如何使用郵箱清理清除outlook資料夾中的垃圾

Outlook中的郵箱清理是一組用於清除郵箱垃圾的工具。您可以使用它來檢視郵箱的大小，按大小和日期自動清除郵件，並執行其他一些功能。讓我們看一下。...

Outlook中的郵箱清理是一組用於清除郵箱垃圾的工具。您可以使用它來檢視郵箱的大小，按大小和日期自動清除郵件，並執行其他一些功能。讓我們看一下。

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首先，你需要開啟工具。轉到“檔案”>“工具”，然後單擊“郵箱清理”。

有一些工具可用，我們將從檢視郵箱中的資料量開始。

檢視郵箱大小

您的Outlook郵箱由資料夾、收件箱、已傳送郵件、存檔等組成，瞭解資料夾的大小有助於您檢視所有電子郵件的位置。要查詢，請單擊“檢視郵箱大小”

這將開啟“資料夾大小”視窗，其中顯示每個資料夾的大小。預設情況下，它會在本地資料選項卡中開啟。本地資料是儲存在計算機.pst中的資料和.ost資料夾。

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列顯示資料夾的名稱、大小和總大小（包括所有子資料夾的大小）。這個檢視最好的部分是，它向您顯示您通常不考慮的資料夾，如日曆。如果你有幾年的約會和會議請求，你可以很容易地在日曆中有一個相當大的千位元組塊，你可以透過刪除舊事件來清理它。

如果要檢視郵件伺服器上資料夾的大小，請單擊“伺服器資料”選項卡。第一次開啟此選項卡時，可能需要一段時間才能填充資料。這是因為Outlook正在聯絡Exchange伺服器，詢問檔案中的資料（這是動態計算的），然後下載並顯示結果。

以後每次開啟此選項卡時，資料檢索都會快得多，因為Exchange只需執行差異分析，而且大多數資料夾的大小變化不大。載入選項卡後，您將看到Exchange伺服器上的資料夾大小。這可能與“本地資料”選項卡中的大小不同，因為Outlook不一定會將所有郵件下載到您的計算機上。

例如，在“我的本地資料”選項卡上，存檔資料夾的總大小為116805 kb，但在“伺服器資料”選項卡上，總大小為363399 kb—相差246594 kb（265 MB）。有很多郵件在本地資料中看不到。怎麼回事？

預設情況下，Outlook只在本地客戶端上保留一定數量的郵件，以確保電子郵件不會佔用太多空間。在硬碟超過64gb的電腦上（這是目前大多數電腦的硬碟），Outlook只能在你的電腦上儲存去年的電子郵件。舊郵件儲存在電子郵件伺服器上，您可以訪問它們。你可以下載舊的郵件，如果你想的話可以修改預設值。請記住，您可以更改預設值，這樣它也可以下載較少的郵件，因此，如果您正在努力爭取空間，您可能需要將預設值從1年更改為6個月（或更短）。

（注意：這隻影響使用Microsoft Exchange伺服器的帳戶，如Hotmail，live.com網站、O365和一些公司帳戶。如果您使用Outlook下載來自其他提供商（如Google或Yahoo）的郵件，則會忽略此設定並下載所有郵件。）

現在您已經知道資料夾中包含了多少資料，可以確定清理哪些資料的優先順序。

搜尋舊郵件或大郵件

如果你有很多不同資料夾的郵件，你可以在整個郵箱中搜索舊的或更大的郵件。

如果您想查詢帶有大附件的郵件，可以刪除這些郵件，也可以將它們從Outlook移動到硬碟或雲服務，那麼這非常有用。例如，如果要查詢所有超過5 MB的郵件，可以將“查詢大於”欄位改為5000 kb，然後單擊“查詢”按鈕。

標準的Outlook搜尋面板返回的郵件列表至少為5mb。

這些結果只會返回電子郵件，但是如果您想撒網，可以將“Look”欄位更改為任何特定型別的檔案。

從搜尋結果中，您可以開啟每個電子郵件並刪除它們或刪除附件。如果需要儲存附件，請不要忘記在刪除或刪除附件之前儲存附件。

啟動自動存檔

您可以為Outlook中的每個資料夾設定自動存檔引數，這是我們在更廣泛地瞭解如何保持Outlook平穩執行時所討論的內容。如果已經設定了自動存檔規則，則可以透過單擊“自動存檔”按鈕在郵箱清理中啟動這些規則。

此過程會在Outlook中的所有資料夾中切換，並應用您設定的所有自動存檔規則。如果您沒有設定任何設定，那麼您可能會擔心意外按下此按鈕，但不要擔心預設的自動存檔規則是什麼也不做。

檢視並清空已刪除的專案

如果您希望透過將郵件移動到“已刪除郵件”資料夾來“軟刪除”郵件，並且很少清空郵件，則此選項適合您。

注意：有些人喜歡使用他們的“已刪除郵件”資料夾作為一種存檔，在那裡扔東西，從來沒有清空資料夾。這不是一個好主意，因為有很多方法可以讓你太容易清空“已刪除郵件”資料夾。相反，如果您需要保留郵件，請設定一個存檔！

單擊“檢視已刪除郵件大小”檢視已刪除郵件佔用的空間，然後深呼吸並單擊“清空”

這將從“已刪除郵件”資料夾中刪除所有郵件。如果這讓你害怕，那就先花點時間把任何重要的郵件轉移到你的檔案中，但你真的應該定期清空你刪除的郵件，不要把它當作檔案。

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檢視和刪除衝突郵件

郵箱清理的最後一個選項是刪除衝突郵件。Outlook認為這些電子郵件與現有電子郵件衝突，因為它們的標題資訊相同。通常這是因為與Exchange伺服器的臨時同步問題，您應該能夠毫無問題地刪除這些電子郵件。若要檢視衝突資料夾中是否有任何電子郵件，請單擊“檢視衝突大小”按鈕以檢視資料夾大小視窗的篩選版本。