電子メールは死語でも時代遅れでもない。実際、1日に100億通以上のメールが送信され、受信箱に表示されるメールの数はあまりにも多くなっています。ここでは、そのチャンスを掴み、圧倒されない方法をご紹介します。

受信箱がミニマリズムの白い砂漠のようで、たまに来る整理整頓を汚されるメールにすぐに対処してしまう人には、おそらく向かないでしょう。まだまだ読み応えのあるものがたくさんありますよ。しかし、受信箱に何百、何千ものメールがある場合、それを管理する方法が必要になります。受信箱を空にする「Inbox Zero」が流行っていますが、もっと良い解決策があります。

今回はオハイオ州、つまり「Just Once」と呼ばれる制度を取り上げますが、多くの人が誤解しているような方法ではありません。オハイオ州は、情報管理の原則で、簡単に言うと、情報を最小限の回数、理想的には一回しか処理しないようにするということです。効率化の補助として、これは非常に有効です。しかし、すべての良いアイデアと同様に、一部の人々は極端になり、オハイオ州は文字通りに受け取らなければならない黄金律であると説いているのです。これは、特に電子メールを扱う場合、不必要であり、逆効果です。

オハイオ州」とはどういう意味ですか？

一度だけ」だからといって、一度読んだだけでは意味がない、意味不明なメールは絶対に読み返さないようにしましょう。特に送信者が簡潔さを理解していない場合、メールを理解するために何度も読む必要があることがあります。また、オハイオ州は、一度受信箱から出たメールの内容を二度と見てはいけないということではありません。また、現在の優先順位や責任を考慮することなく、随時すべてのメールに返信することを強いられるため、あまり意味がありません。

"Only once "は、受信箱に入ったメールを一度だけ処理することを意味します。メールを理解したら、それを「処理」して、削除するか、アーカイブする必要があります。ToDoリストのタスクの一部や会議の準備で何度かメールのメッセージを見ることがあるかもしれませんが、二度と受信トレイでそのメールを見ることはないはずです。加工できるのは1回だけです。

なぜオハイオはうまくいくのか？

オハイオはわかりやすいですが、なぜおすすめなのでしょうか？受信トレイのメールを1回しか処理しないことのメリットは何ですか？答えは簡単です。受信箱はファイルでもごみ箱でもゴミ箱でもないのです。受信箱です!

受信箱に何百通ものメールがあると、すぐに埋もれて見えなくなり、気にならなくなるものです。特定のメールを探すのがはるかに難しく、メールクライアントの動作が遅くなり（Gmailなどのブラウザからメールにアクセスする場合でも）、ストレージの容量を消費します（Outlookや**のAppleメールアプリを使用している場合は特に問題です）。

要するに、すべてのメールを受信トレイに保存するのは意味がなく、そうしない理由もたくさんあるということです。"Deal with it once "は、メールを読んだ後、アーカイブするにしても、削除するにしても、受信箱に残らないように対処することを促すシステムです。

ハンドル」とは、具体的にどのような意味ですか？

"Handle "とは、メールを理解した上で、以下のいずれか、または複数を行うことができることを意味します。

• メールに返信する
• メールを転送する。
• 電子メールに関するセッションを開催する。
• メールをToDoリスト化する。
• 何もしない（上記4つのオプションのいずれも必要ない場合）。

必要な処理を終えたら、そのメールを削除するか、アーカイブに保存します。メールを読み終えたら、受信箱に入れたままにしない。

今すぐメールを処理する時間がない？大丈夫です。Inboxゼロを追い求めているわけではありませんし、Inboxに残っているメールは失敗ではなく、まだ完了していないタスクに過ぎません。時間があるときに、メールを処理するようにしましょう。

なるほど、納得です。「オハイオ」を実現するにはどうしたらいいのでしょうか？

OHIOを実装する最も簡単な方法は、シンプルなフローチャートを使うことです。

受信トレイにあるメールを処理し、そのメールを削除またはアーカイブする。

これが妙にシンプルに見えるとしたら、それはそうだからです。オハイオの原則はシンプルであり、実装もシンプルであるべきです。これは、受信トレイをクリアするためのシンプルな判断材料を持つことで、受信トレイをコントロールできるようにするためです。メールを見たら、返信する、転送する、会議の予定を入れる、ToDoリストの項目にする、またはこれらのオプションが必要でない場合は何もしない。メールを保存する必要がなければ削除し、保存する必要があればアーカイブするのです。受信箱が空になるまで、次のメールも同じように繰り返します。

これが「受信箱ゼロ」を達成するための別の方法のように聞こえるかもしれませんが、心配はご無用です。少なくとも、一般の人が考える「インボックスゼロ」とは違う。確かに、受信箱が空っぽになることで得られるメリット（満足感）もありますが、それはここでの最終目標ではありません。オハイオ州では、「inbox to zero」という哲学の本当の意味を知ることができます。つまり、必要な時間だけinboxに費やし、自分にとってストレスの種にならないようにするということです。

OHIOの受信トレイを空にするには、数日から数週間かかることもあるので、がっかりしないでください。受信したメールはすべて勝利となります受信箱の中のメールに満足していれば、上出来です。オハイオはプロセスであり、ゴールではありません。ここでは、成功のためのヒントをご紹介します。

• 夕方退社するときに、今日のメールを受信トレイに残さないようにすることから始めてください。
• 毎週金曜日（または週の最終日）には、その週に届いたメールを処理する時間を少し設けてください。
• Outlookのリーディングペインオプションを好きなように設定したり、Gmailの隠されたプレビューペインを開いたりすることができます。
• Gmailの場合は、アーカイブボタンと削除ボタンがあるので、それを使ってください。
• Outlookをお使いの場合は、アイテムを既読にし、簡単にアーカイブするためのクイックステップを設定します。
• お店で並んでいるとき、電車に乗っているとき、UberやLyftに乗っているとき、平日の時間があるときに、スマート**をメールに使ってみてはいかがでしょうか。

何よりも大切なのは、「続けること」です。メールはどんどん来ますが、オハイオ州のホームページで探してもらえると、今後、探しやすくなると思います。