電子署名を作成する必要がある場合、cocosignはあなたのドキュメントに電子的に署名するために必要なすべてを提供します...
申請書類や法的文書のデジタル化が進むにつれ、署名による認証・承認の必要性がますます高まっています。
遅くて明確な「非緑」のオプションは、文書を印刷し、署名し、そしてオリジナルをスキャンすることです。しかし、適切な文書であれば電子署名を作成することができるのに、なぜこのようなことをするのでしょうか。
電子署名が必要な理由
電子署名やデジタル署名は、契約や文書の内容に同意したり、記録を確認したりするために使用するマークやシンボルです。インクで走り書きしたサインと同じように機能しますが、いくつかの利点があります。
デジタル署名は
- 高速：物理的に署名し、結果をスキャンするために文書を印刷する必要はありません。電子署名を行い、電子メール、共有Webリソース、クラウドドライブを介して簡単にドキュメントを共有することができます。
- 費用対効果：導入時のオーバーヘッドにもかかわらず、デジタル署名は重要で時間的制約のあるドキュメントの郵送料や送料を節約します。また、アーカイブやファイリングのコストも削減されます。
- 効率的：スピードに加え、デジタル署名はワークフローを合理化し、デジタルインデックスとコンピューターファイル検索による文書管理と追跡を簡素化します。
- セキュリティ：電子署名の使用により、文書の改ざんや犯罪的な動機による改ざんのリスクを低減することができます。デジタル署名された電子文書には、変更された箇所を強調するデジタルスタンプが押されます。
- ストレージにやさしい：アーカイブのコストを削減する一方で、ドキュメントを保管するために必要な不動産の量も削減することができます。
- 速い：最も重要なのは、電子署名の作成が簡単であることです。
電子署名を作成する方法はいくつかありますが、ここではCocoSignを使って作成する方法を紹介します。
ココサインで電子署名を作成する
CocoSignは、電子署名の作成と文書への付加を支援するプラットフォームです。ココサインの文書への署名について、もう少し詳しく見てみましょう。
無料で署名する**には、ココサインにアクセスし、「無料アカウントを作成する」をクリックしてください。
署名する文書をアップロードする
アカウントダッシュボードで、「はじめに」または「自分で署名」をクリックし、署名する文書を「文書の追加」ウィンドウにドラッグ＆ドロップします。また、「Upload Documents」をクリックすると、コンピュータのファイルブラウザーが起動します。
CocoSignは、PDF、DOC、XLS、JPGファイルをサポートしています。また、Google Drive、One Drive、Box、Dropboxからファイルをアップロードすることもできます。
文書に署名を追加する
アップロード後、署名が必要な場所までスクロールします。左ペインで正しいページを選択する必要がある場合があります。
準備ができたら、「ツール」セクションの「署名」フィールドをクリックし、任意の場所にドラッグします。これで、電子署名を作成するための3つのオプションが揃いました。
- タイピング：イニシャルと苗字を入力し、適切なフォントを選択するだけです。
- ドローイング：スタイラスでサインを描く（これはほとんどのノートPCのタッチパッドには適していません）。
- アップロード：このオプションを使用すると、署名のスキャン、写真、またはその他の保存された画像を簡単にアップロードすることができます。
必要に応じて、イニシャル、日付/時間、有用な追加テキスト（署名メモなど）、あるいは電子メールや添付ファイルを文書に追加してください。完了したら、「次へ」をクリックして、文書に電子署名をします。
おめでとうございます！これであなただけの電子署名が完成です。
電子署名は合法か？
電子署名は、統一電子取引法（UETA）や2000年世界商取引法（ESign）の電子署名の仕様に則って作成すれば、ペンで作成した署名と同じ正当性を持つことになります。
電子署名の合法性は地域によって異なるため、疑問がある場合は、現地の規制を確認し、電子署名の状態を確認してください。
ただし、電子署名できない書類もありますので、ご注意ください。不動産契約、養子縁組の書類、裁判書類、遺言書などは、すべて昔ながらの方法でペンを使って署名しなければなりません。委任状には署名も必要です。
電子署名を作成し、ワークフローを改善する
電子署名をパソコンで作成・保存することで、電子文書の署名はすぐに速くなりますが、ワークフローの利点はこれだけではありません。
紙とインクの節約になりますし、デジタルコピーがあるため、サインを保管する書類も少なくなります。紙の箱ではなく、コンピューターの検索機能に頼れば、書類の管理も楽になります。
その結果、紙を保管するコストや、古紙をリサイクルするコストまでもが削減されることになります。
電子署名は、より迅速な移行を意味します。受取人は、読んでサインをして返送するだけで、印刷の段階がないため、作業のスピードが遅くなることはありません。最も重要なのは、セキュリティが向上したことでしょう。デジタル署名は、改ざんのリスクを低減し、文書を改ざんから保護します。
電子署名は簡単に作成できるため、ココサインを使用して独自の電子署名を作成することは理にかなっています。
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