プロジェクトベースの業務で高い生産性を維持できないことは、さらなるストレスやお客様のご不満につながる可能性があります。また、タスクの委譲や時間の見積もりに苦労することも多く、他の要素を投げ出してしまうこともあります。

幸いなことに、プロジェクト管理ツールは多種多様で、多くは有料ですが、無料のものもありますので、試してみてください。

有料のツールにお金をかけるべきか、それとも無料のもので十分なのか？これらのオプションについて、詳しく見ていきましょう。そうすれば、十分な情報を得た上で決断することができます。

最適な無料のプロジェクト管理ツール

予算に制約があると感じても、生産性の妨げにならないようにしましょう。これらのプロジェクト管理オプションには、機能豊富な無料レイヤーがあり、予算を増やせるまでの計画設計を支援することができます。

1 ミッションマイスター

この無料版のプロジェクト管理インターフェースは、色分けされたアプローチで、整理整頓を支援します。進行中のタスク、完了したタスク、閲覧するコンテンツなどを1つのダッシュボードで確認できます。

MeisterTaskのメイン画面に表示する内容をカスタマイズすることができます。これにより、前回のチェックから何が起こったかを簡単に確認することができます。さらに、その日の優先順位を計画することも可能です。

各タスクには、各メンバーがそのタスクを完了するために必要なすべての詳細を含めることができます。継続的な会話の糸は、プロジェクトマネージャーが状況を把握するのに役立つ。また、20MBまでのファイルを添付することができます。

ダウンロード：MeisterTask for iOS｜Android（無料、有料プランは1ユーザーにつき$8.25/月～）。

2**

シンプルさを追求した**メソッドは、すぐに効果的に使い始めることができます。タスクの割り当ては、Asana のインターフェースまたはその受信トレイで見ることができます。プロジェクトリーダーから与えられた優先順位によって、チームメンバーは最初に何をすべきかがすぐにわかる。

Asana の無料版では、最大 15 名のチームに対応できます。タスクを素早く見つけるためのシンプルな検索機能と、基本的なダッシュボードを備えています。

ダウンロード：Asana for iOS｜Android（無料、有料プランは1ユーザーにつき9.99ドル/月より）

III.トレロ

Trelloはカードとボードをベースにしたフォーマットで、他のツールとは少し異なります。かんばん方式のワークフローとして設計することができます。カードはプロジェクトボードに配置され、個人またはビジネスのニーズに合わせて作成することができます。カードをクリックすると、期限、チームメンバー、関連書類などの詳細が入力されます。

Trelloはクラウド上に存在するため、どこからでも簡単にアイテムを追跡することができます。すべてのデバイスで同期された最新のコンテンツ更新をスクープすることができます。

Trelloを有料で利用し、ボード、リスト、カードの数を無制限で利用することができます。また、無料ユーザーでも10MB以下の添付ファイルをアップロードすることができます。

ダウンロード：Trello for iOS｜Android（無料、9.99ドル）

フリーアンプ4台

****Freedcampの利点の1つは、好みのタスク配置を選べることです。例えば、試行錯誤を重ねたリスト形式を好む方もいらっしゃるでしょう。あるいは、カンバンの拡張機能が好きな人は、タスクボードを作成する方が自分のワークスタイルに合っているかもしれません。

また、Freedcampは、パブリックとプライベートのタスクを区別する柔軟性を備えています。プライベートも仕事と同じくらい忙しいという方は、この機能を活用することで、計画的に仕事を進めることができます。

さらに、プロジェクト中は、課題追跡システム、カレンダー、ソーシャルコミュニケーションウォールを使って、常に注意を払うようにします。大きなタスクを処理する？そのためには、タスクを細分化することが必要です。

ダウンロード：Freedcamp for iOS｜Android（無料、有料プラン3.99ドル/月～）。

最も高額なプロジェクトマネジメントツール

小規模なビジネスであれば、無料のツールや無料のティアでも十分に対応できます。しかし、これらの有料ツールは、あらゆるビジネスニーズに対応できるよう拡張することができます。最適なツールは、コラボレーション機能、タスク管理、プロジェクトスケジュール、文書共有機能などを備え、部門を超えた連携が可能です。

1 タフ

Táveは、クリエイティブなプロフェッショナルを対象に、便利なチェックリスト・システムで手間のかからないワークフローを支援します。テキストベースのリストだけでなく、プロジェクトごとに長方形のカラーチャートを作成することができます。これにより、責任の所在が一目瞭然になり、重要な期限を把握することができます。

また、タフはプロジェクトマネジメントにとどまらない。事前にメールを送り、クライアントが資料を読んだかどうかを確認するためのフォローアップを行う。リード管理ツールを使って、潜在的な新しい仕事の機会を活用する。さらに、会議のリマインダーの送信、見積書の追跡、**リマインダーの送信などのタスクを自動化することができます。

