整理電子郵件的最好方法：把它們存檔

我們建議使用俄亥俄州（只處理一次）來分類您的電子郵件。俄亥俄州的一個重要部分是存檔電子郵件，你需要讓他們從你的收件箱！這就是為什麼歸檔非常重要，為什麼不應該為資料夾而煩惱。...

我們建議使用俄亥俄州（只處理一次）來分類您的電子郵件。俄亥俄州的一個重要部分是存檔電子郵件，你需要讓他們從你的收件箱！這就是為什麼歸檔非常重要，為什麼不應該為資料夾而煩惱。

為什麼你需要存檔你的電子郵件

簡要回顧一下我們在俄亥俄州的文章：你的收件箱不是檔案，不是垃圾箱，不是檔案櫃，也不是垃圾場。這是收件箱！

當你的收件箱裡有成百上千封電子郵件時，它們很快就會被掩埋。眼不見心不煩。要找到特定的電子郵件要困難得多，它會讓你的郵件客戶端工作得更慢（即使你透過Gmail這樣的瀏覽器訪問你的電子郵件），如果你在**上使用Outlook或Apple mail，它也會耗盡你的儲存空間。

底線是：把你所有的郵件都放在收件箱裡是沒有意義的，有很多理由不這麼做。

記住這一點，你需要處理一封電子郵件（回覆/轉發它，把它變成一個任務，安排一個會議），然後要麼刪除電子郵件，要麼存檔它。你應該這樣做。

相關：忘記收件箱零：使用俄亥俄州分流你的電子郵件代替

你應該在哪裡存檔你的電子郵件

你的電子郵件應該放進一個存檔資料夾。它們不應該進入幾百個精心組織的資料夾中的一個；它們應該進入一個歸檔資料夾。

這是一個相當大膽的說法，所以需要一點理由。

首先，資料夾的層次結構需要時間來設定和維護，這會更好地用於處理電子郵件。第二，決定郵件應該發到哪裡需要花費大量的精力。你的同事發來的一封關於他們為什麼會錯過專案截止日期的郵件是否會進入該專案的資料夾？那個人的資料夾？經驗教訓資料夾？-而且做決定既費時又耗力。最後，在以後的日子裡，當電子郵件可能在幾個資料夾中的任何一個資料夾中，並且每個資料夾都有數百封電子郵件時，要找到它們可能會非常困難。

一個單獨的歸檔檔案可以讓您輕鬆地將電子郵件從收件箱中移出，因為您不必使用任何思考或決策資源。你只需處理郵件並將其放入你的檔案。這再簡單不過了，當你試圖控制一個永無止境的電子郵件流時，你希望你的過程儘可能簡單和容易。每一個困難或惱怒都會被放大，所以對於一封郵件來說是一個小小的煩惱或是時間消耗的事情對於成百上千的郵件來說將是一個巨大的煩惱和時間消耗。

對一些人來說，這將是一個可喜的救濟酷刑的資料夾結構，但另一些人將需要呼吸到一個紙袋在一想到失去自己精心設計，複雜，邏輯，美麗的資料夾結構。如果那是你，那麼，不幸的是，這將是難以接受的。我們認識到您的痛苦，即使我們確信單個歸檔的長期好處將遠遠彌補更改系統帶來的短期痛苦

如何批次存檔電子郵件

似乎很明顯，要存檔你的電子郵件，你只需要將它們移到你的存檔資料夾中，這一點你是對的。但是如果你的收件箱裡有成百上千的電子郵件，那麼單獨移動它們就顯得相當令人望而生畏了。理想情況下，您需要找到一種方法來批次移動它們。

如果您使用的是Microsoft Outlook或Apple Mail之類的客戶端，則可以輕鬆地批次選擇郵件。單擊收件箱中的電子郵件，向下滾動，按鍵盤上的SHIFT鍵，然後選擇另一封電子郵件。將選擇第一封和第二封之間的所有電子郵件。您可以將它們拖放到存檔資料夾中，或使用“存檔”按鈕。與用於表示儲存的軟盤圖示類似，還有一個標準的存檔圖示，看起來像傳統的硬紙板存檔盒。這在Outlook和Apple Mail（客戶端應用程式和移動應用程式）中都是歸檔按鈕。

如果您使用的是Outlook客戶端，還可以建立一個快速步驟操作，將所有選定的電子郵件標記為已讀，並透過單擊一個按鈕（或鍵盤快捷鍵）將其移動到存檔資料夾。

如果你決定從頭開始，那麼你可以透過使用Ctrl+A鍵盤快捷鍵（Mac上的Command+A）選擇收件箱中的所有電子郵件並存檔它們。我們不能告訴你這樣做是否正確，但你肯定會很快收到一個空的收件箱。

在Gmail這樣的web介面中，您可以透過單擊頁面頂部的複選框一次選擇一個頁面。

選擇電子郵件後，單擊“存檔”將其移動。

沒有鍵盤快捷鍵可以選擇Gmail收件箱中的所有電子郵件（雖然*+a會選擇頁面上的所有電子郵件），但是當你選擇了頁面上的所有電子郵件後，郵件上方會出現一個訊息欄，讓你可以選擇收件箱中的所有電子郵件。

單擊此連結可選擇收件箱中的所有電子郵件。訊息欄將更改以允許您取消選擇。

你應該存檔多少封電子郵件？

你想一次存檔的電子郵件數量實際上取決於你自己。正如我們之前所說的，空收件箱充其量只是暫時的，最壞的情況下幾乎是不可能的。你無法控制收件箱中的內容，因為任何擁有你地址的人都可以給你傳送一些東西。因此，即使你設法清空收件箱，它也不會一直空著。也就是說，這不是一個壞的目標，因為有一個空的收件箱，即使是很短的時間，肯定會減輕你肩上的壓力。但它不會保持空白，這就是為什麼管理你的電子郵件是一個過程，而不是一個目標。當然，如果你不需要儲存電子郵件，你不必存檔，你可以刪除它，這是節省空間的一個很好的選擇。

因此，與其把所有精力都集中在歸檔（或刪除）收件箱中的每一封郵件上，不如把精力放在可以實現的目標上，以減輕電子郵件壓力。只有你知道什麼可以減輕你的郵件壓力，但目標是：