如果您使用过邮箱清理工具，那么您会看到“自动存档”按钮，但您可能会对它的工作方式和功能有所顾虑。下面是它的功能和使用方法。

单击“自动存档”按钮会导致进程在Outlook中的所有文件夹中来回切换，并应用您设置的任何自动存档规则（不要担心，默认的自动存档规则是不执行任何操作，因此单击该按钮不会造成任何伤害）。但是，如果您想将旧项目移动到不受影响的归档文件中，则可以通过自动归档来实现该过程的自动化。我们来看看如何设置和运行它。

如何打开自动存档

首先，您需要打开自动存档并选择其设置。转到“文件”>“选项”>“高级”，然后单击“自动存档设置”按钮。

只要“Run AutoArchive every”选项被关闭（这是默认值），AutoArchive就永远不会运行。

打开“Run AutoArchive every”选项后，所有选项现在都可用。

与文件夹清理不同，文件夹清理在“文件选项”中有一个设置窗口，然后允许您将这些设置作为手动任务对任何文件夹运行，此处显示的自动存档设置是默认设置。每个打开自动存档的文件夹都可以使用这些默认设置，如果需要，也可以对不同的文件夹使用不同的设置。稍后我们将讨论如何实现这一点，但现在，让我们看看默认设置。

如何设置自动存档

首先要注意的是，一旦打开AutoArchive，它将每14天运行一次。您可以使用上下箭头或键入数字来更改，并且可以选择1到60天之间的任何值。您可以键入任何两位数，但如果超过60，Outlook将在您单击“确定”时显示错误消息，您必须更改该值才能保存。

下一个选项-“自动存档运行前提示”-让您选择让Outlook在自动存档运行前向您显示提示。此提示允许您查看设置或取消自动存档的运行（如果需要）。

其余的设置与要归档的项目以及归档过程中发生的事情有关。这里的第一个选项-“删除过期项目（仅限于电子邮件文件夹）”-与添加了过期日期的电子邮件相关。这不会影响任务或事件，即使您为这些文件夹启用了自动存档。

其余的设置适用于所有项目，而不仅仅是电子邮件。这意味着日历事件、任务、笔记和日记条目。

假设您保持“存档或删除旧项目”处于打开状态，默认设置是Outlook将超过6个月的项目移动到一个名为“存档”的新的、单独的.pst文件中（默认情况下），并在Outlook的导航窗格中使其可见，以便您可以随时访问存档的项目。您可以将“Clean out items older than”值更改为1天到60个月之间的任何值，选择另一个.pst文件来存档项目，或者选择“永久删除旧项目”

请注意，此删除操作将绕过“已删除邮件”文件夹，您的邮件将从Outlook中完全删除。根据您的设置，您仍然可以在邮件服务器**问它，但您不应该依赖于此。仅当要永久删除项目时才选择此选项。

单击“确定”时，自动存档将打开。从今天开始，它将按照您选择的“run AutoArchive every”值运行（默认为每14天一次）。所以一旦你打开它，你应该期待它运行得很快。在我们的测试中，从打开到收到提示AutoArchive将要运行不到10分钟。默认情况下，自动存档仅在少数文件夹上运行，因此，如果您希望它在特定文件夹上运行，或者希望自定义它在不同文件夹上的运行方式，请继续阅读。

如何打开和自定义不同文件夹的自动存档

启用“自动存档”时，默认情况下它仅对以下文件夹运行：

• 已发送邮件
• 删除的项目
• 压延机
• 任务

如果您希望它在任何其他文件夹上运行，则需要为每个文件夹打开它（或者在您不希望运行它的四个文件夹中的任何一个文件夹上关闭它）。通过右键单击导航窗格中的文件夹并单击“属性”来执行此操作

也可以通过在功能区中选择“文件夹”>“文件夹属性”来访问文件夹属性。（对于导航窗格中未显示的日历和任务等文件夹，这是访问文件夹属性的唯一方法。）还可以选择直接转到“自动存档设置”（AutoArchive Settings），一旦进入文件夹属性，即可为您节省一个步骤。

在“文件夹属性”窗口中，单击“自动存档”选项卡以访问该文件夹的设置。

对于大多数文件夹，“不存档此文件夹中的项目”设置在默认情况下处于启用状态。这意味着当自动存档进程运行时，将忽略该文件夹，并且不会存档其中的任何项目。如果要包含该文件夹，请打开“使用默认设置存档此文件夹中的项目”选项。

或者，如果您希望此文件夹的自动存档设置与默认设置不同，请打开“使用这些设置存档此文件夹”，然后根据您的喜好修改设置。

如果要在任何时候返回所有文件夹以使用默认设置，可以返回“文件”>“选项”>“高级”>“自动存档设置”，然后单击“立即将这些设置应用于所有文件夹”按钮。这将更改所有打开“使用这些设置存档此文件夹”的文件夹，改为打开“使用默认设置存档此文件夹中的项目”。

一旦你有了自动存档的默认设置，以及每个文件夹的设置，按照你想要的方式设置，你就可以离开这个过程，在后台安静地工作，为你腾出空间，防止你的文件夹变得过于臃肿。