outlook中的自動存檔是什麼？它是如何工作的？
如果您使用過郵箱清理工具，那麼您會看到“自動存檔”按鈕，但您可能會對它的工作方式和功能有所顧慮。下面是它的功能和使用方法。
單擊“自動存檔”按鈕會導致程序在Outlook中的所有資料夾中來回切換，並應用您設定的任何自動存檔規則（不要擔心，預設的自動存檔規則是不執行任何操作，因此單擊該按鈕不會造成任何傷害）。但是，如果您想將舊專案移動到不受影響的歸檔檔案中，則可以透過自動歸檔來實現該過程的自動化。我們來看看如何設定和執行它。
如何開啟自動存檔
首先，您需要開啟自動存檔並選擇其設定。轉到“檔案”>“選項”>“高階”，然後單擊“自動存檔設定”按鈕。
只要“Run AutoArchive every”選項被關閉（這是預設值），AutoArchive就永遠不會執行。
開啟“Run AutoArchive every”選項後，所有選項現在都可用。
與資料夾清理不同，資料夾清理在“檔案選項”中有一個設定視窗，然後允許您將這些設定作為手動任務對任何資料夾執行，此處顯示的自動存檔設定是預設設定。每個開啟自動存檔的資料夾都可以使用這些預設設定，如果需要，也可以對不同的資料夾使用不同的設定。稍後我們將討論如何實現這一點，但現在，讓我們看看預設設定。
如何設定自動存檔
首先要注意的是，一旦開啟AutoArchive，它將每14天執行一次。您可以使用上下箭頭或鍵入數字來更改，並且可以選擇1到60天之間的任何值。您可以鍵入任何兩位數，但如果超過60，Outlook將在您單擊“確定”時顯示錯誤訊息，您必須更改該值才能儲存。
下一個選項-“自動存檔執行前提示”-讓您選擇讓Outlook在自動存檔執行前向您顯示提示。此提示允許您檢視設定或取消自動存檔的執行（如果需要）。
其餘的設定與要歸檔的專案以及歸檔過程中發生的事情有關。這裡的第一個選項-“刪除過期專案（僅限於電子郵件資料夾）”-與添加了過期日期的電子郵件相關。這不會影響任務或事件，即使您為這些資料夾啟用了自動存檔。
其餘的設定適用於所有專案，而不僅僅是電子郵件。這意味著日曆事件、任務、筆記和日記條目。
假設您保持“存檔或刪除舊專案”處於開啟狀態，預設設定是Outlook將超過6個月的專案移動到一個名為“存檔”的新的、單獨的.pst檔案中（預設情況下），並在Outlook的導航窗格中使其可見，以便您可以隨時訪問存檔的專案。您可以將“Clean out items older than”值更改為1天到60個月之間的任何值，選擇另一個.pst檔案來存檔專案，或者選擇“永久刪除舊專案”
請注意，此刪除操作將繞過“已刪除郵件”資料夾，您的郵件將從Outlook中完全刪除。根據您的設定，您仍然可以在郵件伺服器**問它，但您不應該依賴於此。僅當要永久刪除專案時才選擇此選項。
單擊“確定”時，自動存檔將開啟。從今天開始，它將按照您選擇的“run AutoArchive every”值執行（預設為每14天一次）。所以一旦你開啟它，你應該期待它執行得很快。在我們的測試中，從開啟到收到提示AutoArchive將要執行不到10分鐘。預設情況下，自動存檔僅在少數資料夾上執行，因此，如果您希望它在特定資料夾上執行，或者希望自定義它在不同資料夾上的執行方式，請繼續閱讀。
如何開啟和自定義不同資料夾的自動存檔
啟用“自動存檔”時，預設情況下它僅對以下資料夾執行：
- 已傳送郵件
- 刪除的專案
- 壓延機
- 任務
如果您希望它在任何其他資料夾上執行，則需要為每個資料夾開啟它（或者在您不希望執行它的四個資料夾中的任何一個資料夾上關閉它）。透過右鍵單擊導航窗格中的資料夾並單擊“屬性”來執行此操作
也可以透過在功能區中選擇“資料夾”>“資料夾屬性”來訪問資料夾屬性。（對於導航窗格中未顯示的日曆和任務等資料夾，這是訪問資料夾屬性的唯一方法。）還可以選擇直接轉到“自動存檔設定”（AutoArchive Settings），一旦進入資料夾屬性，即可為您節省一個步驟。
在“資料夾屬性”視窗中，單擊“自動存檔”選項卡以訪問該資料夾的設定。
