ビジネスで帳票を作成する場合、使い勝手の良いツールが重要です。そこで、Googleフォームがお役に立ちます。便利なテンプレート、便利な機能、直感的なインターフェースを用いて、必要なフォームを素早く構築し、カスタマイズすることができます。

ここでは、Googleフォームを使った一般的なビジネスルーチンの使い方を紹介します。

テンプレートや関数の利用

googleformsはビジネスフォームを作成するための様々な機能を備えています。テンプレートの1つを使用してクイックスタートを行い、必要に応じて編集することができます。テンプレートオプションにアクセスするには、Google Formsにログインし、上部からテンプレートギャラリーを選択します。

募集要項

仕事依頼のテンプレートには、名前、メールアドレス、説明、優先度、締め切りなど、簡単な仕事依頼に必要な基本情報が記載されています。

そして、タイプセクションは、ワークエリアの区別に使用することができます。この多肢選択問題は、そのままにして、答えを自分のビジネスに合うように更新するだけでよいのです。例えば、IT部門からの作業依頼には、ソフトウェア、ハードウェア、ネットワークサービスなどのオプションが含まれることがあります。

フィードバックフォーム

顧客フィードバックのテンプレートは、スタッフやトレーニングのフィードバック、または顧客に対する簡単な調整などに使用できます。

例えば、ドロップダウンボックスの質問を追加して、従業員がフィードバックの対象となる部署を選択できるようにすることができます。また、トレーニングの場合は、受講者が次回のセッションの提案をできるように、パラグラフの質問を入れておくとよいでしょう。

登録フォーム

イベント登録テンプレートは、あらゆるタイプのイベントに使用できます。ビジネスでは、会議やセミナー、トレーニングセッションに使用できます。

会議のような複数日に渡るイベントの場合、チェックボックス式の質問を使用して、参加者が参加する日を選択できるようにすることができます。また、トレーニングコースの場合は、参加者が希望する時間帯を選択することができます。

また、テンプレートの下部には、参加者が料金を確認する必須項目があり、有料のセミナーやカンファレンスに使用することができます。

休職

休職のテンプレートは、必要な調整をしなくても、すでに欲しいものがすべて揃っているかもしれない便利な書式です。セクションには、氏名、休暇の日時、休暇の種類を記載します。ユーザーが希望すれば、最後の便利な部分に休暇のためのパラグラフを書き込むことができます。

ユーザーのメールアドレスも取得したい場合は、この質問をすぐに追加することができます。プラスアイコンをクリックして質問を追加し、「メールアドレス」という名前を付けるだけで、Google Formsが自動的に記述式の質問タイプを選択します。下部のスイッチをスライドさせることで、必須質問にすることができます。

独自のフォームを作成する

ゼロから自分で作ったフォームを使いたい方は、案外簡単です。また、フォームをテンプレートとして保存し、必要に応じて簡単な編集を行うことで使い続けることもできます。まず、テンプレートライブラリで白紙のテンプレートをクリックし、googleformsに移動して、タイトルのないフォームを開きます。

チームアップデートフォーム

従業員やチームからの更新情報を受け取るには、ステータスを取得するためのフォームを作成します。名前やメールアドレスなどの基本的な質問を追加し、あとはセクションをカスタマイズするだけです。この例では、プロジェクトチーム・アップデートを使用します。

チームメンバーが取り組んでいるプロジェクトの選択肢をドロップダウンメニューで追加することができます。選んだ答え（項目）によっては、別のフォームのセクションにジャンプさせることができます。これにより、その項目に特化したタスクのセクションを作成することができ、ユーザーは自動的にそこに誘導されます。

1. プロジェクトの質問と回答を作成するには、「プラス」マークをクリックします。
2. 別のタスクセクションを作成するには、「セクションの追加」をクリックします。
3. セクションに名前を付け、各項目のタスクを追加します。
4. プロジェクトの質問に戻り、「その他（3つの点）」アイコンを選択し、回答に応じて「移動先」セクションを選択します。
5. 各回答の横にある矢印をクリックし、ユーザーが回答を選択する際に、どのセクションを指すかを選択します。

傷害の形態

傷害診断書の作成も簡単です。名前とメールアドレスを登録した後、負傷した日時や場所、負傷の程度などの質問を追加することができます。シビアリティ問題を使用して、リニアスケール問題のオプションをで選択することができます。

