归档电子邮件是保持收件箱整洁的最好方法之一。如果您想在Outlook中执行此操作，那么您很幸运。outlookforweb和outlookfordesktop都可以让您轻松地存档电子邮件。

在本指南中，我们将介绍在计算机上的Microsoft Outlook中归档电子邮件的所有最佳方法。

什么是outlook中的存档(an archive in outlook)？

在Outlook和电子邮件的上下文中，存档基本上是您选择与主收件箱分开的所有电子邮件。

在outlookforweb上，归档电子邮件意味着将电子邮件从主收件箱文件夹移到归档文件夹。

在outlookfordesktop中，归档电子邮件基本上意味着将电子邮件从outlookpst主文件移动到新的PST文件。你可以在这个PST文件中移动，随时访问其中所有存档的电子邮件。

如果您刚开始使用Outlook，请比较outlookforweb和outlookfordesktop，看看哪一个适合您的需要。

你能为你所有的电子邮件帐户使用outlook存档吗？

有两种情况不能在Outlook中使用存档功能。

首先，如果您有Exchange Server电子邮件帐户，并且您的组织使用Microsoft Exchange Server Online Archive，则不能使用本机Outlook存档功能。

其次，如果您的网络管理员禁用了存档功能，那么您也无法存档电子邮件。

在这两种情况下，请与组织的网络管理员联系以获取帮助。

如何在outlook for web中存档电子邮件

在outlookforweb上归档电子邮件比在桌面应用程序中归档容易。只需单击几个选项，您选择的电子邮件就会存档。

以下是您的操作方法：

1. 前往Outlook.com并登录到您的电子邮件帐户。
2. 单击左侧电子邮件所在的文件夹。
3. 从右窗格中选择要存档的电子邮件。
4. 单击顶部菜单栏中显示“存档”的选项。
5. 如果您错误地存档了电子邮件，请单击底部的“撤消”以撤消您的操作。

您可以通过单击左侧的存档查看所有存档的电子邮件。

如果要将存档的电子邮件移回主文件夹，请在存档文件夹中找到该电子邮件，单击该电子邮件，单击顶部的“移动到”，然后选择要将电子邮件移动到的位置。

相关：如何将所有旧邮件归档到Gmail中，并将收件箱归零

如何在outlook中自动存档电子邮件

在Outlook for desktop中，您可以自动或手动存档电子邮件。在本节中，我们将介绍如何在outlookfordesktop中使用自动存档功能。

自动存档是帮助在Outlook应用程序中自动存档电子邮件的功能的名称。此功能会在经过预定义的时间后将电子邮件从主文件夹发送到存档。

您可以在此功能中配置各种选项，以下步骤介绍了如何进行配置：

1. 在计算机上打开Outlook。
2. 单击顶部的文件，然后从左侧边栏中选择选项。
3. 单击左侧的“高级”选项。
4. 在右侧窗格中找到“自动存档”，然后单击“自动存档设置”按钮。
5. 勾选顶部的“运行自动存档”每个选项，并指定该功能应在Outlook中运行的时间。
6. 在“归档的默认文件夹设置”部分中，选择项目归档的时间。基本上，您指定的是Outlook内容的年龄。
7. 单击浏览并选择存档文件的目标文件夹。如果您不喜欢默认的outlookpst目录，您只需要这样做。
8. 最后，点击底部的OK保存更改。

如果要阻止Outlook自动存档电子邮件，可以禁用自动存档功能。

为此：

1. 在计算机上打开Outlook。
2. 单击顶部的“文件”，然后选择左侧的“选项”。
3. 单击左侧的“高级”选项。
4. 单击右窗格中的“自动存档设置”。
5. 取消选中顶部的Run AutoArchive every选项。
6. 单击底部的“确定”。

如何在outlook中手动存档电子邮件

为了更好地控制电子邮件存档，您实际上可以在Outlook中手动存档电子邮件。这使您可以在需要时将主要电子邮件发送到存档。

要使用此方法：

1. 在计算机上打开Outlook。
2. 单击左上角的文件。
3. 选择左侧的“信息”选项卡。
4. 单击“工具”的向下箭头图标，然后选择“清理旧项目”。
5. 此时会出现一个对话框，允许您配置手动电子邮件存档。
6. 在顶部，有两个选项可以让您决定在归档文件中包含哪些内容。选择要使用的。
7. 选择要添加到存档的文件夹。
8. 使用“日历”选项选择项目的期限。
9. 单击“浏览”，然后选择要保存Outlook存档文件的文件夹。
10. 单击底部的“确定”开始在Outlook中创建电子邮件存档。

创建存档后，可以将生成的PST文件移动到任何位置。

如何在outlook中查看存档的电子邮件

在Outlook for desktop中访问存档的电子邮件与在Outlook for web中访问一样简单。您只需将存档文件加载到Outlook中，就可以看到所有存档的电子邮件。

以下是如何将PST电子邮件存档文件导入计算机上的Outlook：

1. 启动Outlook。
2. 单击顶部的“文件”菜单。
3. 在左侧边栏中选择“打开并导出”。
4. 在将PST数据文件导入程序时，在右侧窗格中单击“打开Outlook数据文件”。
5. 导航到存档文件所在的文件夹，单击该文件，然后单击底部的“打开”。
6. 你的文件应该加载到程序中，然后你应该能够查看所有存档的电子邮件。

如果有多个文件，可以合并Outlook PST文件。

通过存档电子邮件清理outlook

如果你仅仅是看着收件箱里的邮件数量就感到不知所措，那么是时候通过归档来摆脱其中的一些邮件了。使用上述方法将不太重要的电子邮件移动到存档，这样您就可以处理那些需要立即关注的邮件。

电子邮件的问题是，管理它们并不容易，即使是专业人士。不过，有一些技巧和窍门可以让你学会如何让管理电子邮件更轻松。