もし、あなたが同じメールを何度も書いていることに気づき、リマインダーやフォローアップをスケジュールできるようにしたいと思ったら、それは自動応答メールを設定し、メールをスケジュールする時なのかもしれませんね。クロスプラットフォームで、無料のオープンソースのデスクトップメールクライアントであるMozilla Thunderbirdで行う方法を紹介します。

注：ここではWindows版のThunderbirdを使用していますが、Mac版やLinux版でもインターフェイスは若干異なりますが、同じように操作できます。

自動応答フィルター

自動応答フィルターは、受信メールのフィルターを定義し、テンプレートメッセージとペアリングすることができます。メールがフィルタをトリガーすると、送信者は自動的にテンプレートのレスポンスを受け取ります。オートレスポンダーが便利なのは、以下のような例です。

• よくあるご質問にお答えしています。
• 休暇中の送信レスポンダの設定（Outlookでのやり方）
• メールを受け取ったことを確認し、できるだけ早く返信する。

では、Mozilla Thunderbirdで自動応答を作成する方法を説明します。

メッセージテンプレートの設定

テンプレートを作成するには、メニューバーの「ファイル」 > 「新規作成」 > 「メール」、または、".メール」ツールバーの「書き込み」ボタンをクリックするか、キーボードショートカットのCTRL+N（MacはCommand+N）を押すだけで、新しいメールを開始することができます。

次に、通常の電子メールと同じようにメッセージを作成します。

ここで、メッセージをテンプレートとして保存します。メールのメニューバーから、「ファイル」 > 「名前を付けて保存」 > 「テンプレート」を選択します。または、コンポジットツールバーの「保存」ドロップダウンリストを展開し、「テンプレート」をクリックします。

必要な数だけテンプレートを書き、フィルタの作成に進みます。

ヒント：上記のメニューやツールバーが表示されない場合は、表示されているツールバーの空白部分を右クリックして、他にどのようなメニューがあるのかを確認します。表示されていないツールバーの横にチェックマークを付けると、表示されるようになります。

メールフィルタの設定

Thunderbirdのメニューバーに戻り、「ツール」 > 「メッセージフィルター...」を選択します。 該当するウィンドウを開きます。

メールフィルター」ウィンドウで、「新規作成」ボタンをクリックして、新しいフィルターの設定を開始します。

注意：Thunderbirdで複数のメールアカウントを使用している場合、「フィルター」でフィルターを適用するメールアドレスを必ず設定してください。

これは、後でフィルターを編集する必要がある場合に備えて、簡単に認識できるものである必要があります。

フィルターを適用するタイミング」では、Thunderbirdがフィルターを実行するタイミングを示します。例えば、自動返信をする前にすべてのメッセージを確認したい場合は、「手動で実行」を選択します。手動でフィルターを実行する利点は、選択したフォルダーにのみ適用できることです。すべての受信メッセージをフィルタリングするには、「新着メッセージを取得」を選択します。ただし、Thunderbirdで本文を適切にフィルタリングできない場合は、スパム送信後にフィルタリングを行います。

注）アーカイブ時やメール送信後にフィルターを実行するように設定することもできますので、フィルターを利用してメールを整理することも可能です。オートレスポンダーの場合、これらのオプションはあまり興味をそそらない。

あとは、自分のルールを決めるだけです。まず、フィルターが以下のルールの全てにマッチするか、どれかにマッチするかを決めます。そして、あなたのルールを作ってください。フィルタリングの条件は、メールの件名からCCする人まで適用でき、カスタム条件を作成することも可能です。我々の目的には、主語と主題で十分である。をクリックすると、ルールが追加されます。ボタンをクリックすると、該当するルールが削除されます。

注：Thunderbirdはすべてのメッセージにマッチさせることもでき、その場合はルールを設定することはできません。これは、特定のアドレス（最初のステップで選択）からの受信メールを一括処理する必要がある場合に便利です。例えば、スパムアカウントを持っていて、受信したメールをすべて自動的に削除したい場合があります。

最後に、Thunderbirdはあなたのルールに合致するメッセージをどのように処理するかを知る必要があります。これらのアクションを実行する」で「テンプレートを使って返信する」を選択し、テンプレートを選択することができます。また、特定のフォルダーにメッセージを移動させるなどのルールも設定できます。

フィルターに問題がなければ、［OK］をクリックして保存します。

ヒント：複数の段階のフィルターを設定し、連動させることができます。以下は、利用可能なすべてのフィルターとアクションのスクリーンショットです。例えば、自動フィルターを設定すると、受信したすべてのメッセージをルールに従ってフォルダーに移動させることができますが、自動応答は起動しません。これで、これらのフォルダの内容を再度確認し、必要に応じてメッセージの出し入れを行うことができます。最後に、特定のフォルダーに対して手動で様々な自動応答フィルターを実行することができます。

プランメールの作成

もう一つのユニークな機能として、Thunderbirdではスケジュールメールを作成することができます。これは、Thunderbirdが将来の特定の時間にこれらのメールを送信することを意味します。この機能は、自分自身や友人などにリマインダーを送信する際に非常に便利です。

これはThunderbirdのデフォルトの機能ではないので、Send Laterというアドオンを登録する必要があります。このアドオンは、GmailのBoomerangと似ていますが、無料で無制限であることが特徴です。

後で送信するように設定

Thunderbirdのアドオンをインストールする最も簡単な方法は、アドオンマネージャーから直接インストールする方法です。Thunderbirdのメニューアイコン（縦線3本）をクリックし、「追加-***」を選択します。アドオンマネージャーで、「拡張機能」タブに切り替えます。右上の検索ボックスを探し、すべてのアドオンを検索して後で送信します。一致する項目の横にある「インストール」をクリックします。

アドオンのダウンロードとインストールが一度に行われます。「今すぐ再起動」をクリックすると、インストールが完了します。

外部プログラムを使い始める前に、「外部プログラムマネージャー >拡張機能」に戻り、「後で送信」オプションを開いてください。ここでは、一般的な設定、さまざまな送信遅延のためのカスタムキーボードショートカット、高度なオプションなど、「後で送信」の環境設定を行うことができます。

補足：予期せぬメールをキャンセルする場合は、「送信」または「後で送信」を選択してください。

"後で送信 "を使用する

次に後で送信するメールを作成するときは、「ファイル」 > 「後で送信」またはCTRL+SHIFT+RETURNを押してください。

このメールを後で送信する」ポップアップウィンドウで、「送信時間」で日付と時間を設定し、このメールを繰り返し送信する場合は「繰り返しモード」を選択し、必要に応じて他のオプションを選択します。

あなたのメールを管理します

この2つの機能で、メールをコントロールすることができるはずです。また、Webメールクライアントに対するThunderbirdの大きな利点である、あらゆるニーズに対応するソリューションを含む豊富な追加レポジトリも強調されています。

Thunderbirdでメールを整理するために、フィルターやアドオンをどのように使っていますか？あなたのヒントやお気に入りのアドオンを下のコメント欄で共有してください。

原文はGeoffrey Turanaが2011年1月19日に書いたものです。