1. プラス記号をクリックすると、重大度に関する質問が作成されます。
2. 質問の選択肢からリニアスケールを選択する。
3. 使用する数値スケールをドロップダウン・ボックスから選択する。
4. 目盛りの1桁目と最終桁のラベルを入力します。

乗り換え申請フォーム

あなたの会社が転勤を認めている場合、他の都市、地元の施設や部署であっても、転勤フォームを数分で設定することができます。ここでも、名前とメールアドレスの質問を入れ、セクションと質問をカスタマイズします。この例では、多肢選択式の問題を使用します。

1. プラス記号をクリックして、転送の質問を作成します。
2. 質問の選択肢から、多肢選択形式を選ぶ。
3. 行と列に答えを追加する。
4. More（3つの点）アイコンを選択し、「1列につき1つのレス○○に制限する」を選択すると、混乱を避けることができます。

設定の問題。

質問の表示方法

ヒントとコツ

googleformsには様々な質問と回答の機能がありますが、より便利な以下のオプションを利用することができます。

帳票のテンプレートとしての再利用

フォームを開くには、上部のナビゲーションバーにある「その他」（3つの点）アイコンをクリックし、「**コピー」を選択します。そして、フォームに自分の名前を付け、そのフォルダを選択し、同じ人と共有することができます。フォームをテンプレートとして使用したい場合に最適です。

フォームの編集は、googleformsのホーム画面からフォームを開き、必要な調整を行うだけです。

データバリデーションの追加

短答式、段落式、チェックボックス式の質問タイプには、データ検証オプションが用意されており、必要な回答が得られるようになっています。

例えば、チェックボックスの質問では、少なくとも2つの回答を入力する必要がありますし、段落の質問では、回答の文字数を制限することができます。

この機能を使うには、質問の「その他」（3つの点）アイコンを選択し、「データ検証」を選択します。使用する質問の種類に応じて、パラメータのオプションが表示されます。フィールドに入力し、必要に応じてカスタムエラーメッセージを入力するだけです。

カスタマイズされた外観

googleformsには、フォームをより魅力的にするための様々なテーマが用意されています。トップナビゲーションのパレットアイコンをクリックし、画像アイコンを選択し、カテゴリー別にブラウズするだけです。また、自分の写真をアップロードしたり、現在のアルバムを開いたりすることも可能です。

フォーム全体のテーマだけでなく、写真やYouTubeの動画を設問に入れることもできます。会社のロゴや建物の写真など、手軽な写真をポンと入れるなら。動画は、チュートリアルやトレーニングクリップに最適です。

質問の右側にある画像やビデオのアイコンをクリックし、開いたウィンドウで選択するだけです。

その他のオプションはこちら

googleformsの焦点はフォームの作成であることは明らかです。しかし、あなたのビジネスのためにさらに一歩踏み込むことができます。

クイズを作成する

Googleformsは、フォームをクイズに変えることができます。

フォームを開き、上部のナビゲーションバーにある歯車アイコンをクリックし、開いたウィンドウで「クイズ」を選択します。横のスライダーを動かすと、クイズになります。その後、採点オプションや回答者が見ることができるものを表示、調整することができます。

アドオンを使ってより多くの操作を

googleformsは様々なアドオンを提供しています。フォームのメール通知、質問用のダイナミックフィールドの作成、ビジネスセンターへのフォームの持ち込みが可能です。

AppSheetなどのアドオンにより、フォームをベースにしたモバイルアプリケーションを構築することができます。さらに、bkperツールは、収入や支出などの財務帳簿のデータをフォームを使って記録することができます。

アドオンのオプションを表示するには、フォームを開き、上部ナビゲーションの「その他」（3つの点）アイコンをクリックし、「アドオン」を選択します。

デザインワークフロー

ワークフローツールとしてgoogleformsを意識したことはないかもしれませんが、この点では非常に有用です。例えば、データを取得し、記録し、報告するプロセスを作成することができます。

フォームの構築、入力ロジックの使用、アドオンのマージ、フォームの共有が簡単にできます。ワークフロー設計の詳細な手順については、Will Conway氏による詳細な記事を参照してください。

Googleビジネスフォームを試されましたか？

googleformsは、ビジネスフォームを作成するための直感的なツールです。また、柔軟性、共有オプション、テンプレートにより、フォームの構築と送信はわずか数分で完了します。

Googleフォームを試したことがあれば、お気に入りの機能は何ですか？

画像引用元：Aysezgicmeli via Shutterstock.com ウェブサイト