如果您剛剛開始使用googlesheets，那麼它豐富的特性和附加元件可能會讓您感到有點不知所措。以下是一些提示，讓您快速開始使用這個功能強大、免費的Microsoft Excel替代品。

什麼是谷歌工作表(google sheets)？

如果你以前聽說過googlesheets，請跳到前面。如果你從未聽說過，這裡有一個速成課程，你需要知道什麼。我們將複習基本知識，讓您熟悉什麼是googlesheets，以及如何立即開始。

googlesheets是一個免費的、基於web的電子表格程式，由Google提供，作為其完整的office套件Google Drive的一部分，以與微軟office競爭。基於雲的套件中包含的其他主要服務是文件（Word）和幻燈片（Powerpoint）。

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googlesheets在所有裝置和平臺上都是可用的；您所需要的只是一個網際網路連線和一個web瀏覽器（或者，對於移動裝置，是適用的應用程式）。谷歌在雲端執行軟體時，承擔了其餘的工作，並首當其衝地處理了繁重的工作。

Sheets支援多種不同的檔案型別，包括XLS、XLSX、XLSM、TXT、ODS和CSV，因此可以方便地直接從Google Drive檢視和轉換Microsoft Office檔案。

由於Sheets是一個線上電子表格程式，因此您可以在同一文件上與多人共享和協作，實時跟蹤修訂、更改和建議。

你聽夠了嗎？我們開始吧。

如何註冊帳戶

在使用googlesheets之前，首先需要註冊一個Google帳戶（一個@gmail帳戶）。如果您已經有一個帳戶，請隨時轉到下一節。如果沒有，我們將介紹建立Google帳戶的簡單方法，併為您設定表單。

前往accounts.google.com，單擊“建立帳戶”，然後單擊“為我自己”

在下一頁中，您將需要提供一些資訊來建立帳戶，如名字和姓氏、使用者名稱和密碼。

此外，你必須核實你的電話號碼，以確保你是一個真正的人，而不是機器人。

驗證電話號碼後，後續頁面要求您提供恢復電子郵件地址、出生日期和性別，並同意隱私宣告和服務條款。完成它，你就成了谷歌賬戶的驕傲的新主人。

如何建立空白電子表格

現在你有了一個Google帳戶，是時候建立你的第一個電子表格了。轉到googlesheets，將游標放在右下角的多色“+”圖示上。

+變成一個綠色的鉛筆圖示；點選它。

你也可以打字工作表.新進入位址列，然後按Enter鍵在當前選項卡中自動建立並開啟一個新的空白電子表格。

如何匯入microsoft excel電子表格

即使您對googlesheets完全陌生，您可能已經有了一堆希望能夠使用的microsoftexcel檔案。如果是這樣的話，那麼你所要做的就是把所有的Excel文件上傳到，剩下的由Google來完成。雖然它可能不支援某些Excel電子表格的一些更高階的功能和效果，但它工作得相當好，而且總是新增更多的功能。

匯入Excel文件時，可以使用Google Sheets或Drive上載檔案。這兩種方法都允許您將檔案從計算機直接拖放到web瀏覽器中，以便於上載。你的硬盤裡有你上傳的所有檔案，但為了方便起見，當你進入Sheets主頁時，它只顯示電子表格型別的檔案。

從googlesheets主頁，單擊右上角的資料夾圖示，單擊“上傳”選項卡，然後從您的計算機中拖出一個Excel檔案。

上載Excel檔案後，工作表會自動轉換並開啟它，以便您開始編輯、共享和協作。

若要開啟已上載的要編輯的Excel檔案，請單擊Google Sheets主頁檔名旁邊帶有綠色“X”的檔案。

從出現的對話方塊中單擊“檢視Excel檔案”或“在工作表中編輯”。

完成文件後，您可以將其下載為XLSX或ODS、PDF、HTML、CSV或TSV格式。單擊“檔案”>“下載”，然後單擊所需的格式，它將直接下載到從瀏覽器儲存檔案的位置。

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如何與他人協作處理文件

googlesheets最好的特性之一是能夠生成一個可共享的連結，讓任何人都可以檢視、評論或編輯您的文件。不用在協作者之間來回傳送檔案，您可以一次編輯和提出建議，就像您實時地擠在同一臺計算機上一樣。唯一的區別是每個人都有自己的文字輸入游標，可以在個人電腦上使用。

