我们中的许多人渴望组织和生产力。如果您已经使用了Microsoft Office，那么您已经拥有了满足这种渴望的终极工具：Outlook 2013。

Outlook在许多组织中都是至关重要的，不仅仅是因为它有明显的电子邮件技能，还因为它的日历、任务和联系人才能。一个典型的公司可以将Outlook连接到Exchange服务器，每个人都可以共享相同的通讯簿和日历，这使它成为企业级协作的一个很好的工具。

不幸的是，大多数人都没有在家里安装Exchange服务器，甚至可能不知道这是什么。但是，没关系，Outlook在您的家用电脑上也能正常工作，并且仍然提供了使其成为如此强大的生产力工具的所有功能：电子邮件、任务、约会、通讯簿等等！

使用outlook–一个小入门

当你第一次打开Outlook时，它不会让你眼花缭乱。无论出于什么目的，它都是微软办公生态系统中的另一个应用程序，因此，它将有许多熟悉的元素。

然而，与其他流行的Office应用程序不同，Outlook主要是围绕其不同的功能构建的，Word主要用于创建文本文档，Excel主要用于电子表格，PowerPoint提供演示文稿，但Outlook是一个多功能的应用程序。

Outlook的默认视图是收件箱，顶部是功能区，它隐藏在此视图中以节省屏幕空间。

爱他们或恨他们，丝带遍布办公室。我们不需要花更多的时间去研究他们存在的相对优点，很明显他们会留下来。也就是说，请记住，如果要快速隐藏或显示功能区，只需使用CTRL+F1。

如果单击顶部的任何菜单功能，将显示功能区，您可以选择功能和工具。如果要保留功能区，可以使用“CTRL+F1”或单击右下角的小图钉图标。

功能区上的“主页”选项卡会根据所处的模式进行上下文更改。在上面的截图中，我们看到了邮件的选项。

下面的“主页”选项卡已更改，以反映日历的选项。请注意，功能区已固定，因此图钉已更改为箭头，以防您再次折叠它（或使用“CTRL+F1”）。

其余的功能区选项卡–发送/接收、文件夹、视图，当然还有文件–对于您所处的任何模式都基本上是一致的。在下一节中，我们将更详细地了解它们。

让我们快速了解一下如何在模式之间移动并更改视图。沿着左边缘，可以看到文件夹窗格。此窗格底部是Outlook模式的快捷方式。在本例中，您将看到收件箱、日历、人员、任务等的图标。

如果您单击导航窗格顶部的箭头，它将展开窗格，其中将显示您的电子邮件帐户的文件夹树。

类似地，如果切换到日历模式，您将在文件夹窗格中看到适用的视图。

单击这三个点可以访问更多的Outlook模式，如笔记、文件夹和Outlook快捷方式。选择“导航选项”，您可以更改导航元素的显示顺序。

关闭“紧凑型导航”将吸引分辨率更高的用户。您还可以增加或减少项目的显示数量及其显示顺序。

发送/接收

“发送/接收”选项卡专门针对收件箱功能，但它也会出现在其他模式（日历、任务等）中，尽管它们没有相同的功能。

例如，这里我们看到日历的Send/Receive选项卡，它避开了Server部分。

根据您使用的邮件协议类型（在第一个屏幕截图中，我们使用的是IMAP帐户），您可能只能下载邮件头，或者标记/取消标记要下载的邮件等。

因此，发送/接收选项取决于您如何设置电子邮件帐户，但长话短说：我们强烈建议使用IMAP。

文件夹

总的来说，文件夹选项卡在所有模式中都是相当一致的，只是日历例外。下面，您将看到收件箱文件夹选项卡，它允许您执行各种文件夹管理（如果您不使用IMAP帐户，则不会看到IMAP选项卡）。

“自动存档设置”按钮有点混乱，因为它实际上并不影响收件箱自动存档旧邮件的方式。如果您想保持邮件占用空间小且易于管理，则需要打开选项并注意此处的自动存档设置。打开选项并选择“高级”类别。

