的內容改為粗體而不是下劃線，把**的內容改為紅色，把刪除的內容改為藍色。你也可以這麼做。您還可以控制諸如如何在表中處理更改、是否跟蹤格式，甚至控制引出序號的大小（用於註釋和格式更改）以及它們出現在哪個頁邊距中。

保護您的文件

確保每個人都使用“跟蹤更改”功能的最佳方法之一是鎖定文件。Word 2013（和2016）讓這變得超級簡單。單擊“軌跡更改”按鈕下的下拉選單，然後單擊“鎖定跟蹤”。Word將要求您分配密碼。只有輸入密碼才能解鎖跟蹤。

當跟蹤被鎖定時，沒有人可以關閉跟蹤更改，也沒有人可以接受或拒絕任何更改。對文件所做的任何更改都將使用您設定的任何選項進行跟蹤。

也可以透過單擊“審閱”工具欄上的“限制編輯”按鈕來啟用此功能。事實上，這個方法提供了額外的選項，比如將格式限製為某些樣式，並且只允許某些型別的更改，比如註釋。“限制編輯”按鈕在以前版本的Word中也可用。

給別人留言

評論其實很簡單。單擊文件中的某個位置（或突出顯示某些文字），然後單擊“審閱”工具欄上的“新建註釋”。右邊空白的批註氣泡出現，您可以鍵入任何您喜歡的內容。您可以使用工具欄在文件中移動註釋，併在不再需要註釋時將其刪除。

Word 2013（和2016）也提供了多執行緒評論。在任何評論中，只需單擊“回覆”按鈕即可回覆該評論，並保持一切整潔。2013年以前的版本沒有執行緒註釋，所以事情可能會變得有點混亂。如果您使用的是舊版本，一個簡單的近似執行緒註釋的方法就是在現有註釋中新增文字，在新文字的開頭加上您的名字。這不是很好，但它確實可以防止對同一主題的多個評論擠滿頁面。

儘管它們很容易使用，但我在評論中遇到的一個挑戰是如何讓人們使用它們。我仍然有人今天誰會給我發電子郵件評論，以及網頁和段落號，可能會隨著編輯檔案的變化。我有一些人堅持把他們的評論作為**的文字放在文件中。所以，這是另一個例子，一點準備和教育可以走很長的路。

合併或比較更改

如果您發現自己處於同一文件有多個版本的情況，Word確實提供了一種合併或比較文件的方法。坦白說，我討厭用它。最好讓每個評審員輪流進行修改。但有時，事情會發生。合併和比較功能都是透過將一個文件中的更改引入該文件的原始版本來工作的。請註意，您可以使用任何文件作為原始文件，不管Word如何稱呼它。把它更多地看作是主文件。這兩種工具都位於“審閱”工具欄上的“比較”按鈕下。

• 聯合收割機。此工具合併來自多個審閱者的文件中的更改，如果您有多個文件都包含跟蹤的更改，則此工具是您的最佳選擇。一次處理兩個文件。合併兩個文件時，視窗將分為三個部分。左側的一個大窗格顯示了組合文件，其中顯示了兩個文件的跟蹤更改。右邊兩個較小的窗格顯示原始文件和修訂文件。您可以使用常規方法完成並接受更改。儘管不斷地將所有文件合併到一個文件中（假設您有三個或更多文件）是很有誘惑力的，但是最好一次只處理兩個文件，檢查所有更改，然後從下一個文件中引入更改。
• 比較一下。如果文件的某個版本在進行更改時未啟用跟蹤更改，則此工具非常有用。此工具還提供了一個三窗格檢視，左側顯示比較的文件。滾動時，所有三個視窗在文件中的同一點一起滾動。

看到我們錯過的東西了嗎？或者有你自己的建議可以分享？我們很樂意聽到你的評論！