連絡先」アプリは、Macの「メール」「メッセージ」「カレンダー」アプリに情報を配信するため、正確な情報を保つことで、生活をより快適にすることができます。慎重に整理されたフェイルセーフのバックアップは、生産性を維持し、クラウドがすべてを同期させるのに役立ちます。

そのため、連絡先の整理にはMacを使い、iCloudがiOSデバイスに変更をプッシュするのが最適です。今日は、iCloud からの復元を含め、Mac の連絡先をクリーンアップしてバックアップする方法をいくつか紹介します。

連絡先ファイルの書き出し

まず最初に、連絡先のローカルコピーのバックアップを取る必要があります。iCloudは過去30日間のリビジョンを保存しますが、変更を加える前にスナップショットコピーを取得することが、最も信頼できるバックアップになります。

すべての連絡先は、「連絡先プロファイル」というファイルにエクスポートされます。このファイルは.ABBUフォーマットで、あなたのすべてのコンタクトデータを含んでいます。このステップでは、私たちが行った変更がMacにローカルに完全にバックアップされていることを確認します。

連絡先がiCloudにあることを確認したい場合は、「私のMac上のすべての連絡先」グループを参照し、「すべてのiCloud」グループに移行したい連絡先をそのグループにドラッグしてください。連絡先に変更を加えるたびに、iCloudに復元ポイントが作成され、30日間残ります。

重複した項目を削除する

Mac OSやiOSを介して連絡先への書き込みアクセスを許可できるアプリやサービスの数は、不要な連絡先エントリを大量に残してしまう可能性があります。iPhoneを初めて買ったとき、あなたはSIMカードを通して連絡先情報を持ってきたかもしれませんが、今やiCloudはこれらの情報をすべて統合しています。

まず、友人のBobがあなたの**に何回登場したかを調べ、重複しているエントリーを削除します。Appleはこの作業をとても簡単にしてくれました。カード]メニューから[重複入力の検索]を選択するだけです。ポップアップメニューで「マージ」を選択すると、重複したエントリーがマージされます。

変更点を確認し、実際に重複している項目のみをマージする処理になっていることを確認したら、次に進みましょう。

クイッククリーンアップ

連絡先の中から、もう必要のない人のカードを探す。FacebookもGmailも大量インポートができることを考えると、今、あなたの連絡先には、メールも電話もメールもしない人たちがいるのかもしれません。

少なくとも、iOSの拡張機能以前からのEvernoteスタイルの共有メールアドレスはすべて持っていると思われます。これらを削除するには、名前の上で右クリックして「削除」を選択するだけでよいのです。

これらの削除により、少なくともリストの見た目は少しすっきりしますが、今度は連絡先カードに保存されているデータについて調査する必要があります。

カード編集

電話番号は持ち運びができるため、ご自身やご友人が電話番号を変更する必要はまずありません。しかし、ビジネス上の連絡先や勤務先の電話番号、電子メールなどでは、やはり無関係なデータが多くなってしまうことがあります。

各連絡先をクリックすると、中の情報を見ることができます。削除が必要な追加データがある人を見つけたら、「編集」タブをクリックします。フィールドを削除する場合は、赤いボタンをクリックします。注）確認事項はありません。すぐに消えますので、もう一度確認してから「完了」をクリックしてください。

メッセージを追加するだけなら、カードの左側にある「＋」をクリックすれば、追加するフィールドを選択できます。Siriを使って電話をかけたい人の音声発音を追加するには、ここで各項目をチェック済みなので、少し時間がかかるかもしれません。

クラウドからのリカバリー

誤って不要な変更をしてしまった場合でも、データを取り戻すことができます。うまくいけば、上記の手順に従って連絡先プロファイルを作成することができますが、iCloudは過去30日間に行われた変更を提供します。ただし、1日に1回だけバックアップを作成するようなので、日中に行った変更は1つのバックアップに保存されることになります。

このバックアップは、iCloud.comにログインして、オンラインでアクセスすることができます。スタートページで、「設定」をクリックします。次のページで、一番下までスクロールしてください。詳細設定]の下に[連絡先の復元]オプションが表示されます。

リンクをクリックすると、次のポップアップウィンドウに、日付でマークされた復元ポイントが表示されます。戻したい日付を選択し、[復元]をクリックします。ポップアップウィンドウが表示され、すべての連絡先が上書きされることを警告しますが、現在の連絡先は復元できるようにアーカイブされます。復元」をクリックして続行します。

次にMacとiCloudが同期されると、連絡先が以前の状態に戻ります。

アーカイブからのリストア

iCloudを使わない場合でも、冒頭で作成した連絡先アーカイブで連絡先を保存することができます。ファイル」メニューから「インポート」を選択します。先ほど作成したアーカイブファイルを探し、開いてください。

ポップアップウィンドウが表示され、既存の連絡先をすべてアーカイブの連絡先に置き換えるかどうか確認されます。すべて置き換え」をクリックすると、すべての連絡先がアプリケーションに再インポートされます。

iCloudを使用している場合は、iCloudの最後の同期でインポートを上書きしてしまうという問題があります。iCloudで連絡先を同期している場合は、前のステップの方法で復元するのが一番です。

定期的なメンテナンスとクリーニング

コンタクトの使用期間によっては、より定期的に見直す必要があります。環境設定」では、新しい連絡先の基本テンプレートを編集することができ、新しい名刺を追加する際の時間を短縮することができます。

連絡先は少し古く見えますが、MacでFacetime、メール、メッセージを管理する上で今でも中心的な存在です。

ワークフローにとって重要であるにもかかわらず、過小評価されていると感じるMacのプログラムやユーティリティは他にありますか？

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