电子邮件既不是死的，也不是过时的。事实上，每天有超过100亿封电子邮件，其中有太多的邮件会出现在你的收件箱里。下面是如何抓住机会，不要让他们压倒你。

如果你的收件箱是一片极简主义的白色沙漠，你很快就会处理那些偶尔的邮件，这些邮件会玷污你的整洁，那么这可能不适合你。我们还有很多你感兴趣的东西要读。但是如果你的收件箱里有成百上千甚至上万封电子邮件，你就需要一种方法来控制事情。“收件箱零”，旨在保持您的收件箱空，是时尚，但我们有一个更好的解决方案。

我们将关注一个被称为俄亥俄州的系统，或者“只处理一次”，但不会以许多人误解的方式。俄亥俄州是一个信息管理原则，简单地说，你应该只处理信息的次数最少，理想情况下是一次。作为一个效率助手，这是非常有用的。但是，正如所有好的想法一样，有些人已经走极端，宣扬俄亥俄州是一条黄金法则，必须从字面上理解。这既不必要，也会适得其反，尤其是在处理电子邮件时。

“俄亥俄”是什么意思？

“只处理一次”并不意味着你应该读一次邮件，永远不要重读没有任何意义的邮件。有时你需要读几遍邮件才能理解它，尤其是当发送邮件的人不懂简洁性的时候。俄亥俄州也不意味着你永远不应该再看到电子邮件的内容，一旦它离开收件箱。这也没什么意义，因为它迫使你时不时地回复每一封电子邮件，而没有考虑到你当前的优先事项或责任。

“只处理一次”的意思是你应该只处理一次收件箱里的邮件。在你理解了电子邮件之后，你应该处理它-“处理它”，然后要么删除它，要么归档它。作为待办事项列表任务的一部分或为会议做准备时，您可能会在电子邮件中多次看到该信息，但您不应该再在收件箱中看到该电子邮件。你只能处理一次。

俄亥俄州为什么有用？

俄亥俄州很容易理解，但我们为什么推荐它呢？只处理一次收件箱中的电子邮件有什么好处？好吧，答案很简单：你的收件箱不是档案、垃圾箱、文件柜或垃圾场。这是收件箱！

当你的收件箱里有成百上千封电子邮件时，它们很快就会被掩埋，看不见就忘了。要找到特定的电子邮件要困难得多，它会让你的邮件客户端工作得更慢（即使你通过Gmail这样的浏览器访问你的电子邮件），而且会占用你的存储空间（如果你在**中使用Outlook或Apple邮件应用程序，这是一个特别的问题）。

底线是：把你所有的邮件都放在收件箱里是没有意义的，有很多理由不这么做。“只处理一次”是一个系统，它鼓励你在阅读邮件后处理邮件，不管你最终是存档邮件还是删除邮件，它都不会留在你的收件箱里。

“把手”到底是什么意思？

“Handle”是指一旦您理解了电子邮件，您就可以执行以下一项或多项操作：

• 回复邮件。
• 转发邮件。
• 组织一次关于电子邮件的会议。
• 把邮件变成待办事项。
• 不执行任何操作（如果以上四个选项都不需要）

在你对邮件做了任何你需要做的事情之后，你要么删除邮件要么存档它。一旦你处理完邮件，就不要把它留在收件箱里。

现在没时间处理邮件？没关系，你不是在追求收件箱零，收件箱里一封挥之不去的邮件也不是失败，只是你还没有完成的任务。有空的时候一定要处理好邮件。

好吧，这是有道理的。我如何实现俄亥俄州？

实现OHIO的最简单方法是使用简单的流程图。

对于收件箱中的每封电子邮件，您都要处理它，然后删除或存档该电子邮件。就这样。

如果这看起来奇怪的简单，那是因为它是。俄亥俄州的原则很简单，实施也应该很简单。这样做的目的是通过一个简单的决策过程来清除收件箱，从而帮助你掌控收件箱。当你看到一封电子邮件时，你会回复它，转发它，安排一个关于它的会议，把它变成一个待办事项列表项，或者如果这些选项都不需要的话什么也不做。如果你不需要保存邮件，你就删除它，如果你这样做了，就把它存档。冲洗并重复下一封电子邮件，直到你的收件箱是空的。

如果这听起来像是另一种实现“收件箱零”的方法，那么别担心，事实并非如此。或者至少，不是人们通常认为收件箱为零的方式。是的，有一个空的收件箱有一些好处（和满足感），但这不是这里的最终目的。俄亥俄州将帮助你达到“收件箱归零”哲学的真正意义，即你只在收件箱里花你需要的时间，而这并不是你的压力来源。

使用OHIO清空收件箱可能需要几天或几周的时间，所以不要灰心。你收到的每封邮件都是一次胜利！只要你对收件箱里的邮件感到满意，你就会做得很好。俄亥俄州是一个过程，而不是一个目标。这里有一些小贴士可以帮助你取得成功。

• 从处理今天的邮件开始。当你晚上下班时，你的收件箱里不要有今天的邮件。
• 每周五留出一点时间（或者不管你工作周的最后一天是什么）来处理刚刚过去的一周中的任何电子邮件。
• 以您喜欢的方式在Outlook中设置阅读窗格选项，或者在Gmail中打开隐藏的预览窗格。
• 如果你在Gmail中，你有一个存档按钮和一个删除按钮。使用它们！
• 如果您在Outlook中，请设置一个快速步骤，将项目标记为已读并轻松存档。
• 当你在商店排队、坐火车、坐Uber或Lyft时，或者当你在工作日有时间的时候，用你的智能**来处理电子邮件。

最重要的是，继续前进！邮件会不断地来，但是如果你能在俄亥俄州的网站上找到它，那么在将来你就更容易找到它了。