電子郵件既不是死的,也不是過時的。事實上,每天有超過100億封電子郵件,其中有太多的郵件會出現在你的收件箱裡。下面是如何抓住機會,不要讓他們壓倒你。
如果你的收件箱是一片極簡主義的白色沙漠,你很快就會處理那些偶爾的郵件,這些郵件會玷汙你的整潔,那麼這可能不適合你。我們還有很多你感興趣的東西要讀。但是如果你的收件箱裡有成百上千甚至上萬封電子郵件,你就需要一種方法來控制事情。“收件箱零”,旨在保持您的收件箱空,是時尚,但我們有一個更好的解決方案。
我們將關注一個被稱為俄亥俄州的系統,或者“只處理一次”,但不會以許多人誤解的方式。俄亥俄州是一個資訊管理原則,簡單地說,你應該只處理資訊的次數最少,理想情況下是一次。作為一個效率助手,這是非常有用的。但是,正如所有好的想法一樣,有些人已經走極端,宣揚俄亥俄州是一條黃金法則,必須從字面上理解。這既不必要,也會適得其反,尤其是在處理電子郵件時。
“只處理一次”並不意味著你應該讀一次郵件,永遠不要重讀沒有任何意義的郵件。有時你需要讀幾遍郵件才能理解它,尤其是當傳送郵件的人不懂簡潔性的時候。俄亥俄州也不意味著你永遠不應該再看到電子郵件的內容,一旦它離開收件箱。這也沒什麼意義,因為它迫使你時不時地回覆每一封電子郵件,而沒有考慮到你當前的優先事項或責任。
“只處理一次”的意思是你應該只處理一次收件箱裡的郵件。在你理解了電子郵件之後,你應該處理它-“處理它”,然後要麼刪除它,要麼歸檔它。作為待辦事項列表任務的一部分或為會議做準備時,您可能會在電子郵件中多次看到該資訊,但您不應該再在收件箱中看到該電子郵件。你只能處理一次。
俄亥俄州很容易理解,但我們為什麼推薦它呢?只處理一次收件箱中的電子郵件有什麼好處?好吧,答案很簡單:你的收件箱不是檔案、垃圾箱、檔案櫃或垃圾場。這是收件箱!
當你的收件箱裡有成百上千封電子郵件時,它們很快就會被掩埋,看不見就忘了。要找到特定的電子郵件要困難得多,它會讓你的郵件客戶端工作得更慢(即使你透過Gmail這樣的瀏覽器訪問你的電子郵件),而且會佔用你的儲存空間(如果你在**中使用Outlook或Apple郵件應用程式,這是一個特別的問題)。
底線是:把你所有的郵件都放在收件箱裡是沒有意義的,有很多理由不這麼做。“只處理一次”是一個系統,它鼓勵你在閱讀郵件後處理郵件,不管你最終是存檔郵件還是刪除郵件,它都不會留在你的收件箱裡。
“Handle”是指一旦您理解了電子郵件,您就可以執行以下一項或多項操作:
在你對郵件做了任何你需要做的事情之後,你要麼刪除郵件要麼存檔它。一旦你處理完郵件,就不要把它留在收件箱裡。
現在沒時間處理郵件?沒關係,你不是在追求收件箱零,收件箱裡一封揮之不去的郵件也不是失敗,只是你還沒有完成的任務。有空的時候一定要處理好郵件。
實現OHIO的最簡單方法是使用簡單的流程圖。
對於收件箱中的每封電子郵件,您都要處理它,然後刪除或存檔該電子郵件。就這樣。
如果這看起來奇怪的簡單,那是因為它是。俄亥俄州的原則很簡單,實施也應該很簡單。這樣做的目的是透過一個簡單的決策過程來清除收件箱,從而幫助你掌控收件箱。當你看到一封電子郵件時,你會回覆它,轉發它,安排一個關於它的會議,把它變成一個待辦事項列表項,或者如果這些選項都不需要的話什麼也不做。如果你不需要儲存郵件,你就刪除它,如果你這樣做了,就把它存檔。沖洗並重復下一封電子郵件,直到你的收件箱是空的。
如果這聽起來像是另一種實現“收件箱零”的方法,那麼別擔心,事實並非如此。或者至少,不是人們通常認為收件箱為零的方式。是的,有一個空的收件箱有一些好處(和滿足感),但這不是這裡的最終目的。俄亥俄州將幫助你達到“收件箱歸零”哲學的真正意義,即你只在收件箱裡花你需要的時間,而這並不是你的壓力來源。
使用OHIO清空收件箱可能需要幾天或幾周的時間,所以不要灰心。你收到的每封郵件都是一次勝利!只要你對收件箱裡的郵件感到滿意,你就會做得很好。俄亥俄州是一個過程,而不是一個目標。這裡有一些小貼士可以幫助你取得成功。
最重要的是,繼續前進!郵件會不斷地來,但是如果你能在俄亥俄州的網站上找到它,那麼在將來你就更容易找到它了。
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