メールマガジンは、何年も話していない古い友人のようなもので、ひどく必要になるまで過小評価され、無視されてきました。

数百通の招待状を管理する権限をギリギリになって初めて、その可能性に気づくのです。もしかしたら、結婚式の招待状の束かもしれないし、迫り来るゾンビの黙示録の赤信号かもしれない。あるいは、宛名ラベルや名札を大量に印刷するような、無害なものである可能性もあります。

ご安心ください。Microsoft Outlook 2016 を使って、わずか数クリックでパーソナライズされたグループメールを送信することができます。セーブ・ザ・デイ

メールマージはいつ使うのか？

その前に、メールマージは、基本的には同じだが、それぞれ固有の内容を含む複数の文書を作成する場合に使用できます。電子メールは同じフォーマットで、同じテキストとグラフィック（ある場合）を共有します。例えば、招待状の文面はそのままに、名前や住所、件名のビットまでそれぞれ独自のものを使用します。

メールマージは - グループにメッセージを送るのとは異なり - メッセージの各受領者を唯一の受信者にします。

今のところ、就職活動用のツールとして大量にメールを送り、それぞれの雇用主に合わせた詳細を提供するというのが、最も良い使い方だと思います。

メールマージ機能は、2つの部分を使用します。

• メールの本文を書くことができるメインの定型文書（ここではmicrosoftword）です。
• 変更可能なデータソース（ここではMicrosoft Outlookの連絡先）、通常は受信者のアドレスと名前です。

両者を「合体」させる。OutlookはMicrosoft Office suiteの一部であるため、この機能を利用して、それぞれ異なる連絡先にパーソナライズされたメールを大量に送信することができます。これはスパムではありません。しかし、悪い手を使えば、メールマージは未承認メールを使ったカーペット**に使われることもあると思います。

Microsoft Officeでは、住所の詳細についてさまざまなデータソースを使用することができます。たとえば、ExcelのスプレッドシートやAccessのデータベースを使用することも可能です。ここでは、Microsoft Outlookの連絡先を使用してメールを送信します。

メールマージのためのコンタクトプールの準備

では、Microsoft Outlookを起動した後、この手順を分解してみましょう。

1 「連絡先」を開き、連絡先一覧を表示する。

パーソナライズドメールリストに含めたい連絡先を選択します（CTRLキーを押しながらクリックします）。大きなリストを簡単に管理するには、利用可能な並べ替えオプションを使用します（「すべて」の隣にあるドロップダウン矢印をクリックします）。管理を容易にするため、同じドロップダウンリストを使用して、カテゴリー別に並べ替えることができます。

注：メールマージは、メーリンググループのリストには適用されません。

2 リボンから「メールマージ」> 「ホーム」> 「アクション」グループを選択します。

3つです。連絡先の統合」画面では、選択した連絡先のグループにパーソナライズされたメールを使用する場合は、「選択した連絡先のみ」を選択します。以下の「マージオプション」で、以下のパラメータを選択します。

• 文書の種類：フォームレター
• マージ先：電子メール
• メッセージの件名：すべてのメッセージの件名が変更されることはありません。

4 「OK」をクリックすると、Microsoft Wordが起動し、個人宛てのメールを作成することができます。

マイクロソフト・ワードでパーソナル・メッセージを書く

リボン上の「メール」タブは、ビューの前面中央に位置しています。ここで、大量のメールをパーソナライズされた挨拶で始めるとよいでしょう。Microsoft Wordの「メール」タブから、「挨拶」を選択します。

ご覧のように、ダイアログボックスにはあらかじめRandall氏の名前が入力されています。これは、コンタクトリストの名前のプレースホルダーに過ぎません。そのすぐ下に、リスト内の名前のプレビューが表示されます。ここで提供されるオプションを使用して、エントリーをカスタマイズすることができます。

なお、マージフィールドは、メーリングリストの列見出しに由来します。したがって、不一致がある場合は、一致するフィールドを使用して、マージの正確性を保つようにしてください。フィールドを「一致しない」と表示させたい場合は、フィールドのドロップダウンリストを選択し、リストの中からそのカラムに一致するカラム名を選択します。

OK」をクリックしてここから終了すると、挨拶文のプレースホルダー（拝啓...）がWord文書に配置されます。

他のフィールドを使用して、ドキュメントに追加情報を入力することができます。

マージフィールドをクリックします。このデータは、元のデータソース（この場合、Microsoft Outlookの連絡先情報）に存在する必要があります。例：自宅の住所、電話番号、役職など。小さなドロップダウンの矢印をクリックすると、全リストが表示されます。

挨拶文の書式設定挨拶文の書式を設定するには、両端のマーカーを含め、フィールド全体をハイライト表示します。ホーム」タブを開き、フォント設定を使用します。または、文書の他の部分の行間と同じになるように行間を設定してください。

次にメッセージを入力します。

メッセージは、<>プレースホルダーおよび/または追加のマージフィールド**の助けを借りて、他のフィールドで始まります。メッセージを作成する。覚えておいてください、これが最高の大量送信メールです。だから、メールのエチケットを徹底してください。

メールの本文が完成したら、［完了］と［マージ］、［メール送信］をクリックします。

電子メールに統合する」ダイアログボックスが表示されますので、「OK」をクリックします。

Wordは、それぞれのアドレスに別々のメールを送信します。他の受信者のコピーや暗号化コピー、電子メールに添付ファイルを追加することはできません。

データソース（連絡先など）へのリンクも保持しているため、メールマージ用にドキュメントを保存することができます。メールマージ文書を開く際、Wordから接続を維持するよう指示があった場合は、「はい」を選択してください。

この時間節約ツールをメールツールに追加する

一度コツをつかめば、開始から終了まで数分で完了します。また、これまで一人だけに書いていたメールを、複数の人に向けて書くことができるようになりました。その集団の大きさは関係ない。

さらに、受信者の名前を挨拶に使うことは、マス・メールの素晴らしい振る舞いです。よりパーソナルなメールに仕上がります。コピーされたメールには、ひどく欠けているものがあります。

次に、手紙やラベル、封筒を印刷するためのMail Mergeを試してみましょう。また、Microsoft Outlook PSTファイルの結合がいかに簡単であるかということもおわかりいただけるでしょう。Outlookのヒントをもっと知りたいですか？それでは、Outlookの知られざる機能をご紹介しましょう。