從要共享的文件中，單擊綠色的“共享”按鈕以選擇如何以及與誰傳送指向檔案的連結。您可以手動輸入電子郵件地址，也可以單擊上角的“獲取共享連結”自行發出邀請。

從下拉選單中，選擇以下選項之一時，可以編輯共享使用者對檔案的許可權：

• 關閉：共享被禁用。如果您以前與其他人共享過連結，則該連結將不再工作，並且會撤消他們曾經擁有的任何許可權。
• 任何擁有該連結的人都可以編輯：為共享使用者提供完全的讀/寫訪問許可權。他們仍然不能從你的驅動器中刪除它，儘管這只是為了檔案的內容。
• 任何有連結的人都可以發表評論：允許共享使用者在需要時留下評論這對於團隊專案來說非常好。
• 任何有連結的人都可以檢視：共享使用者可以檢視檔案，但不能以任何方式編輯它。這是共享檔案時的預設操作，也是嘗試共享檔案供下載時的最佳選擇。

使用這些可共享連結，您可以做更多的工作，這些連結還可以用於其他驅動器檔案和移動裝置。要更深入地瞭解這些連結的工作原理以及如何生成它們，請檢視我們的帖子。

相關：如何為Google驅動器上的檔案建立可共享的下載連結

防止編輯共享工作表中的單元格

與googlesheets共享和協作文件的能力是最好的特性之一。然而，有時你想保持某些細胞的完整性，阻止任何人試圖改變它們。因此，如果您與一組人共享了一個電子表格，但希望阻止他們編輯檔案中的特定單元格，那麼您可能需要撤消他們對這些單元格的訪問許可權。

高亮顯示所有要保護的單元格，然後單擊工具欄上的“資料”>“保護工作表和範圍”。

右側將顯示“受保護的工作表和範圍”窗格。在這裡，您可以輸入簡短的描述，然後單擊“設定許可權”自定義單元格的保護許可權。

預設情況下，任何已經擁有編輯文件許可權的人都可以編輯頁面上的每個單元格。單擊“限制誰可以編輯此範圍”下的下拉選單，然後單擊“自定義”設定允許誰編輯所選單元格。

在可以編輯的人員列表下，預設情況下已選中與您共享編輯許可權的所有人員。取消選擇任何您不想編輯所選單元格的人，然後單擊“完成”

每當有人試圖更改或編輯您剛剛保護的單元格時，他們都會看到一個提示，提示他們單元格/工作表

只想在有人編輯單元格之前顯示警告，或者保護整個電子表格？更多詳情請檢視我們的帖子。

相關：如何保護谷歌表格中的單元格不被編輯

如何檢視文件最近的所有更改

當您與他人共享文件時，如果您不在場，則很難跟蹤所有發生的小更改。為此，有修訂歷史。GoogleSheets跟蹤文件中發生的所有更改，並將它們分組為時段，以減少混亂。您甚至可以透過單擊滑鼠將檔案還原為歷史記錄中列出的任何早期版本。

透過單擊“檔案”>“版本歷史記錄”>“檢視版本歷史記錄”，可以檢視所有最近更改的列表。

每個團隊成員所做的更改都是不同的顏色，這樣就可以很容易地跟蹤誰在你不看的時候做了什麼。

相關：如何檢視谷歌文件、工作表或幻燈片檔案的最新更改

如何離線使用googlesheets

如果您需要訪問Google表單但沒有網際網路連線，會發生什麼？雖然Sheets是一個基於web的產品，但這並不意味著你不能離線使用它。您需要下載Chrome的副檔名，並確保您事先啟用該檔案以供離線使用。對檔案所做的任何更改都會在下次連線到internet時更新。

下載Chrome的官方擴充套件後，請轉到Google Sheets的主頁，然後在左上角單擊Hamburger選單&gt；Settings。在此之後，將“離線”切換到開啟位置，然後單擊“確定”

