メールフィルターを設定したり、会話をフォルダーに整理したりすることは、メールの受信トレイを管理する上で効果的な方法です。例えば、プレスリリースとより重要なメッセージを分けるフィルターを設定することができます。また、特定のメールを自動的にスパムとしてマークすることも可能です。

Gmail、Yahooメール、Outlookでメールを自動的に振り分けるメールフィルターの設定方法を紹介します。

gmailでメールをフィルタリングする方法

Gmailフィルタの編集を始めると、Gmailがこれらのラベルを呼ぶように、本当の「フォルダ」を使用していないことに気づくかもしれませんが、名前が違うことを除けば、機能的には同じです。

Gmailのフィルターを作成するには、Gmailの受信トレイを開き、上部の検索バーの右側にある小さな矢印のアイコンをクリックします。詳細検索ボックスが表示され、フィルタのプロパティを指定することができます。

その仕組みはこうだ。

• From欄にメールアドレスを入力すると、そのアドレスからのメッセージにフィルターが適用されます。文字はワイルドカードなので、*@domain.comと入力すると、特定のドメインからのすべてのメッセージをフィルタリングすることができます。
• 宛先欄は、Gmailのエイリアスとの組み合わせに適しています。メールアドレスを入力する場所に、プラス（+）を追加することで、受信箱に直接届く別のアドレスを無制限に作成することができます。例えば、[email protected]如果你不想在收件箱中看到LinkedIn的任何消息 を使用すると、そのアドレスに送信されるメッセージをフィルタリングすることができます。
• 件名 "フィールドは、件名**の単語を含むすべてのメッセージをフィルタリングすることができます。

• Has the words」と「Doesn't have」で、メールをスキャンして好きな言葉を探すことができます。 ここでは、Gmailの検索演算子（ANDやORなど）を使って、以下のものを探すことができます。例えば、unsubscribeという単語を含むすべてのメールに対してフィルターを作成したいが、銀行のメールは含めたくないという場合を考えてみましょう。Has the words欄にUnsubscribeと入力すると、Bank of Americaはこれらの単語を含む結果を除外する必要がありません。
• ご希望の方は、メールのサイズをご指定ください。
• Date withinを使うと、特定の日付の近くに受信したメッセージでフィルタリングすることができます。
• 添付ファイル付きのメールだけを探したい場合は、「添付ファイル付き」にチェックを入れてください。Gmailでたむろしている人と定期的にチャットをしている人は、その人たちからのノイズを減らすために、チャットが含まれていないことを確認するとよいでしょう。
• 最後に、利用可能なラベルの1つからだけフィルタリングしたい場合を除き、検索ボックスはすべてのメッセージに表示されたままにしておきます。

終了したら、ウィンドウの右下にある「フィルタの作成」ボタンをクリックします。フィルターが正しいかどうか確認したい場合は、「最初に検索」をクリックすると、フィルターに一致するメールが表示されます。

フィルター操作のカスタマイズ

次に、このフィルターにヒットしたメールをどうするかを決める必要があります。

受信トレイをきれいに保ちたいなら、受信トレイをスキップする（アーカイブする）ことを選択するのが最初の一歩です。これと組み合わせて、アスタリスクを付けたり、ラベルを付けて後でメッセージをどうすればよいか分かるようにしたり、重要なものとしてマークしたりすることができます。

この他にも、設定したフィルターによって便利なオプションがあります。Gmailが正当なメールを送信している場合は、決して迷惑メールに送信しないようにすることが有効です。

このフィルターを既存のメッセージと今後のメッセージに適用するには、「一致するX個の会話にフィルターを適用する」をチェックします。フィルタの作成」をクリックすると完了です。

既存のフィルターは、いつでも閲覧・編集することができます。右上の「設定」歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリックします。上部のフィルターやブロックされたアドレスを選択すると、それらを表示し、必要に応じて削除や変更を行うことができます。Gmailにはエクスポート機能もあるので、フィルターをファイルに入れて共有することも可能です。

