プロジェクト管理に追われているとき、生産性を向上させるヒントやコツ、ツールは大きなメリットとなります。また、Outlook（Hotmailと混同しないように）をメールのみ、簡単なプロジェクト管理、またはその両方に使用している場合でも、便利なツールで強化しませんか？

これらの便利なOutlookアドオンは、電子メール、タスク、割り当て、通信、リマインダー、および全体的なプロジェクト管理を支援します。何より、どれも無料なのが嬉しいですね。次のプロジェクトの効率を上げるために、ぜひ試してみてください。

1 トルロ

Trelloは大規模なものから小規模なものまで、またプロフェッショナルなものから個人的なものまで、さまざまなプロジェクトに使用できますが、いずれにせよ便利なアドオンモジュールです。OutlookにいながらメールをTrelloカードに変換し、受信トレイのプレビューやメッセージウィンドウからメールを読んだら、ホームタブにあるTrelloボタンをクリックするだけです。

右の小窓が開いたら、ボードとリストを選択します。メールの件名がカード名、本文が説明文として表示されます。ただし、両方のフィールドを編集することができます。また、有効期限を選択することも可能です。完了したら、「追加」をクリックします。そして、Trelloで表示することを選択すると、カードがポップアップウィンドウに表示されます。または、単に外部プログラムを終了することもできます。

OutlookのメールからTrelloのボードにカードを追加するのにこれ以上ない方法です。1分で終わるので、時間と手間を省くことができます。

2 ミッションマイスター

MeisterTaskがお好みであれば、Outlookアドインもあります。Trelloツールの仕組みと同様に、受信トレイやメッセージウィンドウからMeisterTaskに素早くタスクを追加できます。ツールバーのボタンをクリックし、サイドウィンドウから項目とセクションを選択してください。件名がタスク名、本文が説明文になり、それぞれ編集可能です。

完了したら、「タスクの作成」をクリックします。タスクが作成されたことを確認するメッセージが表示され、クリックするとMeisterTaskでタスクが表示されます。リンクからMeisterTaskを開く場合、デフォルトのブラウザでは、ポップアップウィンドウではなく、ウェブサイトが開かれます。

何らかの理由でMeisterTaskからログアウトし、アカウントの連携を解除したい場合は、タスクの確認画面からも可能です。右上の歯車アイコンをクリックし、「ログアウトしてアカウントのリンクを解除する」ボタンをクリックします。次に外部アプリケーションを使用する際は、MeisterTaskにログインし直す必要があることを忘れないでください。

III.ツイスト

最後のWebベースのプロジェクト管理ツールは、Outlook用の優れたプラグインを提供するWrikeです。これを使えば、メールをタスクにしたり、コメントとして追加したりすることができ、とても便利です。Convert to Taskを選択すると、上記のアドインと同様に、件名が名前、本文が説明文として表示されます。しかし、こちらの方が選択肢が広がります。ステータスのマーク、チームメンバーへの割り当て、スケジュール設定、添付ファイルの追加、**サブタスクの追加が可能です。

すでにタスクを作成し、メールを受け取っている場合は、「メモとして追加」ボタンをクリックします。そして、タスクを検索したり、最近のタスクの一覧からタスクを選択することができます。コメントを追加するタスクを選択したら、タスクを作成したときと同じように、さらに詳細を追加して調整することができます。

Wrikeプラグインの注意点として、メールをタスクやコメントとして設定するために、これら2つのボタンのいずれかを選択すると同時に、自動的にそれが行われます。ステータス、期限、担当者を追加することにすれば、更新されます。ワンクリックでタスクを作成できるのは便利ですが、機密情報を削除する必要がある場合はご注意ください。

4 フライロッドに戻る

Inbox Productivityを入力すると、Flyback Stickがメッセージのスケジュールやスヌーズを可能にするツールになります。また、会議時間の表示、既読の受信、空き時間の共有も可能です。これらのオプションは、メール作成時にリボンのフライバックバーセクションの上部に配置されています。

