除非你過著沒有責任感的生活，否則太陽很可能會升起，落在你的日曆上。如果你不知道每天都在發生什麼，你會很快發現自己迷失在一個迷宮中，錯過約會和驚喜會議。

我們來討論一下Outlook的日曆，因為在電子郵件之外（有時甚至更多），組織和生產依賴於管理事件和完成任務的能力。Outlook沉著冷靜地做的事情之一，也許比大多數其他應用程式都好，就是日曆。在建立、修改和共享事件方面，Outlook的日曆功能首屈一指。

本文將主要關注簡單的東西。我們將向您展示如何建立和管理日曆、新增約會和會議，以及如何在通訊簿中與其他人共享它們，以便於協作。完成後，我們將向您展示，除了使用Outlook處理電子郵件、聯絡人和通訊簿等基本功能外，您還可以將日曆融入繁忙的生活，改善您的家庭或小型辦公室。

日曆基礎知識

無論何時使用Outlook，都可以使用它的日曆功能。即使您沒有設定電子郵件帳戶，您仍然可以使用Outlook的其他功能。不過，如果你能充分利用日曆的協作功能，它的效果最好，因此使用電子郵件帳戶可以確保你能夠傳送會議邀請和接收與會者通知。

不管怎樣，這是您的基本日曆，即與預設Outlook配置檔案關聯的預設日曆。這是每月檢視，但您可以使用“排列”選項卡上的函式更改檢視。

例如，下面是“工作周”檢視（相對於“整週”檢視）。它非常簡單，有天氣（你可以把它設定到你的城鎮），還有一個搜尋框。如果您有任何會議或約會，您將在此處看到它們，您可以透過分別單擊日曆邊緣的“上一次約會”或“下一次約會”按鈕，跳到上一週或下一週。

讓我們繼續討論如何更改日曆的排列方式，以更好地滿足您的特定需要。

彎曲日曆的肌肉

你可以做很多事情來改變日曆的排列和外觀。如果您檢視下面的“檢視”選項卡，您將看到一整套樣式，您可以將這些樣式用於適合您的組織需要的日曆。

檢視以下日曆。我們對它的外觀做了一些小改動。首先，你可以改變顏色，這是一個微妙的，但很好的觸控。

“檢視”選項卡允許您新增幾個其他檢視以突出所處的模式。例如，有一個待辦事項欄，它允許您將日曆、人員和任務新增到右側的列中（見上文）。此待辦事項欄可根據您所處的模式進行自定義，因此即使您已啟用了任務和日曆（如上面的螢幕截圖所示），如果您切換到收件箱，也需要重新啟用待辦事項欄。

在每種模式下使用檢視選項卡都是一個好主意，因為它們並不完全相同。例如，閱讀窗格在日曆檢視中沒有多大用處，但它絕對是收件箱的一個很好的補充。

類似地，檢查啟用了每日任務檢視的每日日曆檢視。您可以在這裡看到您的日曆與您的到期任務如下。

在下一篇文章中，我們將更多地討論任務，但現在讓我們關注您可能想了解的有關約會和會議的所有資訊。

新增約會和會議

讓我們看看如何安排約會和會議。在下面的例子中，我們正在組織一個披薩聚會。當然，主題是約會的性質，雖然披薩派對不一定是“約會”，但你明白了。然後您可以新增其他細節，例如比薩餅聚會的地點、開始和結束時間。

有很大的空間（技術上不受限制）來為活動添加註釋、說明或說明。當然，如果你沒有其他人在場，那就不算什麼聚會了。所以我們需要邀請一些與會者。一旦你邀請了人，就不再是約會了。相反，Outlook將其更改為會議。在下面的螢幕截圖中，我們看到了新的預約會議。

您可以手動輸入姓名，或單擊“收件人”按鈕從通訊簿中新增與會者。如果您還沒有設定通訊簿，我們可以告訴您如何新增和管理聯絡人以及從其他來源（如Gmail）導**系人。

您可以直接切入主題，只需從功能區的“主頁”選項卡中單擊“新建會議”。當您邀請與會者時，您可以選擇請求進一步的響應選項。

如果你要求回覆（而不是簡單地把這個詞放出來，然後留在那裡），那麼被邀請者將有機會回覆。請注意，這在Microsoft產品（如Outlook.com電子郵件帳戶，您可以直接在郵件中獲得響應選項。

在Gmail中，你可以用幾乎相同的方式處理邀請。無論您如何響應，它都將被髮送到事件組織者並自動新增到他們的Outlook中。

既然我們已經明確了約會和會議，我們將繼續修改和取消它們，因為改變是不可避免的，有時我們最好的計劃會落空。

修改或取消會議並跟蹤響應

出了點事，我們得把披薩聚會改到星期六晚上。這對我們來說不是問題，但是我們的與會者呢？好吧，他們的計劃完全取決於他們，但Outlook至少可以讓他們很容易地對變化保持警覺。

要修改會議並通知與會者，請首先從Outlook日曆中開啟事件並進行所需的更改。在這種情況下，我們只是把會議推遲一天。請注意，您可以單擊“傳送更新”，您的被邀請者將在更改時得到更新。

