邮件合并就像你多年没联系的老朋友。被低估和忽视，直到有一天你非常需要它们。

直到你在最后一刻被授权管理几百个邀请，你才意识到它的潜力。也许，它们是一堆婚礼请柬，或者是对即将到来的僵尸世界末日的红色警报。或者，它可能是一些无害的东西——比如打印一堆地址标签和姓名徽章。

别担心。只需几次单击，您就可以在几分钟内使用Microsoft Outlook 2016发送个性化的群发电子邮件。拯救这一天。

何时使用邮件合并？

在我开始之前，当您想创建几个基本相同但每个文档都包含唯一细节的文档时，可以使用邮件合并。电子邮件共享相同的格式和相同的文本和图形（如果有的话）。例如，邀请中的文本保持不变，但名称、地址甚至主题位对每个都是唯一的。

邮件合并-不同于将邮件发送给一群人-使邮件的每个收件人成为唯一的收件人。

到目前为止，我为他们找到了最好的用途——将群发邮件作为求职工具，为每个雇主提供定制的详细信息。

邮件合并功能使用两个部分：

• 主常量文档（这里是：microsoftword），您可以在其中编写电子邮件的正文。
• 可更改的数据源（此处为：Microsoft Outlook联系人），通常是收件人的地址和姓名。

这两者是“合并”的。由于Outlook是Microsoft Office套件的一部分，因此可以使用此功能批量发送邮件，每个邮件针对不同的联系人进行个性化设置。这不是垃圾邮件，虽然我猜在坏人手中，邮件合并可以用来地毯**与未经请求的电子邮件。

Microsoft Office允许您为地址详细信息使用不同的数据源—例如，您可以使用Excel电子表格甚至Access数据库。在这里，您将使用您的Microsoft Outlook联系人发送电子邮件。

为邮件合并准备联系人池

因此，在启动Microsoft Outlook之后，让我们将这些步骤进行分解。

1打开“联系人”以显示联系人列表。

选择要包含在个性化电子邮件列表中的联系人（按住CTRL键并单击）。为了更容易管理一个庞大的列表，请使用可用的排序选项（单击“全部”旁边的下拉箭头）。为了便于管理，您可以通过相同的下拉列表按类别进行排序。

注意：邮件合并不适用于通讯组列表。

2从功能区中选择“邮件合并”&gt；“主页”&gt；“操作”组。

三。在您现在应该看到的“邮件合并联系人”屏幕中，如果个性化电子邮件用于选定的一批联系人，请选择“仅选定联系人”。在下面的“合并选项”部分下，选择以下参数。

• 文件类型：格式信函
• 合并到：电子邮件
• 邮件主题行：所有邮件的主题行不会更改。

4单击“确定”，然后Microsoft Word将启动，供您撰写个性化邮件。

用microsoft word编写个性化消息

功能区上的“邮件”选项卡位于视图的前面和中间。在这里，你会想开始你的大规模电子邮件与个性化的问候语。从Microsoft Word的“邮件”选项卡中，选择“问候语”。

如您所见，对话框中预先填充了Randall先生的名字。这只是联系人列表中姓名的占位符。就在下面，你可以查看列表中名字的预览。您可以使用此处提供的选项自定义条目。

请注意，合并字段来自邮件列表中的列标题。因此，如果存在不匹配，请使用匹配字段来确保合并保持准确。如果您想要的字段显示为“不匹配”，请选择该字段的下拉列表，然后在列表中选择与该列匹配的列名。

当您单击“确定”并从此处退出时，问候语的占位符（亲爱的先生…）将放置在Word文档中。

请记住：您可以使用其他字段向文档中输入额外信息。

单击**合并字段。此数据必须存在于您的原始数据源（在本例中为Microsoft Outlook中的联系人信息）中。示例包括–家庭住址、家庭电话、职务等。单击微小的下拉箭头可以看到完整的列表。

格式化问候语。若要按所需方式设置问候语行的格式，请突出显示整个字段，包括两端的标记。转到“主页”选项卡并使用字体设置。另外，设置行距以确保行距与文档其余部分中的行距匹配。

现在键入消息

消息的开头是<>占位符和/或借助额外合并字段**的任何其他字段。撰写您的信息。记住，这是最好的群发邮件。所以，一定要使用所有的电子邮件礼仪，你可以召集。

完成电子邮件正文后，单击“完成”&合并”&gt；“发送电子邮件”。

将打开“合并到电子邮件”对话框。单击“确定”。

然后，Word女士会在一瞬间自动发布这些电子邮件。Word向每个地址发送一封单独的电子邮件。您不能抄送或密件抄送其他收件人，也不能向电子邮件中添加附件。

您可以保存用于邮件合并的文档，因为它还保存与数据源（即联系人）的链接。打开邮件合并文档时，如果Word提示您保持连接，请选择“是”。

将此省时工具添加到电子邮件工具集中

一旦你掌握了窍门，整个过程从开始到结束只需几分钟。同时，只需要为一个人写一封电子邮件，现在你就可以为一组人写了。不管这个群体有多大。

此外，使用收件人的姓名作为问候语也是一种很好的群发电子邮件行为。它使电子邮件更具个人风格。一些东西，抄送电子邮件非常缺乏。

接下来，您可以尝试“邮件合并”来打印信件、标签和信封。您可能还想了解合并Microsoft Outlook PST文件的简单方法。想要更多的Outlook提示吗？然后是时候探索一下Outlook鲜为人知的特性了！