コンピュータをリセットしたり、電子メールアプリケーションを変更したり、あるいは電子メールに影響を与える可能性のある何かをいじったりする場合は、Microsoft Outlookの電子メールをエクスポートしてバックアップすることをお勧めします。

Outlookでは、さまざまな形式でメールをエクスポートすることができます。エクスポートしたメールをどのように使用するか（Outlook以外での使用も含む）に応じて、どちらを使用するかをご案内します。

Windowsでoutlookからメールをエクスポートする方法

WindowsコンピュータでOutlookを使用している場合、電子メールをPST形式にエクスポートすることができます。このフォーマットには、メールだけでなく、連絡先やカレンダーも含まれます。その後、このPSTファイルを別のコンピュータで使用し、すべてのメールをOutlookにインポートすることができます。

このエクスポート方法を使用するシナリオとしては、あるPCから別のPCへの移動、WindowsからMacへの切り替え、あるアカウントから別のアカウントへのメールの移動、または単に定期的なメールのバックアップなどがあります。

この操作はOutlookで行うことができます。以下の手順で説明します。

1. PCでOutlookを起動し、「ファイル」タブをクリックし、左サイドバーから「メッセージ」を選択します。
2. メインメニューで「アカウント設定」を選択し、再度「アカウント設定」を選択します。これにより、Outlookの「設定」メニューが表示されます。

1. Data Files」タブを選択し、メールアカウントを表示します。
2. メールをエクスポートしたいメールアカウントをクリックし、上部にある「ファイルの場所を開く」を選択します。

1. ファイルエクスプローラーウィンドウが開き、PSTファイルがハイライト表示されます。これは、すべての電子メールを含むファイルで、好きな場所にコピーすることができます。

何に使うかは、ニーズ次第です。ファイルをクラウドストレージにコピーして安全にバックアップしたり、そこでOutlookを使いたい場合は別のコンピューターに移動したり、外付けドライブにコピーしてアーカイブしたりすることができます。

Macでoutlookからメールをエクスポートする方法

macOSでは、Outlookの動作がWindowsと異なります。Macでは、OutlookのメールをOLMファイルにエクスポートすることができます。WindowsのPST形式と同様に、この形式でもすべての電子メール、連絡先、カレンダーのエントリーを保持します。

ここでの唯一の違いは、実際のファイル形式です。Outlookは、お使いのオペレーティングシステムに適したファイル形式を使用します。ここでは、MacでOutlookのメールをOLMファイルに保存する方法について説明します。

1. MacでOutlookを起動し、上部にある「ツール」タブをクリックします。Macの上部メニューバーにあるツールメニューではなく、Outlookのタブをクリックすることを確認してください。
2. ツール」タブの「エクスポート」をクリックすると、Outlookのメールをエクスポートすることができます。
3. Windowsとは異なり、outlookformacはアプリケーションからエクスポートする項目を尋ねます。バックアップに含めたい項目を選択し、「続ける」をクリックします。
4. Outlookは、エクスポートされたメールファイルを保存する場所を選択するように要求します。Mac上の便利な場所を選択し、[保存]をクリックします。
5. Outlookは選択されたフォルダにすべての電子メールをエクスポートしています。

これで、OLMファイルは任意のフォルダに用意され、いつでも移動できるようになります。

outlookから他のメールアカウントにメールをエクスポートする方法

バックアップとして保存していない場合、Outlookのメールをエクスポートして、GmailやYahooなどの他のメールアカウントにインポートしたい場合があります。Outlookでは、アプリケーションですべて利用可能である限り、アカウント間でメールを移動できることが判明しています。

対象となるメールアカウントがOutlookに追加されている場合、現在のOutlookのすべてのメールをアプリケーションで選択したメールアカウントに簡単かつ迅速に移動することができます。

ここでは、このアカウント間のメール転送処理を行う方法について説明します。

1. まだ追加していない場合は、Outlookにセカンダリメールアカウントを追加します。必要な場合は、OutlookにGmailを追加する方法を紹介します。
2. Outlookを起動し、メールをエクスポートしたいアカウントにアクセスします。
3. 受信トレイを開き、キーボードのCtrl+Aキーを押して、受信トレイにあるすべてのメールを選択します。
4. 任意のメールを右クリックし、「移動」→「他のフォルダ」を選択します。
5. メールの移動に使用するダイアログボックスが表示されます。ここでは、対象となるメールアカウント（例：Gmailアカウント）を選択し、そのアカウント内のメールを保存するフォルダを選択して、[OK]をクリックします。
6. メールは、対象のメールアカウントの選択したフォルダーに移動し始めます。

アウトルックからエクセルにメールをエクスポートする方法

メールの分析、分類、一括処理を行う場合は、Excelのスプレッドシートに保存することをお勧めします。幸いなことに、Outlookにはメールを直接Excelファイルにエクスポートするオプションが用意されています。

このファイルは、他の表計算ソフトと同じように、すべてのメールが異なる列に整然と整理されています。これにより、Outlookや他のメールソフトでメールを閲覧するよりも、はるかに簡単に分析することができます。

この操作は、以下の手順で行うことができます。

1. Outlookを開き、「ファイル」タブをクリックし、左側の欄から「開いてエクスポート」を選択します。
2. メインパネルの「インポート/エクスポート」オプションをクリックします。
3. Outlookは、データをどのようにエクスポートするか尋ねます。データをExcelファイルにエクスポートしたいので、「Export to file」オプションを選択します。
4. 下の画面で、最初のオプションであるカンマ区切りの値をクリックします。Excelと完全互換のCSVファイルが作成されます。
5. 次に、データをエクスポートするフォルダを選択するウィザードが表示されますので、プライマリメールフォルダを選択し、「次へ」をクリックします。
6. 参照」をクリックし、エクスポートしたメールファイルの保存先フォルダを選択します。
7. Next」、「Finish」の順に選択すると、メールがExcelファイルにエクスポートされます。

アウトルックから個人メールをエクスポートする方法

少数のメールだけをエクスポートする場合は、ドラッグ＆ドロップ方式を使用すると便利です。

そのためには、Outlookを開き、エクスポートしたいメールを選択して、ファイルエクスプローラーのフォルダーにドラッグ＆ドロップします。それぞれについて、Outlook はメッセージを含む MSG ファイルを作成します。

アウトルックからメールを取り出すには、さまざまな方法があります。

新しいメールアプリケーションを使いたい場合でも、メールのバックアップコピーが必要な場合でも、Outlookからのメールのエクスポートは、上記のように簡単に行えます。

他のメールアプリケーションに移行したい場合は、Microsoft Outlookに代わる、他のデスクトップメールに最適な無料の代替ソフトをいくつか見てみましょう。