如何使用郵件合併在outlook中傳送個性化的批次電子郵件
郵件合併就像你多年沒聯繫的老朋友。被低估和忽視，直到有一天你非常需要它們。
直到你在最後一刻被授權管理幾百個邀請，你才意識到它的潛力。也許，它們是一堆婚禮請柬，或者是對即將到來的殭屍世界末日的紅色警報。或者，它可能是一些無害的東西——比如打印一堆地址標籤和姓名徽章。
別擔心。只需幾次單擊，您就可以在幾分鐘內使用Microsoft Outlook 2016發送個性化的群發電子郵件。拯救這一天。
何時使用郵件合併？
在我開始之前，當您想創建幾個基本相同但每個文檔都包含唯一細節的文檔時，可以使用郵件合併。電子郵件共享相同的格式和相同的文本和圖形（如果有的話）。例如，邀請中的文本保持不變，但名稱、地址甚至主題位對每個都是唯一的。
郵件合併-不同於將郵件發送給一群人-使郵件的每個收件人成為唯一的收件人。
到目前為止，我為他們找到了最好的用途——將群發郵件作為求職工具，為每個僱主提供定製的詳細信息。
郵件合併功能使用兩個部分：
- 主常量文檔（這裡是：microsoftword），您可以在其中編寫電子郵件的正文。
- 可更改的數據源（此處為：Microsoft Outlook聯繫人），通常是收件人的地址和姓名。
這兩者是“合併”的。由於Outlook是Microsoft Office套件的一部分，因此可以使用此功能批量發送郵件，每個郵件針對不同的聯繫人進行個性化設置。這不是垃圾郵件，雖然我猜在壞人手中，郵件合併可以用來地毯**與未經請求的電子郵件。
Microsoft Office允許您為地址詳細信息使用不同的數據源—例如，您可以使用Excel電子表格甚至Access數據庫。在這裡，您將使用您的Microsoft Outlook聯繫人發送電子郵件。
為郵件合併準備聯繫人池
因此，在啟動Microsoft Outlook之後，讓我們將這些步驟進行分解。
1打開“聯繫人”以顯示聯繫人列表。
選擇要包含在個性化電子郵件列表中的聯繫人（按住CTRL鍵並單擊）。為了更容易管理一個龐大的列表，請使用可用的排序選項（單擊“全部”旁邊的下拉箭頭）。為了便於管理，您可以通過相同的下拉列表按類別進行排序。
注意：郵件合併不適用於通訊組列表。
2從功能區中選擇“郵件合併”>；“主頁”>；“操作”組。
三。在您現在應該看到的“郵件合併聯繫人”屏幕中，如果個性化電子郵件用於選定的一批聯繫人，請選擇“僅選定聯繫人”。在下面的“合併選項”部分下，選擇以下參數。
- 文件類型：格式信函
- 合併到：電子郵件
- 郵件主題行：所有郵件的主題行不會更改。
4單擊“確定”，然後Microsoft Word將啟動，供您撰寫個性化郵件。
用microsoft word編寫個性化消息
功能區上的“郵件”選項卡位於視圖的前面和中間。在這裡，你會想開始你的大規模電子郵件與個性化的問候語。從Microsoft Word的“郵件”選項卡中，選擇“問候語”。
如您所見，對話框中預先填充了Randall先生的名字。這只是聯繫人列表中姓名的佔位符。就在下面，你可以查看列表中名字的預覽。您可以使用此處提供的選項自定義條目。
請注意，合併字段來自郵件列表中的列標題。因此，如果存在不匹配，請使用匹配字段來確保合併保持準確。如果您想要的字段顯示為“不匹配”，請選擇該字段的下拉列表，然後在列表中選擇與該列匹配的列名。
當您單擊“確定”並從此處退出時，問候語的佔位符（親愛的先生…）將放置在Word文檔中。
請記住：您可以使用其他字段向文檔中輸入額外信息。
單擊**合併字段。此數據必須存在於您的原始數據源（在本例中為Microsoft Outlook中的聯繫人信息）中。示例包括–家庭住址、家庭電話、職務等。單擊微小的下拉箭頭可以看到完整的列表。
格式化問候語。若要按所需方式設置問候語行的格式，請突出顯示整個字段，包括兩端的標記。轉到“主頁”選項卡並使用字體設置。另外，設置行距以確保行距與文檔其餘部分中的行距匹配。
現在鍵入消息
消息的開頭是<>佔位符和/或藉助額外合併字段**的任何其他字段。撰寫您的信息。記住，這是最好的群發郵件。所以，一定要使用所有的電子郵件禮儀，你可以召集。
完成電子郵件正文後，單擊“完成”&合併”>；“發送電子郵件”。
將打開“合併到電子郵件”對話框。單擊“確定”。
然後，Word女士會在一瞬間自動發佈這些電子郵件。Word向每個地址發送一封單獨的電子郵件。您不能抄送或密件抄送其他收件人，也不能向電子郵件中添加附件。
您可以保存用於郵件合併的文檔，因為它還保存與數據源（即聯繫人）的鏈接。打開郵件合併文檔時，如果Word提示您保持連接，請選擇“是”。
將此省時工具添加到電子郵件工具集中
一旦你掌握了竅門，整個過程從開始到結束只需幾分鐘。同時，只需要為一個人寫一封電子郵件，現在你就可以為一組人寫了。不管這個群體有多大。
此外，使用收件人的姓名作為問候語也是一種很好的群發電子郵件行為。它使電子郵件更具個人風格。一些東西，抄送電子郵件非常缺乏。
接下來，您可以嘗試“郵件合併”來打印信件、標籤和信封。您可能還想了解合併Microsoft Outlook PST文件的簡單方法。想要更多的Outlook提示嗎？然後是時候探索一下Outlook鮮為人知的特性了！
- 發表於 2021-03-14 03:10
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- 分類：網際網路
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