為了節省本地計算機上的儲存空間，Google只下載並使最近訪問的檔案離線可用。要手動啟用檔案，請單擊三點圖示，然後將“可用離線”切換為“開”。

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直接在谷歌表格中翻譯單詞

需要在不離開頁面的情況下將單詞或短語從一種語言翻譯成另一種語言嗎？好吧，有一個特殊的公式，你可以用來翻譯單個單詞，甚至一批他們直接在谷歌表的單元格。公式如下：

如果要翻譯文件中的文字，可以鍵入要直接翻譯到公式中的單詞，也可以鍵入包含要翻譯的單詞/短語的單元格。在這裡，我們引用單元格A2中的文字，將輸入語言指定為英語（en），將輸出指定為中文（zh），然後按Enter鍵並觀察它的操作。

如果單列中有單詞列表，則只需選擇包含公式的單元格，然後將藍色正方形向下拖動到所需行。

如果你以前使用過Google Translate，你知道它不是百分之百準確的，但是它可以作為一個可靠的常用詞和短語的解決方案。

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用巨集自動化繁瑣的任務

googlesheets允許您使用特定的指令序列自動化重複的任務，以提高電子表格中的工作效率。當您單擊“記錄”時，Sheets會建立一個指令碼，其中包含用於複製單調乏味步驟的所有程式碼。

當您在googlesheets中錄製巨集時，它會自動建立一個Apps指令碼，其中包含所有程式碼，以便為您複製操作。這意味著您可以在不知道如何編寫程式碼的情況下建立複雜的巨集。下次執行它時，工作表將執行錄製巨集時執行的所有操作。本質上，您是在教googlesheets如何用一個命令來操作您喜歡的文件。

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以下是其強大功能的幾個示例：

• 應用格式和樣式。
• 建立全新的電子表格。
• 使用任何googlesheets功能、工具欄、選單或功能。

天空是極限。

要開始，啟動Google工作表，然後單擊“工具”>“巨集”>“錄製巨集”。

這將開啟視窗底部的錄製選單，其中包含兩個用於捕獲動作的選項：

• 絕對引用：巨集只在您記錄的單元格上執行任務。如果將單元格B1斜體化，則無論單擊哪個單元格，巨集都只會將B1斜體化。
• 相對引用：巨集將對所選單元格執行任務，而不管它們在工作表中的什麼位置。如果將B1和C1斜體化，則可以在以後重新使用同一巨集將單元格D1和E1斜體化。

選擇是要絕對引用還是相對引用，然後可以開始單擊、設定格式並設定要複製這些操作的順序。

現在，您可以開始移動單元格、應用格式、建立函式等。

捕獲此巨集的所有操作後，單擊“儲存”

輸入巨集的名稱。Google還允許您為最多10個巨集建立快捷方式。如果要將巨集繫結到鍵盤快捷鍵，請在提供的空格中輸入0-9之間的數字。完成後，單擊“儲存”

如果需要調整巨集的名稱或快捷方式，可以透過單擊“工具”>“巨集”>“管理巨集”來編輯巨集。

在開啟的視窗中，根據需要調整，然後單擊“更新”

下次按與巨集關聯的快捷方式時，它將執行，而無需從工具欄開啟“巨集”選單。

如果巨集是絕對引用，則可以按鍵盤快捷鍵執行巨集，或轉到“工具”>“巨集”>“巨集”，然後單擊相應的選項。

否則，如果巨集是相對引用，請高亮顯示要執行巨集的電子表格中的單元格，然後按相應的快捷方式，或從“工具”>“巨集”>“巨集”中單擊它。

雖然這應該讓你開始，我們有一個更深的潛水使用谷歌表巨集，如果你想要更多的資訊。

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刪除重複項

需要刪除電子表格中的一堆重複條目嗎？這對googlesheets的內建功能來說完全沒有問題。輕鬆地從電子表格中刪除重複值，而無需編寫指令碼或自己手動執行。

突出顯示包含要刪除的重複項的表/單元格，然後單擊“資料”>“刪除重複項”。如果資料有標題行，請確保勾選“資料有標題行”框，然後單擊“刪除重複項”

最好的谷歌表單附加元件

現在你已經學習了googlesheets的所有基礎知識，透過新增附加元件，你可以成為一個真正的超級使用者。附加元件非常類似於web瀏覽器的擴充套件，但是特定於GoogleSheets，可以讓您從第三方開發人員那裡獲得附加功能。你可以安裝工具來自動查詢事實和計算公式，“分發”文件給學生，生成商業報告，甚至直接從文件傳送電子郵件。

如果您正在尋找一些最好的附加元件，讓您開始，我們已經涵蓋您。

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