此時，如果任何與會者以前接受過您的邀請，他們將需要重新接受邀請。

現在也許是展示如何跟蹤會議進度的好時機。單擊“跟蹤”按鈕，從這裡可以看到會議的進度。現在，只有一個被邀請者接受了，所以這個星期六可能不是個好時間。

哦，又出了點事，我們得取消會議。只需點選“取消會議”按鈕。你的邀請現在會改變，你會得到一個“傳送取消”按鈕，點選併發出壞訊息。

很簡單，您以前的受邀者將收到一封更新的電子郵件，活動將從您的Outlook日曆中刪除。

事件

輸入並儲存您的約會和會議後，您將在日曆上看到它。當你把滑鼠懸停在上面，你會看到相關的細節。在這一點上，如果一切都是好的，你可以離開它，並轉移到其他事情。

但是，如果要更改或刪除它，可以透過雙擊它或使用功能區上的相應操作開啟它，這裡是“開啟”按鈕。

也可以從右鍵單擊關聯選單訪問許多相同的功能區控制元件。

在會議或約會開啟的情況下，請注意“選項”選項卡，該選項卡將允許您更改某些更改，例如更改狀態（忙、暫定、不在辦公室等）、設定提醒、更改時區，最後將事件設定為定期事件。

經常性的事件是很常見的，比如周例會或季度財報事件，或者只是和朋友共進午餐，所以最好知道如何設定它們。正如你從截圖上看到的，這應該很容易解決。您可以設定約會的時間、模式，當然還可以設定重複發生的範圍或時間。

您可以在下圖中看到，我們為每週一下午1:00設定了一個重複事件，該事件將無限期地持續下去。

重要的是要記住，雖然會議和約會確實有幾個關鍵的區別，但它們的外觀和修改方式仍然相同，因此您看到的所有約會選項對於會議都是相同的。

將檔案或文件附加到日曆項

假設你已經預約了，比如帶你的寵物去看獸醫，或者給它換油，在任何一種情況下，你都有一個檔案或者圖片要附在上面，這樣你就不會忘記。

在下面的例子中，我們終於換油了，我們有了一張優惠券。您可以列印優惠券並嘗試事先記住它，或者您可以簡單地將它附加到約會中，這樣當Outlook提醒您時，優惠券就在那裡，這樣您就可以在思考時列印它。

為此，您需要單擊“附加檔案”，然後瀏覽到儲存該檔案的位置。可以按原樣**檔案，將其內聯貼上為文字，也可以將檔案位置作為超連結**。在本例中，我們只需按原樣附加PDF。

當然，如果您需要共享商務會議的文件、向學生髮送學習資料，或者在需要補充資訊的情況下，這將是一個非常有用的功能。

管理和共享日曆

管理日曆可以讓你完成兩件事。您可以從各種來源開啟日曆，還可以建立和儲存日曆組。

如果單擊“開啟日曆”按鈕，可以從多個來源（包括Internet）建立日曆，也可以建立空白日曆。建立一個空白日曆的一個好處是，你可以讓你的工作和家庭生活分開。

在下面的螢幕截圖中，您會看到已經建立了多個日曆，我們還為工作建立了一個特殊組。實際上，您可以將事件從一個日曆拖到另一個日曆；您可以看到，在我們選擇要顯示的兩個日曆中，每週會議的條目是如何顯示的。

能夠跨日曆拖動事件意味著，如果您花時間新增約會或會議，如果您以後決定需要將其放在不同的日曆上，則不需要重新建立事件。

最後，您可以共享日曆，這應該是相當不言自明的，不過值得注意的是，您可以透過電子郵件傳送日曆。我們在上一篇文章中簡要介紹了這一點，這只是實現它的另一種方法。在下面的螢幕截圖中，您可以看到使用此選項時會發生什麼。

您可以指定共享的日曆、日期範圍（從一天到整個日曆）、要共享的詳細資訊級別（簡單可用性、有限詳細資訊和完整詳細資訊），然後可以使用一些高階選項。

以這種方式共享意味著您可以快速、輕鬆、無縫地向其他Outlook使用者分發日曆資訊，並整合傳送給您的日曆。

日曆選項

有相當多的日曆選項可供排序（儘管沒有電子郵件那麼多）。其中大多數選項旨在配置日曆，以便更有效地滿足您的專業和個人需求。

例如，您可以更改工作時間和工作周、新增假日、更改時區、設定預設顏色，甚至可以在華氏度和攝氏度之間進行選擇。在你空閒的時候用你自己的方式來解決這些問題，並嘗試最適合你的方法。

Outlook中的日曆功能是一流的，如果您在具有中央Exchange伺服器的組織中工作，那麼您可能熟悉如何在共享日曆上進行協作、檢視事件等。所有這些都可以在您自己的本地Outlook安裝中無縫工作，以增加功能和方便性。

在家裡，在同一個程式中有這麼多功能的日曆真是太好了。無需從電子郵件應用程式切換到日曆應用程式，只需單擊幾下滑鼠按鈕，就可以安排活動並快速邀請參與者，等等。

但是，我們已經談夠了。為什麼現在沒有你的訊息？讓我們知道您的想法或在我們的論壇上發表您的意見。