メールボックスクリーナーを使用したことがある方は、「自動アーカイブ」ボタンを見たことがあると思いますが、どのように動作し、何をするのかについて懸念があるのではないでしょうか。その機能と使い方を紹介します。

自動アーカイブ」ボタンをクリックすると、Outlookのすべてのフォルダー間で処理が切り替わり、設定した自動アーカイブ規則が適用されます（デフォルトの自動アーカイブ規則は何も実行しないので、ボタンをクリックしても何も起こりませんのでご安心ください）。しかし、古いアイテムを影響のないアーカイブファイルに移動させたい場合は、アーカイブを自動化することで処理を自動化することができます。それでは、設定方法と実行方法について見ていきましょう。

自動アーカイブを有効にする方法

まず、自動アーカイブを開き、その設定を選択する必要があります。ファイル」→「オプション」→「詳細設定」で、「自動アーカイブ設定」ボタンをクリックします。

AutoArchiveを毎回実行する」オプションがオフになっている限り（これがデフォルト）、AutoArchiveは実行されません。

AutoArchive everyを実行する」をオンにすると、すべてのオプションが使用可能になります。

ファイルオプションに設定ウィンドウがあり、その設定を任意のフォルダーに対して手動タスクとして実行できる Folder Cleaner とは異なり、ここに示す Auto Archive 設定はデフォルトの設定です。これらの初期設定は、自動アーカイブがオンになっている各フォルダーに使用することができます。また、必要に応じて、異なるフォルダーに異なる設定を使用することもできます。これを実現する方法については後述しますが、とりあえずデフォルトの設定を見てみましょう。

自動アーカイブの設定方法

まず、AutoArchiveを一度オンにすると、14日ごとに実行されることに注意してください。上下の矢印、または数字を入力することで変更でき、1日～60日の間で任意の値を選択することができます。任意の2桁の数字を入力できますが、60を超える場合は、「OK」をクリックするとOutlookがエラーメッセージを表示し、値を変更して保存する必要があります。

次のオプション、「自動アーカイブの実行前にプロンプトを表示する」では、自動アーカイブの実行前にOutlookにプロンプトを表示させることができます。このプロンプトでは、設定を確認したり、自動アーカイブの実行をキャンセルしたりすることができます（必要な場合）。

残りの設定は、アーカイブする項目とアーカイブ処理中に発生することに関連しています。最初のオプションである「期限切れの項目を削除する（メールフォルダのみ）」は、有効期限が追加されたメールに関連するものです。この場合、これらのフォルダーに対して自動アーカイブを有効にしていても、タスクやイベントには影響しません。

残りの設定は、メールだけでなく、すべてのアイテムに適用されます。これは、カレンダーイベント、タスク、メモ、日記のエントリーを意味します。

古いアイテムのアーカイブまたは削除」を開いたままにしておくと、Outlook は 6 ヶ月以上前のアイテムを「アーカイブ」という新しい別の .pst ファイルに移動し（デフォルトの設定）、それらをOutlookのナビゲーションペインに表示されるので、いつでもアーカイブされたアイテムにアクセスすることができます。"Clean out items older than "の値を1日から60ヶ月の間に変更したり、別の.pstファイルを選択して項目をアーカイブしたり、"Delete old items permanently "を選択したりすることができます。

この削除は、「削除済みメール」フォルダをバイパスし、お客様のメールがOutlookから完全に削除されることにご注意ください。設定によっては、メールサーバー**に問い合わせることも可能ですが、これに頼るべきではありません。項目を完全に削除する場合のみ、このオプションを選択します。

OK」をクリックすると、AutoArchiveが起動します。今日以降は、「AutoArchiveを毎回実行する」で選択した値で実行されます（デフォルトは14日ごと）。ですから、一度電源を入れると、とても速く走ると思ってください。テストでは、開封からAutoArchiveの実行を知らせるアラートが出るまで、10分もかかりませんでした。デフォルトでは、AutoArchive はいくつかのフォルダーでのみ実行されます。特定のフォルダーで実行したい場合、または異なるフォルダーでの実行方法をカスタマイズしたい場合は、続きをお読みください。

異なるフォルダーの自動アーカイブを開き、カスタマイズする方法

Auto Archiveを有効にすると、デフォルトでは以下のフォルダーに対してのみ実行されます。

• 送信された電子メール
• 削除された項目
• カレンダー
• ミッション

他のフォルダで実行したい場合は、各フォルダごとに開く必要があります（実行したくない4つのフォルダでは閉じる）。ナビゲーションペインでフォルダを右クリックし、「プロパティ」をクリックします。

フォルダーのプロパティは、リボンから［フォルダー］→［フォルダーのプロパティ］を選択しても表示されます。(カレンダーやタスクなど、ナビゲーションペインに表示されないフォルダーのプロパティにアクセスする唯一の方法です)。また、直接AutoArchiveの設定に移動するオプションもあり、フォルダのプロパティにアクセスした後のステップを省くことができます。

フォルダのプロパティ]ウィンドウで、[自動アーカイブ]タブをクリックし、このフォルダの設定にアクセスします。

ほとんどのフォルダーで、「このフォルダー内のアイテムをアーカイブしない」設定がデフォルトで有効になっています。これは、自動アーカイブ処理が実行されたときに、このフォルダが無視され、その中のアイテムがアーカイブされないことを意味します。このフォルダを含めるには、「デフォルト設定を使用してこのフォルダのアイテムをアーカイブする」オプションをオンにします。

また、このフォルダーをデフォルトとは異なる設定で自動的にアーカイブしたい場合は、「このフォルダーをこれらの設定でアーカイブする」を開き、お好みの設定に変更してください。

いつでもすべてのフォルダーに戻り、初期設定を使用するには、「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」→「オートアーカイブの設定 "をクリックし、"今すぐすべてのフォルダにこれらの設定を適用する "ボタンをクリックします。これにより、「このフォルダをこれらの設定でアーカイブする」がオンになっているすべてのフォルダが、「このフォルダのアイテムをデフォルトの設定でアーカイブする」に変更されます。

自動アーカイブの初期設定と、各フォルダの設定が完了したら、あとはバックグラウンドで静かに作業を進め、空き容量を確保し、フォルダの容量オーバーを防ぎます。