フリーランスの仕事やスモールビジネスで必要なフォームの管理にうんざりしていませんか？顧客から書類にサインをもらうときや、新入社員に標準的な書類に記入してもらうとき、これらの書類を印刷し保管するためのリソースが必要になります。PDFファイルを修正する場合、AdobeAcrobatのようなソフトは高額な費用がかかります。

ビジネスのドキュメントを管理する、より良い方法があります。オールインワン文書管理プラットフォーム「PDFfiller」をご紹介します。追加のソフトウェアなしでオンラインでPDFを編集し、すべてのドキュメントをクラウドに保存し、署名のために送信することができます。それでは、このソフトがどのようにあなたの時間と労力を節約してくれるのか見てみましょう。

Pdfillerを始めるにあたって

Pdfillerの登録ページにアクセスし、開始してください。メールアドレスとパスワードを入力するだけで、簡単に登録・評価することができます。このページでは、すべての書類を安全に保管するためのMyBoxが表示されます。

もちろん、PDFファイルをお持ちでない場合は、署名用のPDFファイルをお送りいただくことはできません。もう一度始める場合は、「文書作成」ボタンをクリックして白紙で始めるか、共通のテンプレートで始めます。

その他、「新規文書の追加」をクリックしてPDFをPDFfillerに取り込むと、さまざまなオプションが表示されます。PCからファイルをドラッグ＆ドロップしたり、Dropbox、Box、OneDriveなどのクラウドサービスに接続して、簡単に新しいテキストを追加することができます。また、Googleアカウントとの連携も可能なため、Googleドキュメントを取り込んで署名・共有することも可能です。また、URLを入力することでPDFを追加することができます。

また、PDFfillerには、誰でもフォームを送信できる固有の電子メールアドレスが用意されています。その受信トレイでPDFを受信すると、受信トレイのフォルダに表示されます。メールアドレスを確認するには、受信トレイのページにあるメールタブにアクセスします。このアドレスで自分自身にフォームを送ることも、他の人に渡して送ってもらうこともできます。

しかし、PDFfillerの最も便利な機能の1つは、内蔵されたライブラリにあります。1099のような定型フォームを探している場合、アプリケーションを立ち上げたまま検索し、ライブラリに追加することが可能です。共通帳票を多用する方にとっては、大きな時間短縮になります。また、左側の「Suggested Documents」タブには、お客様のアカウントにあるドキュメントをもとに新しいドキュメントを提案する機能があることがわかります。

PDFをアップロードまたは選択したら、次は編集です。

PDFの編集とフィールドの追加

コレクション内の文書をダブルクリックすると、PDFfillerの内蔵エディタでその文書が開かれます。上部には、テキストの追加、署名や今日の日付のスタンプ、ハイライトなどのクイックツールが表示されます。ツールをクリックして選択し、文書内の任意の場所にマウスを移動して再度クリックすると、ツールが配置されます。

署名が必要な場合、様々な方法から署名の電子化を選択することができます。マウスで描いたり、紙をとってウェブカメラの前に置いたり、それを含むファイルをアップロードしたりすることができます。しかし、最も簡単な方法は、PDFfillerが手書きのフォントに変換するので、名前を入力するだけで、紙やファイルは必要ありません。

図書館からPDFを開いた場合、記入欄がすでにハイライト表示されているので、便利です。必要であれば、右側のaddfillablefieldsタブで独自のフィールドを追加することができます。テキスト、数字、略語、署名など、さまざまなデータ形式を選択することができます。これらは、署名者が情報を入力する必要がある場所を指定することができ、最も重要なフィールドが空白にならないように記入してもらうことができます。

ドキュメントを送信する

フォームハイライトの追加と文書欄の記入が終わったら、いくつかの方法で送信することができます。PDFを保存すると、各オプションのプロンプトが表示されますので、MyBoxの左側にあるコマンドを使って共有することができます。エクスポートするには、PDFを印刷したり、コピーをコンピューターに保存したり、Microsoft Wordのフォーマットでダウンロードすることも可能です。

興味深いことに、PDFfillerには郵便でPDFを共有できる新機能があります。住所と返信先を入力するだけで、PDFfillerが文書を印刷し、米国の郵便局を通して安全に郵送してくれます。ファーストクラスメールは3ドル、書留は8ドルで、追跡番号もついています。メールを使わない人にPDFファイルを送る必要がある場合、これを使えば外出することなく送ることができます。

SMSやEメールでPDFを送信することができ、不正なアクセスを防ぐためのセキュリティコードも提供されます。機械がなくても、FAXで送るという選択肢もあります。SendToSignを使用すると、最大20人まで他の人に署名を依頼することができます。googledocのように、他の人を招待してPDFを共同編集することも可能です。

もう一つのユニークなオプションは、LinkToFill機能です。これにより、いつでも誰でも署名してもらうことができます。基本情報を入力すると、PDFfillerはダイレクトリンク、HTMLコード、QRコードを提供します。また、社内Webサイトに埋め込むことも可能です。

文書送信後

電子メールやSMSなどで文書を送ると、その相手はコピーをダウンロードすることができます。メッセージをカスタマイズすることができます。相手がメール内のリンクをクリックすると、次のように表示されます。

文書に署名する必要がある場合は、メール共有ではなく、SendToSignを使用する必要があります。このオプションを選択すると、ドキュメントのセキュリティを確保するために複数のオプションを指定することができます。全員に署名してもらう文書を送りたい場合（順番でも可）、その文書を選択することができます。そうでない場合は、PDFfillerは各受領者にそれぞれのコピーを送ります。受取人の名前とメールアドレスを入力し、さらにパスワードまたは写真付きIDのセキュリティオプションを追加することを選択します。

受信者がPDFファイルをダウンロードすると、ファイルが閲覧されたことを知らせるメールが届きます。返信に時間がかかる相手には、ワンクリックで簡単に再送信できます。送信箱」タブでは、送信したすべてのメールが収集されます。もちろん、他のPDFfillerユーザーが共有したアイテムも「受信トレイ」タブに表示されます。

価格について

これだけの機能があれば、毎月何百という値札がつくことでしょう。競合他社はこれらのサービスに対して高額な料金を請求しますが、PDFfillerはその何分の一かの費用でより多くの機能を提供します。各プランには、モバイルアプリや一般的なクラウドサービスとの連携が追加費用なしで含まれています。

プランのページを見て、自分に合ったものを探してみてください。多くの機能を必要としない場合は、月々わずか6ドルでPDFfillerパーソナルプランを利用することができます。大規模な企業では、プロフェッショナルプランを月額10ドル、プレミアムビジネスプランを月額15ドルでお試しいただけます。

ドキュメンテーションの完全なソリューション

PDFの作成、PDFの送信、受信箱の管理など、PDFfillerの中核的な機能についてはすでに説明したとおりです。文書や署名の処理に疲れ、アドビアクロバットに莫大な費用を払いたくないなら、PDFfillerはあなたのためのものです。オンラインエディターは、PDFの最も重要な機能を混乱なく提供し、PDFを共有したり署名を集めたりするいくつかの方法があり、受信箱でファイルの状態を簡単に確認することができます。

PDFfillerは完全な文書管理スイートであり、文書業務をデジタル領域に移行したいと考えているすべての人にお勧めします。

現在お使いの文書管理ソリューションと、コメントでPDFfillerをお使いであれば、ぜひ教えてください。

画像引用元：アフリカスタジオ via Shutterstock.com ウェブサイト

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