找到“自动存档”选项后，单击“自动存档设置…”按钮打开一个比功能区中提供的对话框更有用的对话框。

正如我们提到的，大多数文件夹选项卡在整个Outlook中都是相当一致的，除了日历，它满足于特定于日历的功能。例如，您不复制或移动文件夹，您复制或移动日历，等等。

在大多数情况下，你会对收件箱进行大量的文件夹管理，因为如果你没有一个好的文件夹结构和组织，显然电子邮件会很快变得难以处理和难以应付。

看法

视图选项包含以下基本功能。这是从收件箱中看到的视图选项卡。

请注意“提醒”窗口按钮，您可以随时打开该按钮查看提醒，例如您是否错过了一个或心不在焉地取消了另一个。如果你有任何提示显示，你可以选择关闭每一个，点击打盹按钮，或干脆一次关闭一切。

其他视图选项卡将根据模式而变化。以下内容归因于日历，它增加了更改当前视图、排列、颜色和布局的功能。同样，布局部分在整个Outlook中做了很多相同的工作，但需要注意的是，它不是通用的，因此您在任务、日历或电子邮件模式中启用的内容不会在整个应用程序中复制。

另外，注意安排部分也很重要。下面是任务模式下的排列部分。注意如何排序和更改Tasks视图以获得最大的影响。

根据您的首选项使用“视图”选项卡将允许您在信息随着时间的推移而增加和生成时快速地剪切和排序信息。你的日历不会一直空着，你的任务会成倍增加，邮件堆积如山，因此使用不同的安排和布局可以帮助你更有效率，而不是盲目地挥舞。

功能色带

现在让我们来讨论一下您的选项是如何随着功能的不同而变化的。这里的一切你需要敲出一个基本的电子邮件消息，添加附件，标签，并格式化你的文本。没有什么过于复杂的，你应该能够产生一个惊人的电子邮件信息。

将其与任务功能区进行比较，任务功能区可以通过启动或打开任务来访问。花点时间注意一下它与消息功能区的区别。

将其与“**”选项卡进行比较。“**”选项卡在整个Outlook中是静态的，您可以使用相同的选项和功能影响邮件、任务、日历事件等的内容。

电子邮件确实添加了一个选项选项卡，它有很多有用的特性。除了主题（可能对你有用，也可能对你没用）之外，还有密件抄送（BCC）选项和跟踪功能。总的来说，这里没有什么特别重要的东西，但是如果您需要请求交付或阅读收据，可以使用“选项”选项卡。

格式文本选项卡是相同的，无论你从事什么功能，并没有太多要谈的。这个选项卡与Word中的格式化函数有着惊人的相似性，因此如果您使用Word来编写和格式化文档，这些控件可能您很熟悉。

最后，评论标签是你的“以防万一”标签。您可以使用此选项卡的校对工具检查您的拼写和语法，找到更好的单词，并只找出您的电子邮件/任务/会议中有多少单词。

在整个Outlook应用程序中，“审阅”选项卡是相同的。另外请注意，它包含语言函数，您可以在这里设置语言首选项和校对首选项。你也可以翻译一些东西，比如你和一个外国伙伴通信，或者有人用另一种语言发送一段文字。

这在很大程度上取决于Outlook的进一步功能。显然，我们跳过了很多细节，但我们觉得一旦你了解了Ribbon系统的本质。当你想使用一个函数时，你知道在哪里可以找到它。

自动和手动设置电子邮件帐户

让我们简要讨论一下自动和手动设置电子邮件帐户。当你第一次启动Outlook时，设置一个帐户会让你感到很麻烦。

您可以选择，您可以立即使用电子邮件帐户设置Outlook，也可以跳过此部分稍后添加帐户。

如果您选择“否”，则会出现一条警告消息，基本上告诉您，如果没有至少一个电子邮件帐户，Outlook相当差劲。当然，您仍然可以使用它来跟踪任务、笔记、保存日历和其他事情，但Outlook确实是一种以电子邮件为中心的体验。

考虑到这一点，我们将设置一个电子邮件帐户Outlook。您可以首先尝试自动执行此操作，输入有关帐户的粗略信息，应用程序将尝试自动检测设置。

有时这样做是可行的，但有些事情是不可行的。如果成功了，那么你就赢了，你可以跳到下一节。如果没有，或者您知道需要设置其他服务器类型，请选择“手动设置”选项并单击“下一步”继续。

