Office 365は、生産性とコラボレーションのために設計されたマイクロソフトのサブスクリプションパッケージです。そのため、選択したレベルに応じて、得られるオフィスツールも異なります。

WordやPowerPointはもうお馴染みですね。では、チームワークを円滑にするその他のoffice365のビジネスツールを5つご紹介しましょう。

1skype ビジネスエディション

Skype for Businessは、以前はLyncとして知られていました。今日、Lyncは、Microsoftの主要な企業向けメッセージングおよび会議ソリューションであるSkypeとは別のプログラムであり、無料で提供されています。これを使えば、テキスト、オーディオ、ビデオでコミュニケーションすることができます。

組織の内外を問わず、最大250人と会話することも可能です。

Skypeの代わりとなるものはたくさんあります。しかし、Skype for Businessは、Office 365の他のパッケージと非常によく統合されており、これを使わない意味はありません。

Skypeをビジネスで効果的に活用するための一つのアイデアとして

Outlookで会議をスケジュールする際、「予定」 > 「Skype会議」で、人々がクリックすることで接続できるリンクを自動的に埋め込むことができます。

会議では、プレゼンテーションのアイコンをクリックすると、デスクトップやパワーポイントのプレゼンテーションが表示され、さらに投票を開始することができます。また、省略記号のアイコン> Start Recordingをクリックすると、会議の音声と映像がすべて保存されます。

その他の重要なヒントについては、Skypeで最高のビジネスミーティングを行うためのガイドをご覧ください。

2マイクロソフトオネノート

ノートを充実させたいなら、OneNoteは最適なソリューションです。メモを書いたり、絵を描いたり、スクリーンショットを撮ったり、音声を録音したり、さまざまなことができます。これはwordのようなワープロとは異なり、OneNoteはリングバインダーのようなもので、すべてのアプリケーションにまたがってメモを集めることができます。

以前、OneNoteを使った作業方法を紹介しましたので、究極の生産性向上のヒントはこちらのガイドをご覧ください。

例えば、いつでもWindowsキー＋Nを押せば、素早くメモを書くことができます。また、入力した内容をハイライトしてCtrl+1を押せば、チェックボックスに変わりますので、ToDoリストのスタートには最適です。

Microsoft OneNoteを効果的に活用するための一つのアイデアです。

いくつかのビデオ録画のために描画タブを使用するか、**オーディオ/ビデオ録画オプションを使用します。画像に保存されたテキストを書き写すこともできます。画像上で右クリックし、「画像からテキストをコピー」をクリックするだけです。

OneNoteが単なるメモ書きアプリケーションにとどまらないことを願っています。詳しくは、「OneNoteガイド」をご覧ください。

マイクロソフト onedrive

DropboxやGoogle Driveのように、ファイルをアップロードしてどこからでもアクセスできるクラウドストレージサービスであるOneDriveを、これまで同僚に送ったり、ファイル共有サイトにアップロードしたりしていたのなら、そろそろ使用を中止した方がよいでしょう。

1つのファイルや複数のファイルをOneDriveに入れるには、それぞれのファイルやフォルダーを別々にアップロードするだけです。あるいは、新規作成のドロップダウンリストで、Word文書やExcelワークブックなどをすぐに作成することもできます。

OneDriveは本格的なバックアップソリューションではありませんが、バージョン履歴を持つことができます。ファイルを右クリックして「バージョン履歴」をクリックすると、そのファイルに加えられた最新の変更点が表示され、そこから以前のバージョンにロールバックすることができます。

Microsoft OneDriveを有効活用するための一つのアイデアです。

組織にとって最も便利な機能は、ボタンを1回クリックするだけでファイルを共有できることでしょう。ファイル上で右クリックし、「共有」をクリックします。

ここでは、ドロップダウンリストを使って、誰でも、組織内の人、またはメールアドレスで特定された特定の人とファイルを共有することができます。また、共有可能なリンクを作成したり、Outlookに直接埋め込むことも可能です。

より詳しい情報は、Windows 10でOneDriveを使うためのクイックガイドをご覧ください。

4 マイクロソフト シェアポイント

SharePointは野獣です。丁寧な言い方ができない。もし、あなたが組織の中でこれに出会ったことがあるなら、それがどんなもので、良いものなのか、先入観を持っていることでしょう。SharePointは、大まかに言って、チームやビジネス全体のためのページを作成することができるクラウドイントラネットです。

SharePointは多くのことを行うことができますが、それをうまく実装し、適切な構造を提供するためには、強力なITチームに依存することになります。マイクロソフトの新しいツールほど使い勝手はよくありませんが、特に情報共有に問題を抱える大規模な組織では、マイクロソフトの新しいツールに匹敵するほどの力を発揮することができます。

Microsoft SharePointの有効活用のための一つのアイデアです。

Sharepointは完全なコンテンツ管理システムです。Wikiのようなものだと考えてください。おそらく、あなたのチームやあなたが行っていることについて情報を提供するマイクロサイトで、投票やコンタクトフォームなどの統合機能を設定したり、ファイルを保存して共有したりすることができます。

ドキュメント、Eメール、フィード（ニュース、Yammerなど好きなもの）、ビデオなど、組織のイントラネットホームページを構築することができます。研修資料をアップロードし、文書にメタデータを付けて、全員がPCと**で通知を受け取れるようにします。

5マイクロソフトチーム

Slackは世界を席巻していますが、マイクロソフトはその勢いに負けていません。それどころか、チームを組んで反撃してきた。一見、チームがたるんでいるように見えますが、実はそれ以上なのです。チャットルームとOffice 365のビジネスアプリケーションをミックスし、コラボレーションハブを実現しました。

ディスカッションのトピックごとにチャンネルを作成し、チームメンバー同士で素早く簡単にチャットすることができます。会話はスレッド化され、他の人の会話を止めることができます。絵文字やGIF、カスタムMODも送れるので、飽きずに楽しめます。

マイクロソフトチームの有効活用のための一つのアイデアです。

Microsoft Teamsは、Word、OneNote、Power BIなど、あらゆるものを統合しています。例えば、チームに文書をアップロードして、プラットフォームに居ながらにしてコメントやコラボレーションを行うことができます。また、プランナーを使って、チームのすべての仕事を把握し、タスクを割り当てて、ToDoリストをクリアすることもできます。

おそらくさらに良いのは、サードパーティのAPIを使ったり、自社のプラットフォームを利用したりできることでしょう。例えば、Slackユーザーにはお馴染みのBotで、チームエリア内からTwitterを自動更新することができます。また、TeamはTrelloなどと連携できるため、チーム環境にいながらにしてサービスを利用することができます。

office 365を利用するには？

これらのOffice 365ビジネスツールを併用することで、組織をより効果的に、より協力的にすることができます。もちろん、世界最高のツールだけでは、その実現は難しい。さらに詳しいアドバイスは、リアルタイムのオンラインコラボレーションを効果的に行うためのヒントをご覧ください。