Táveはデスクトップ型のインターフェースですが、iOSのウィジェットやAndroid**とツールのカレンダーを同期することができます。

月額12.49ドルから、希望する製品層とプランの長さに応じて、30日間の試用期間を設けています。

2 カジュアル

プロジェクトの進捗状況を可視化するには、通常、タスクを割り当てたり、コメントを書き込んだりする必要はありません。リストやボードを提供するのではなく、プロセスのステップ間の原因と結果の関係にカジュアルに焦点を当てます。

まずマイルストーンを策定し、次にチームメンバーと交渉して共通の目標特性を確認します。各マイルストーンには、完了までのステップを集約するためのサブプロセスを設けることができます。緊急度やチーム内の人数などの要因が、従業員への仕事の割り当てに影響を与えることがあります。

これらをフローチャートで視覚的に表現する。長いリストに目を通すのではなく、自分の責任が全体像の中でどのように位置づけられるかを知ることができるのです。タスクリストが好きな方もご安心ください。カジュアルは**チャート作成時に自動的に生成されます。

チームメンバーはタスクリストを回し、素早くアクセスできるようにします。さらに、観客は正しい順序で担当者を見ることができるので、混乱がなくなります。プロジェクトマネージャーがボトルネックに気づけば、それを解決するためにプロセスを組み直すことができます。

ダウンロード：Casual for iOS｜Android（有料パッケージは月額7ドルから）

iii. 積極的なコラボレーション

もし、メールの受信箱をプロジェクト管理ツールとして使うことに欠陥があるなら、ActiveCollabを試してみてください。このツールは、ほとんどの競合製品と同様に、クラウドで動作します。また、会社のサーバーにインストールすることも可能です。

プロジェクト管理アプリケーションの中には、ダッシュボードをプロジェクトマネージャーにしか提供しないものがありますが、ActiveCollabでは各メンバーに提供されるため、どのタスクをいつ実行すればいいのか分からないという事態を防ぐことができます。

このアプリは、会計の課題を解決する可能性も秘めています。これは、タイムトラッキング機能を内蔵しているからです。プロジェクトに費やした時間は、チームメンバーのダッシュボードに表示され、社員が簡単にアウトプットを把握できるようになっています。

また、タスクの絞り込みが可能な検索機能により、無駄な時間を削減することができます。指定したスタッフ、納期、タグで検索結果を絞り込むことができます。これまで紹介した他のプロジェクト管理支援ソフトと同様に、ActiveCollabはファイルのアップロードやタスクの注釈をサポートしています。クライアントからの通信を非表示にしたり、メッセージを表示させて指示を出したりすることができます。

ダウンロード：ActiveCollab for iOS｜Android（有料プラン：月額25ドルから）

4ストリーム

Flowを使うと、タスクはリストやカードに整理することができます。また、ドラッグ＆ドロップによるタイムライン機能も備えています。プロジェクトの進行状況を確認し、必要に応じて開始日や終了日を変更してください。ワークグループ機能とは、複数の人が共同で作業する際に、タスクを割り当てることができる機能です。

また、ダッシュボードには、休憩から戻るときに最適なキャッチアップ・セクションがあります。各タスクの関連情報のみを表示します。無関係なコンテンツに圧倒されるのを防ぐことができます。通知フィードは、最近の出来事とその日時を知らせる、似たようなものです。

ダウンロード：Flow for iOS（提供終了）｜Android（有料プラン：1ユーザーにつき6.40ドル/月～）。

どのプロジェクトマネジメントツールが適しているのか？

このリストでは、4つの無料オプションと4つの有料ツールを紹介しています。有料にするか無料にするか、まだ迷っていますか？多くの補助ツールには大きな制約があることを忘れないでください。

例えば、最大2人までのプロジェクトにしか携わることができない。また、無料のツールには、添付ファイルのサイズに制限があったり、他の生産性アプリケーションとの統合ができないものもあります。

ただし、無料サービスの仕組みが気に入った場合は、有料プランがあるかどうかを確認するとよいでしょう。ここで紹介するものは、いずれも有料オプションがあり、機能が追加されます。

おそらく、非常にシンプルなプロジェクトに取り組んでいて、基本的な機能を気にしていないのでしょう。そうでない場合は、どちらかにお金を払う可能性を考えて予算を組むとよいでしょう。多くの製品が****と包括的な機能説明を提供しているため、やみくもに購入する必要はありません。

これらのツールと適切なプロジェクトマネジメントのスキルを組み合わせることで、チームの生産性は向上し、混乱は減少することが期待されます。