オフィス文書（議題、議事録、財務項目など）のテンプレートを使用している場合、会議やイベントの招待に使用するのもよいでしょう。問題は、入手が困難なことで、使用するカレンダーによっては、さらに入手が困難な場合があります。

GoogleやOutlookのカレンダーの場合、独自の便利なテンプレートを数分で作成することができます。これらの機能は、同じアウトラインをわずかな編集で再利用できるため、非定期的な会議に最適です。会議の種類ごとに好きなだけ作成し、数クリックで利用することができます。

Googleカレンダーによる会議

オンラインでGoogleカレンダーを閲覧し、サインインします。通常通り、イベントを作成する日時を選択し、イベントの詳細ページにアクセスします。ログインページの日時をダブルクリックすることで行えます。または、一度クリックしてポップアップウィンドウを開き、[イベントの編集]をクリックします。

次に、EventDetailsページで、タイトル、場所、説明、その他のセクションの情報を必要に応じて入力してください。完成した項目はテンプレートに残るので便利です。ただし、編集も可能です。終了したら、［保存］をクリックします。

イベントを保存すると、詳細ページの下にイベントを投稿するためのリンクが表示されます。リンクをクリックし、ポップアップウィンドウのリンクをマークまたはコピーするセクションで、次の操作を行います： リンクをコピーします。

新しいタブまたはブラウザのウィンドウを開き、アドレスバーにリンクを貼り付けてEnterキーを押すと、イベントが表示されます。そして、将来このテンプレートを使用するために、リンクをブックマークしてください。ブックマークから再びテンプレートを開くと、必要な編集を行うことができます。新しい日付と時刻を選択し、その他の項目を調整します。

元のキャンペーンに影響を与えることなく、招待状を保存して送信することができ、テンプレートとして何度も使用することができます。

Googleカレンダーの使い方をもっと知りたい方は、以下の9つの機能をチェックしてみてください。

outlook.comのカレンダーイベント用

Outlook.comのカレンダーでは、仕事中にイベントのテンプレートを作成するのは少し面倒です。使い方は違えど、便利なことには変わりありません。Outlook.comにログインして、カレンダーを開きます。日時をダブルクリックしてイベントの詳細ページを開くか、クリックしてポップアップウィンドウから「詳細」を選択します。

イベントの詳細ページが表示されます。上部にある「マイテンプレート」ボタンをクリックすると、テンプレートサイドバーが開きます。メールテンプレートはすでにリストに入っており、自分で作成できることがわかります。これらのメールテンプレートは、メッセージに便利なものですが、イベントにも使えるので、ぜひ活用してください。

テンプレート」をクリックして、新しいテンプレートを作成し、タイトルを付けます。このタイトルは、イベント内のどこにも表示されません。しかし、「説明」の項目が表示されるので、この情報を入力する必要があります。終了したら、［保存］をクリックします。

これで、イベントの詳細ページを表示しているときはいつでも、マイテンプレートのサイドバーを開いて、作成したテンプレートをクリックすることができます。このとき、完成した説明文は自動的にイベントの説明文に入力されることに注意してください。その後、残りのイベントの詳細の入力に進みます。

テンプレートはイベントの説明欄しか補完できませんが、長大なアウトラインや会議のアジェンダの時間を節約することができます。

モバイル端末でOutlookアプリをご利用の方は、ぜひこれらの強力な機能をお試しください。

アウトルック デスクトップアプリケーションの会議用

Outlookデスクトップアプリケーションでテンプレートを作成し使用するには、リボン上の「開発者」タブを表示する必要があります。表示されていない場合は、簡単に追加することができます。ファイル > オプション > リボンのカスタマイズをクリックします。次に、「リボンのカスタマイズ」欄の「デベロッパー」横のチェックボックスをマークし、「OK」をクリックします。

次に、カレンダーで日時をダブルクリックすると、イベント作成ウィンドウが表示されます。必要に応じて、被写体、場所、説明などの詳細を記入してください。イベントウィンドウのリボンで、[デベロッパー]タブの[発行]矢印をクリックし、リストから[フォームとして発行]を選択します。".

続くポップアップウィンドウで、テンプレートを保存する場所を選択し、「表示」と「フォーム名」のフィールドを完成させます。公開」をクリックします。これで、イベントを保存しておきたい場合は保存し、テンプレートを作成するためだけに使用する場合は保存せずにイベントウィンドウを閉じることができます。

テンプレートを使用するには、Outlookカレンダーを開き、メインのカレンダーリボン上の「開発者」タブをクリックします。ポップアップウィンドウでフォームを保存した場所に移動し、テンプレートを選択し、「開く」をクリックします。これでイベントの詳細が完成し、保存して通常通り参加者に送信することができます。

Googleカレンダーのテンプレートと同様に、変更しても元のイベントには影響しません。

Outlookデスクトップアプリケーションの時間節約のヒントとして、Outlookのキーボードショートカットのリストを公開しました。

会議・イベントの種類例

通常、定期的なミーティングを設定している場合は、詳細がリクエストに保管されるため、テンプレートは必要ないかもしれません。しかし、定期的に多くの異なる会議をスケジュールする場合、テンプレートは非常に便利です。以下は、これらの便利なツールの使用例です。

• チームミーティング、ステータスミーティング
• 製品ディスカッション
• プロジェクトアップデート会議
• スタッフの声
• チャリティー会議
• 保護者会・教員懇談会
• 委員会

テンプレートで時間短縮

このようなテンプレートを数分かけて作成することで、後でさらに時間を短縮することができます。同じような内容の会議やイベントの予定を定期的に入れているのであれば、テンプレートを使ってみてはいかがでしょうか。時間を節約できるだけでなく、生産性を高め、出席者に一貫性を与え、すべての詳細を記憶するのに役立ちます。

MacでCalendarアプリケーションをお使いの方で、お困りのことがありましたら、以下のお役立ち情報をご覧ください。