Outlookのメールボックスクリーンアップは、メールボックスのジャンクを削除するためのツールセットです。メールボックスのサイズを表示したり、サイズや日付ごとにメッセージを自動的に消去したり、さまざまな機能を利用することができます。見てみよう。

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まず、「ツール」を開きます。「ファイル」→「ツール」の順にクリックし、「メールボックスのクリーンアップ」をクリックします。

様々なツールがありますが、まずはメールボックスのデータ量から見ていきます。

メールボックスサイズを見る

Outlookのメールボックスは、フォルダ、受信トレイ、送信済みメッセージ、アーカイブなどで構成されています。フォルダのサイズを知ることで、すべてのメールがどこにあるのかを確認するのに役立ちます。見つけるには、"メールボックスのサイズを見る "をクリックします。

すると、各フォルダーのサイズを表示する「フォルダーサイズ」ウィンドウが表示されます。デフォルトでは、「ローカルデータ」タブで開きます。ローカルデータとは、computer.pstと.ostフォルダーに保存されているデータのことです。

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列には、フォルダーの名前、サイズ、合計サイズ（すべてのサブフォルダーのサイズを含む）が表示されます。この表示の良いところは、カレンダーなど普段意識しないフォルダーが表示されることです。数年分の予定や会議の依頼があると、カレンダーにかなり大きなキロバイトブロックができやすく、古いイベントを削除することできれいにすることができます。

メールサーバーのフォルダーサイズを表示するには、「サーバーデータ」タブをクリックします。最初にこのタブを開いたとき、データが入力されるまでしばらく時間がかかることがあります。これは、OutlookがExchangeサーバーに問い合わせ、ファイル内のデータ（動的に計算される）を要求し、その結果をダウンロードして表示しているためです。

今後このタブを開くたびに、Exchangeは分散分析を行うだけでよく、ほとんどのフォルダーのサイズはあまり変わらないため、データ検索はより高速になります。タブが読み込まれると、Exchangeサーバー上のフォルダーのサイズが表示されます。Outlookは必ずしもすべてのメールをコンピュータにダウンロードするわけではないので、これはローカルデータタブと同じサイズではないかもしれません。

例えば、「マイローカルデータ」タブでは、アーカイブフォルダの合計サイズが116805kbですが、「サーバーデータ」タブでは、合計サイズが363399kbとなり、以下のような違いが生じます。246594 kb (265 MB)。ローカルデータでは見えないメッセージもたくさんあります。何が起きているのでしょうか？

デフォルトでは、Outlookはローカルクライアントに一定数のメールしか保持しないため、メールの容量が大きくなりすぎることはありません。64gb以上のハードディスクを搭載したパソコン（最近はほとんどのパソコンがそうです）では、Outlookは去年からのメールしか保存できません。古いメールはメールサーバーに保存され、アクセスすることができます。ご希望により、古いメールをダウンロードし、デフォルトを変更することができます。デフォルトを変更することで、ダウンロードするメールの数を減らすこともできますので、容量に余裕がない場合は、デフォルトを1年から6ヶ月（またはそれ以下）に変更する必要があることを忘れないでください。

(注) Hotmail、live.comサイト、O365、一部の企業アカウントなど、Microsoft Exchangeサーバーを使用しているアカウントにのみ影響します。Outlookを使用してGoogleやYahooなどの他のプロバイダーからメールをダウンロードする場合、この設定は無視され、すべてのメールがダウンロードされます)。

フォルダ内にどれだけのデータが含まれているかがわかったので、どのデータをクリーンアップするか優先順位をつけることができます。

古いメールやサイズの大きいメールの検索

異なるフォルダーにたくさんのメールがある場合、メールボックス全体で古いメールや大きなメールを検索することができます。

削除したり、Outlookからハードディスクやクラウドサービスに移動したりできる大きな添付ファイルを持つメールを探したい場合に便利です。例えば、5MB以上のメールをすべて検索するには、「それより大きいものを検索」の欄を5000kbに変更して「検索」ボタンをクリックします。

Outlookの標準の検索パネルでは、5mb以上のメールの一覧が返されます。

この結果は電子メールのみを返しますが、網をかけたい場合は、「Look」フィールドを任意の特定のタイプのファイルに変更することができます。

検索結果から、各メールを開いて削除したり、添付ファイルを削除したりすることができます。添付ファイルを保存する必要がある場合は、削除・消去する前に保存することを忘れないでください。

自動アーカイブの開始

Outlookの各フォルダに自動アーカイブのパラメータを設定することができます。これは、Outlookをスムーズに動作させる方法についての幅広い考察で述べたことです。自動アーカイブのルールを設定した場合、［メールボックスのクリーンアップ］で［自動アーカイブ］ボタンをクリックすると、そのルールを有効にすることができます。

この処理により、Outlookのすべてのフォルダーが切り替わり、設定したすべての自動アーカイブのルールが適用されます。何も設定していない場合、誤ってこのボタンを押してしまわないか心配になるかもしれませんが、デフォルトの自動アーカイブのルールは何もしませんので、ご安心ください。

削除されたアイテムの表示と消去

このオプションは、メッセージを「削除済みメッセージ」フォルダに移動することで「ソフト削除」し、ほとんど空にしない場合に適しています。

注：削除済みメールフォルダをアーカイブのように使用し、そこに何かを放り込み、決してフォルダを空にしないことを好む人がいます。削除済みメール」フォルダを簡単に空にしてしまう方法がたくさんあるからです。その代わり、メールを保存する必要がある場合は、アーカイブを設定しましょう

削除されたメッセージのサイズを表示 "をクリックすると、削除されたメッセージによって占有されている容量を確認できます。その後、深呼吸をして、"空 "をクリックします

削除済みメール」フォルダーからすべてのメールが削除されます。しかし、削除したメールは定期的に空にし、アーカイブとして扱わないようにしましょう。

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競合するメールの表示と削除

メールボックスのクリーンアップの最後のオプションは、既存のメールと同じヘッダー情報を持つためにOutlookが競合していると見なす、競合するメールを削除することです。これは通常、Exchangeサーバーとの一時的な同期の問題によるもので、問題なくこれらのメールを削除することができるはずです。競合フォルダにメールがあるかどうかを確認するには、「競合サイズの表示」ボタンをクリックすると、フィルタリングされたバージョンのフォルダサイズウィンドウが表示されます。

メールがある場合は、「フォルダサイズ」ウィンドウを閉じ、「メールボックスのクリーンアップ」ウィンドウの「削除」ボタンをクリックします。

特に派手さはないですが、効果的で便利なものです。