初學者：如何在outlook 2013中維護、存檔和備份資料
今天，我們將討論“無聊”的前景。維護和安全，例如，透過備份和歸檔來維護和保護Outlook 2013資料檔案（其中包含所有重要資料）。
到目前為止，如果您一直在使用Outlook撰寫和傳送電子郵件，並且花時間將G-mail聯絡人匯入通訊簿，或者您甚至正在使用Outlook通訊簿，則意味著您有大量需要保護的資料。
類似地，您可能也花費了大量的時間和精力建立日曆，新增任務和待辦事項列表，甚至可能有一大堆要儲存的筆記。
所有這一切歸結為確保您至少偶爾備份您的資料檔案，因為正如我們任何人都可以證明的那樣，丟失所有資料並重新開始是相當令人沮喪和沮喪的。
郵件控制面板
首先，讓我們快速檢視一下Windows中的郵件控制面板。
如圖所示，您可以訪問Outlook設定的三個關鍵區域。也就是說，單擊“電子郵件帳戶…”或“資料檔案…”按鈕將在相應的選項卡上開啟相同的視窗。
在下面的螢幕截圖中，我們看到了“電子郵件”選項卡，它允許您對電子郵件帳戶執行操作，例如修復或更改它們。您還可以檢視每個帳戶的資料儲存位置。
如果要直接影響這些資料檔案，則需要單擊“資料檔案”選項卡。你可以在這裡做一些方便的事情。
例如，您可以單擊“開啟檔案位置”按鈕檢視資料檔案的位置。這很方便，因為您需要知道它們在哪裡，以防您需要掃描和修復它們（將在下一節中討論）。
還有一個很酷的功能，你可以從帳戶設定視窗使用。如果您的資料檔案變得非常龐大，並且佔用了大量磁碟空間（有些人會收集大量的舊電子郵件），那麼您可以對其進行壓縮。
單擊“資料檔案”選項卡上的“設定”按鈕，然後單擊“立即壓縮”以減小Outlook資料檔案的大小。
郵件控制面板是維護資料檔案和配置檔案的可靠方法，但它不是唯一的方法，而且Outlook應用程式還允許您管理郵箱。在演示如何修復資料檔案之後，我們將立即向您展示這些控制元件。
執行pst維護工具
如果您現在還沒有注意到，Outlook資料儲存在一個.PST或.OST檔案中，大多數情況下，這並沒有什麼問題。
不幸的是，有時您的資料會被破壞，這與說它是壞的或無法恢復是兩碼事，您只需要執行附帶的收件箱修復工具。收件箱修復工具或“ScanPST”將掃描並修復您的個人資料夾檔案，在備份損壞的.PST或.OST檔案時驗證並更正任何錯誤，以防在恢復過程中出錯。
ScanPST工具可以在Outlook的安裝資料夾中找到，通常是C:\Program Files\Microsoft Office\Office15。找到它後，雙擊ScanPST實用程式以啟動它。
您需要做的第一件事是瀏覽到.PST或.OST檔案所在的位置。在下面的螢幕截圖中，您可以看到它們在我們的計算機上的位置。我們選擇一個，然後點選“開啟”
如果ScanPST工具發現任何錯誤，它會通知您並提供修復。單擊標題恰當的按鈕啟動所述修復。
完成後，ScanPST工具將告訴您Outlook檔案已成功修復。
您可以根據需要關閉工具或對任何其他資料檔案重複此過程。
自動存檔資料
讓我們用一些關於如何最好地歸檔和備份資料的重要資訊來結束這一切。我們首先要討論的是您的自動存檔選項。首先，單擊功能區上的“檔案”選項卡，以便看到以下螢幕。
請注意，您可以透過單擊“新增帳戶”按鈕上方的下拉選單來選擇要參加的帳戶（如果適用）。
讓我們單擊“清理工具”按鈕，然後從選項中選擇“郵箱清理”。下面是您將看到的選擇。這裡的一切都致力於削減收件箱中的脂肪和歸檔舊郵件。
單擊“自動存檔”按鈕意味著Outlook將自動存檔任何已配置為自動存檔的郵件資料夾。要設定自動存檔選項，您需要右鍵單擊郵件資料夾並選擇“自動存檔”選項卡。
這裡我們看到一個典型的郵件資料夾屬性視窗。“自動存檔”選項卡將允許您調整資料夾的自動存檔方式。注意，在這個螢幕截圖中，我們將資料夾配置為根據其自己的計劃和操作自動存檔。
您還可以根據Outlook的總體預設自動存檔設定將資料夾分配給自動存檔。如果您將資料夾設定為預設設定，然後單擊“預設存檔設定…”，您將看到以下對話方塊（因為它們是“預設”，所以您在此處設定的任何更改都將應用於配置為預設自動存檔的每個資料夾）。
別忘了，開啟選項並單擊“高階”標題也可以找到這些設定。
現在讓我們繼續手動歸檔資料。
手動存檔資料
簡單地說，如果您不想使用自動存檔，或者您想自己簡化存檔過程，請返回“帳戶資訊”螢幕上的清理工具，然後單擊並選擇“存檔”以開啟以下對話方塊。
很簡單，您只需選擇要存檔的資料夾，選擇存檔專案的日期，然後選擇要儲存存檔的資料夾。就這樣，你完了！
備份和還原outlook資料檔案
備份Outlook資料檔案就像將.OST或.PST檔案複製到其他硬碟驅動器、雲伺服器、thumb驅動器或其他儲存介質一樣簡單。你記得怎麼定位你的資料檔案嗎？
開啟郵件控制面板，點選“資料檔案”按鈕。單擊“開啟檔案位置…”，然後可以備份資料檔案。
另一方面，您可以將資料檔案永久地重新定位到雲位置，例如OneDrive或Dropbox資料夾，從而確保Outlook資料始終得到技術備份。
要還原備份的資料檔案，請返回“檔案”選項卡並選擇“開啟Outlook資料檔案”
在下面的螢幕截圖中，檔案資源管理器會自動開啟到我們的歸檔檔案，但您顯然可以瀏覽到資料檔案所在的任何位置。
選擇所需的檔案，然後單擊“開啟”，以便可以訪問儲存在檔案中的資料。一旦恢復，您將能夠像平常一樣瀏覽和檢視專案。
如果不再需要訪問備份的資料檔案，只需右鍵單擊最上面的資料夾並選擇“關閉”選項。
備份和恢復資料檔案很大程度上是一項手動活動，但如果您經常將資料夾設定為自動存檔，並將它們存檔到雲資料夾之類的位置，那麼您在那裡會有一些安全性。
但是，確保不丟失任何資料的最佳方法是定期備份資料檔案。有什麼要補充的嗎？請在我們的論壇上告訴我們。一如既往，我們期待您的反饋。
- 發表於 2021-04-11 02:04
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- 分類：網際網路
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