對於大多數資料夾，“不存檔此資料夾中的專案”設定在預設情況下處於啟用狀態。這意味著當自動存檔程序執行時，將忽略該資料夾，並且不會存檔其中的任何專案。如果要包含該資料夾，請開啟“使用預設設定存檔此資料夾中的專案”選項。
或者，如果您希望此資料夾的自動存檔設定與預設設定不同，請開啟“使用這些設定存檔此資料夾”，然後根據您的喜好修改設定。
如果要在任何時候返回所有資料夾以使用預設設定，可以返回“檔案”>“選項”>“高階”>“自動存檔設定”，然後單擊“立即將這些設定應用於所有資料夾”按鈕。這將更改所有開啟“使用這些設定存檔此資料夾”的資料夾，改為開啟“使用預設設定存檔此資料夾中的專案”。
一旦你有了自動存檔的預設設定，以及每個資料夾的設定，按照你想要的方式設定，你就可以離開這個過程，在後臺安靜地工作，為你騰出空間，防止你的資料夾變得過於臃腫。
- 發表於 2021-04-04 05:37
- 閱讀 ( 46 )
- 分類：網際網路
你可能感興趣的文章
5個新的高效gmail應用程式和擴充套件你應該試試
... 例如，當您滑動以檢視新郵件時，每條郵件都會自動存檔。請記住，歸檔是您實現收件箱零的方式。對於任何電子郵件，你想參考讓“星”它新增到您的收藏夾。 ...
如何將所有舊郵件歸檔到gmail中，並將收件箱歸零
... 我希望每次談話都能向別人收費。很多人不知道Gmail或Outlook等電子郵件服務中的存檔功能。有些人知道它的存在，但不知道它的作用。 ...
如何在windows中自動儲存工作
... 這裡的例外是Outlook，它有一個自動儲存功能。撰寫電子郵件時，您可以設定郵件副本的儲存時間。這是完美的，當你正在寫一封電子郵件，並分心。你可以安全地知道你的資訊是安全...
如何在outlook中存檔電子郵件
...電子郵件是保持收件箱整潔的最好方法之一。如果您想在Outlook中執行此操作，那麼您很幸運。outlookforweb和outlookfordesktop都可以讓您輕鬆地存檔電子郵件。 ...
如何在microsoft outlook中備份和還原電子郵件
...即使是它們也有儲存限制。以下是如何備份您的Microsoft Outlook電子郵件，並在您再次需要這些郵件時進行恢復。 如何在microsoft outlook中進行備份 在Microsoft Outlook中進行備份非常簡單。備份儲存在PST（個人儲存表）檔案中，可以...
使用outlook online中的內建掃描功能清除不需要的電子郵件
Outlook在電子郵件客戶機中內建了一些有用的工具，如雜物、會話清理和重點收件箱，幫助保持收件箱整潔。outlookonline包含一個名為Sweep的功能，這是一個使用簡單規則刪除或移動電子郵件的工具。下面是它的工作原理。 Sweep是...
如何快速將電子郵件轉化為任務
...端，Gmail可能是你最好的選擇。 對於Windows桌面客戶機，Outlook勝出了。Thunderbird確實有一些內建的任務管理功能，它們還不錯，但Outlook更為靈活，允許您連線到無數第三方應用程式。如果由於某種原因不能使用Outlook，Thunderbird是...
忘記收件箱零：用俄亥俄州來分類你的電子郵件代替
...子郵件），而且會佔用你的儲存空間（如果你在**中使用Outlook或Apple郵件應用程式，這是一個特別的問題）。 底線是：把你所有的郵件都放在收件箱裡是沒有意義的，有很多理由不這麼做。“只處理一次”是一個系統，它鼓勵你...
如何在outlook中為電子郵件新增過期日期（以及它們的用途）
Outlook允許您在傳送或接收的電子郵件中新增過期日期。過期日期過後，電子郵件將以不同格式顯示，您可以使用Outlook的內建工具自動管理過期電子郵件。 過期日期只適用於電子郵件，而不適用於日曆事件或任務，因為這些專...
如何使用郵箱清理清除outlook資料夾中的垃圾
Outlook中的郵箱清理是一組用於清除郵箱垃圾的工具。您可以使用它來檢視郵箱的大小，按大小和日期自動清除郵件，並執行其他一些功能。讓我們看一下。 相關報道：Windows10中的磁碟清理正在消失，我們已經錯過了 首先，你...