为了方便起见，我们将使用自动方法建立一个预先存在的帐户。我们将在稍后介绍手动方法。如果您需要手动设置帐户，我们建议您跳过该部分。在此期间，我们只是使用了Outlook.com帐户，提供了我们的密码，您可以看到下面的结果。

使用Outlook.com是一种简单的解决方法，如果要设置非Microsoft mail，可能需要手动配置它。如果您不知道如何进行此操作，我们建议您搜索如何使用特定电子邮件设置Outlook。

也就是说，在我们的简单示例中，我们单击“Finish”，Outlook就会打开我们闪亮的新收件箱。

手动帐户设置

现在您已经对Outlook的基本功能有了相当好的了解，让我们返回并讨论如何设置进一步的电子邮件帐户。很有可能你和其他人一样，有两个或更多的电子邮件帐户。谢天谢地，您可以将Outlook设置为使用许多不同的电子邮件帐户（包括POP和IMAP），并且您可以拥有自己可以处理的任意多个帐户。

pop和imap？

那我们谈论流行音乐和IMAP是什么意思？

POP或Post-Office协议已经存在很久了，如果您曾经使用和电子邮件客户端连接到ISP提供的电子邮件，或者从webmail服务获取邮件，那么您可能已经使用POP进行了连接。流行音乐是伟大的下载您的信息。

如果您将帐户设置为使用IMAP，Outlook将复制您的联机文件夹结构，并且通常一次只同步几周的电子邮件。你的邮件不会从服务器上删除，你可以选择只下载邮件头，如果你的文件夹中有1000封邮件，这是非常棒的。

所以你有POP，它已经过时了，就像拿着一把砍刀去看你的邮件，还有IMAP，它更精致、更现代，如果你想保持在线和离线的收件箱一样，它更适合。

如前所述，我们认为IMAP是一种非常优越的方法。

添加和管理多个电子邮件帐户

在Outlook中添加和管理多个电子邮件帐户非常简单。如果要添加新的电子邮件帐户，请单击功能区上的“文件”选项卡，然后单击“添加帐户”。将显示“自动帐户设置”屏幕。如果您想（或需要）手动设置您的帐户，请选择“手动设置”并单击“下一步”

如前所述，您可以选择POP或IMAP两种帐户类型，而将您的帐户设置为其中一种帐户通常由您的电子邮件提供商详细说明。也就是说，如果你使用Gmail或雅虎！，甚至是您的Internet服务提供商给您的电子邮件，您应该咨询他们或Internet，以获得在Outlook中使用它所需的具体说明和设置。

另一方面，如果你使用Outlook.com或其他Exchange ActiveSync类型的服务，则提供的信息将非常简单。

添加帐户后，如果需要管理帐户，可以从“文件”选项卡上“帐户信息”页顶部的下拉选择器中选择要处理的帐户。

再次单击“帐户设置”和“帐户设置”。在生成的窗口中，您可以创建新帐户、修复当前帐户、将其删除、将其设置为默认帐户（如果您有多个帐户），当然，还可以根据需要更改任何设置。

这里我们看到了Outlook.com帐户。我们对此无能为力，不过如果您最近更改了密码，您可以在此处快速修复该问题。

下面是一个IMAP设置，它是根据Google提供的设置手工配置的。

哇，还有很多事情要做，我们甚至还得钻研“更多设置…”来摆弄服务器端口。

记住，这种事你只需要做一次，然后就忘了。除非您稍后更改密码，或者希望添加/删除帐户，否则您使用电子邮件帐户设置的工作实际上已经结束。

如果你想了解更多关于将Gmail IMAP帐户添加到Outlook的信息，我们有一个方便的小指南可以帮助你解决这个问题。

准备，开始，发邮件！

而你可能会满足于只使用Gmail或雅虎！日常邮件，如果您使用多个电子邮件帐户（如个人、专业和/或工作帐户），则使用Outlook等邮件客户端可以消除帐户之间的切换、将约会**日历或管理任务。

这是一个真正的、可行的、多合一的生产力解决方案，考虑到微软对办公套件的重新关注，它仍然是许多用户日常生活中的一个相关部分。

一旦您的电子邮件帐户设置好并准备就绪，您就可以开始使用Outlook并探索它的所有功能。你可能会发现它很容易使用，而且还有很多东西是如何极客可以帮助你与以前的文章，或简单地查询在我们的讨论论坛。