Microsoft Accessをお使いの方なら、データベースにデータを追加するさまざまな方法をすでにご存知でしょう。ほとんどのユーザーがテーブル方式を使用しているのは、新しいデータを表示したり追加したりするのが最も簡単な方法だからです。しかし、問題は、新しいデータを追加する前に、既存のデータを検証する必要があることです。

また、テーブル方式で既存のデータを誤って修正することも可能です。

幸いなことに、Accessにはフォームというものがあり、テーブルに新しいデータを追加しながら、一度に一つのエントリーを処理することができます。フォームを使えば、テーブルの編集や新しい項目の保存が簡単にできるので、まだ使っていない人は使い始めるとよいでしょう。

1 マイクロソフトアクセスでフォームを作成する方法

Microsoft Accessでフォームを作成する前に、データベースに少なくとも1つのテーブルを作成する必要があります。これは、新しく作成されたフォームからデータを追加するテーブルです。

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テーブルにいくつかの列ができたら、以下の手順でフォームを追加してください。

1. Accessのデータベーステーブルをクリックして選択します。
2. 上部の「作成」タブをクリックし、「フォーム」セクションを見つけ、「フォーム」を選択します。
3. Microsoft Accessは、テーブルのすべての列をフィールドとして、新しいフォームを作成します。
4. このフォームを使って、テーブルを編集したり、テーブルに新しいデータを追加したりできるようになりました。
5. 左上の保存アイコンをクリックすると、新しく作成したフォームが保存されます。
6. フォームのわかりやすい名前を入力し、OKをクリックして保存します。

2 マイクロソフトアクセスで白紙のフォームを作成する方法

上記の方法では、テーブルのすべてのカラムが追加されるフォームが作成されます。すべての列を使用しない場合は、まず空白のフォームを作成してから、含めるフィールドを選択します。

空白のフォームに、同じデータベース内の任意のテーブルからフィールドを追加したり、この方法を使用してフォーム内のフィールドの順序を変更することができます。

Accessで白紙のフォームを作成する方法を説明します。

1. Accessで、上部の「作成」タブをクリックし、「白紙フォーム」を選択します。
2. フィールドの追加を開始するには、右側で、フィールドを追加するテーブルを選択し、各フィールドをダブルクリックしてフォームに追加します。
3. 選択したフィールドをフォームに追加したら、左上の「保存」アイコンをクリックして、フォームを保存します。
4. フォームの名前を入力し、OKをクリックします。

マイクロソフトアクセスでフォームに新しいフィールドを追加する方法

テーブルを更新して新しいカラムを追加しても、その新しいカラムはフォームに自動的に追加されません。したがって、フォームが更新されるまで、これらの新しいカラムにデータを追加することはできません。

Accessでは、既存のフォームにいつでも新しいフィールドを追加することができます。

1. Accessのフォームを右クリックし、「レイアウトビュー」を選択すると、フォームがレイアウトビューで表示されます。
2. 上部のデザインタブをクリックし、ツールセクションから「既存のフィールドを追加」を選択します これで、フォームに新しいフィールドを追加することができます。
3. 右側には、そのテーブルが現在持っているすべてのフィールドが表示されます。不足しているフィールドをダブルクリックすると、そのフィールドがフォームに追加されます。
4. 保存」アイコンをクリックし、フォームを保存します。

4 マイクロソフトアクセスでフォームをカスタマイズする方法

アクセスフォームをカスタマイズすることで、データの追加をより簡単に行うことができます。フォームにさまざまなオプションを指定することで、思い通りに動作させることができます。

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例えば、テーブルのある列が特定の値しか受け付けない場合、ドロップダウンメニューにその値を指定することで、データを追加する際にその中から選択することができます。

こうすることで、不要なデータをテーブルに追加することを避けることができる。ここでは、このフォームコントロールの1つであるコンボボックスをアクセスフォームで使用する方法を紹介します。

1. フォームをダブルクリックすると、フォームが開きます。
2. 上部のデザインタブをクリックし、フォームに追加するコントロールを1つ選択します。今回はコンボボックスを選択しましょう。
3. ボックスを追加するフォームをクリックします。
4. 画面にダイアログボックスが表示されますので、「必要な値をボックスに入力する」を選択し、「次へ」をクリックします。
5. 下の画面で、このフォームを使ってデータを追加するときに選択できる項目を入力し、次の項目をクリックします。
6. Accessは、このボックスに入力されたデータをどこに保存するかを尋ねます。この値をこのフィールドに保存する」オプションを選択し、このコンボボックスからデータを追加するフィールドを選択します。
7. 次へ」をクリックし、コンボボックスの名前を入力し、下部の「完了」をクリックします。
8. フォームには同じカラムのフィールドが2つあるはずです。古いフィールドを右クリックして「削除」を選択すると、削除できます。
9. 左上の保存アイコンをクリックすると、フォームが保存されます。

マイクロソフト・アクセスでフォームを使い、データ入力を容易にする。

フォームとは、最大のデータベースにデータを追加する簡単な方法である。これは、データベースのサイズに関係なく、一度に1つのエントリーしか見ることができないからです。これにより、テーブル内の他のデータを気にすることなく、その項目を監視し、変更することができます。

Microsoft Accessは、さまざまな種類のデータベースに最適です。ただし、すべてのシナリオに適しているわけではありません。幸いなことに、Microsoft Accessの代替ソフトがいくつか用意されています。これらのプログラムにより、様々な方法でデータベースを作成し、管理することができます。