また、フレキシブルなリマインダーも大きな特徴です。指定した日時にランダムにメッセージを受信箱に戻したり、誰からも返信がない場合のみメッセージを受信箱に戻したりすることができます。これなら、フォローアップを忘れることもないでしょう。受信トレイのツールバーにある「フライバックスティックを開く」ボタンをクリックし、メールを選択するか、メッセージウィンドウの「リマインド」をクリックするだけです。

もうひとつの便利な機能は、受信トレイの一時停止です。受信トレイに殺到するメールに気を取られて、自分が何をしていたのか忘れてしまったことはありませんか？あるいは、待つのではなく、これらのメッセージにスキップしている自分に気づくかもしれません。そこで使えるのが「Inbox Pause」です。ボタンをクリックするだけで、メールが届かなくなります。

自動返信の設定、配信例外の設定、特定の日時にメールを配信するスケジュール設定が可能です。また、一時停止をオフにし忘れる心配がある場合は、自動的に一時停止を解除するように設定することもできます。これらのオプションはすべて、ツールバーの「受信トレイの一時停止」をクリックすると表示されます。

プロジェクトに集中し、チームへのフォローアップのためのリマインダーを取得し、ステータスミーティングの可否を共有するために、Flyback Stickは素晴らしいツールです。

5 エバーノ

外部プログラム「Evernote」を使ってメールをノートに変換し、プロジェクトノートブックに直接ポップアップします。このツールはシンプルかもしれませんが、プロジェクトの項目にEvernoteを使用している場合、非常に便利です。受信トレイまたはメールウィンドウで、リボン内の「Evernoteに保存」をクリックします。

ノート名はメールの件名になり、必要に応じて編集することができます。次に、ノートブックを選択し、ラベルと、お好みでコメントを追加してください。セーブ・ザ・ボールの演奏はそれだけです。

右上の歯車のアイコンをクリックすると、ノートブックの選択と、前に進むためのマーカーを設定できます。

6moxtra [販売終了]のお知らせ

リモートチームとのコミュニケーションで最も重要なことは何でしょうか。その答えは、確かなコミュニケーション・ツールです。チームが世界中にいても、外出中であっても、Moxtraは同じ部屋にいるような感覚を与えてくれるアプリケーションです。また、Outlookの外部アプリケーションを使えば、他のツールを開かずにプロジェクトのスニペットを議論することも可能です。

新しいチャットやMoxtraミーティングは、リボン内のボタンをクリックすることで開始できます。すると、メール連絡先の情報がポップアップで表示され、招待するためのボタンが表示されます。リストの中からフリップチャートを選び、特定の項目についてチャットすることができます。

Moxtraは、大企業から中小企業まで、統合やアプリケーションを備えた無料のコミュニケーションツールです。無料で、1つの会議に3人のユーザーと5人の参加者を設定できるほか、さまざまな機能を利用することができます。大企業向けには、プロプランをご覧ください。Outlookの外部プログラムは無料で、プロジェクトチームとのコミュニケーションも簡単に行えることを覚えておいてください。

その他のアウトルック・プロジェクト管理アドオン

すでに特定のアプリケーションを使用している場合、または単にプロジェクト管理に役立つ他のOutlookアドオンを探している場合、ここでは有用と思われる他のアドオンをいくつか紹介します。

• 課題の作成と更新を行うJira
• 大容量ファイルの共有に便利なOutlook Dropbox
• プロジェクトを整理するOutlook Smart Worksheets
• DocSend文書管理
• 画像やPDFファイルを結合する「Kofax View+」。
• Outlookでメールをタスクに変換する「Tasks in the box

すでにお使いの方も、これから使ってみようと思っている方も、ぜひ参考にしてください。プロジェクト管理のための他のOutlookアドオンはありますか？

Macユーザーの方は、こちらのMac用プロジェクト管理アプリケーションのリストもぜひご覧ください。

写真提供：SergeyNivens/Photo