良いフィルターが思いつかない？

受信トレイのメッセージの横にあるチェックボックスにチェックを入れ、「3つの点メニュー」> で、以下のようにメッセージをフィルタリングすることができます。この操作により、以前と同様にフィルターウィンドウが起動しますが、選択したメッセージに基づいていくつかのフィールドが事前に入力されます。

詳しくは、フィルターで解決できる迷惑メールの問題をご覧ください。

Yahooメールのフィルター設定方法

Yahooメールでフィルターを設定するには、Yahooメールの受信箱を開き、右上の歯車アイコンをクリックして、「その他の設定」を選択します。左の「フィルター」タブを選択し、「新規フィルターの追加」を選択して、フィルターを開始します。

Yahooは、Gmailほど多くのフィルターを提供していません。カスタマイズできるフィールドは、From、to/CC、Subject、Bodyの4つです。フィルターに名前を付けておけば、詳細を確認しなくてもメインのフィルタータブですぐに確認することができます。

各カテゴリには、選択した単語を含む、含まない、選択した単語で始まる、選択した単語で終わるメールをフィルタリングするオプションがあります。大文字と小文字を一致させることもできますので、頭文字をすべて大文字にしたい場合などに便利です。

必要なフィルタリングの条件が揃ったら、一致したメールをどのフォルダに移動させるかを選択できます。

フィルターは上から下へ順に適用されますのでご注意ください。したがって、リストを見るときは、最も重要なフィルターが一番上に来るようにしてください。1つのメッセージが複数のフィルタの下にある場合、そのフィルタが最初に処理されます。また、このページでは、既存のフィルターの編集や削除も可能です。

詳しくは、「Yahooアカウントを安全に利用する方法」をご覧ください。

アウトルックでメールをフィルタリングする方法

Outlook.comでメールをお使いの場合、メールをフィルタリングする方法をご紹介します。

Outlookの受信トレイを開き、右上の歯車アイコンをクリックし、このリストの下にある「すべてのOutlook設定」をクリックします。左側のタブで「メール」が選択されていることを確認し、次のリストで「ルール」を選択します。最後に、addnewruleをクリックして、新しいフィルターを作成します。

次に、「条件の追加」の下のボックスを開くと、利用可能なオプションが表示されます。

その数は多く、グループに分けることができます。例えば、「私の名前」というカテゴリーでは、「私はTo行にいます」、「私はCc行にいます」、「私はTo行にいません」を選択することができます。といったオプションがあります。複数の条件が必要な場合は、最初のボックスの下にある「条件を追加する」をクリックしてください。

ここで紹介するのは、あまりにも長いので、すべてを網羅することはできませんが、最も便利なもののいくつかを紹介します。

• 私の名前は>私はあなたの電子メールをキャプチャするためにオンラインではない、確認されるか、または大量の電子メールです。
• 重要度や感度をマークして、Outlook固有の感度や優先順位を使用してメッセージを捕捉します。
• Received>Before or Afterでは、メッセージを日付でフィルタリングすることができます。

条件を設定したら、「アクションの追加」で少なくとも1つの条件を指定する必要があります。メッセージは、フォルダに移動またはコピーするか、削除するかを選択することができます。受信箱の上部にメッセージを固定し、閲覧できるようにするのが良い方法です。また、メッセージを重要なものとしてマークしたり、別のアドレスに転送したりすることも有効なアクションです。

さらに、Outlookでは、先の条件のいずれかを使って例外を追加することができます。そのため、フィルターを設定して、特定の人からのメッセージを除外したり、重要なメッセージとしてマークしたりすることができます。

このフィルターを通過したメッセージが他のメッセージの影響を受けないようにするには、「Stop processing more rules」ボックスをチェックします。例えば、あるフィルターが重要なメッセージをすべてロックし、別のフィルターが添付ファイル付きのメッセージをすべて削除する場合、このボックスをチェックして、Outlookが添付ファイル付きの重要なメッセージを削除しないようにする必要があります。

これだけで、Outlookのフィルターを作成することができます。さらに必要な場合は、上記の手順を繰り返してください。

メールフィルターが簡単に

メールフィルターは、受信箱に入るメールの量を減らすために使える強力なツールです。特にGmailやOutlookでは、より多くのオプションが提供されているので、メールのワークフローを改善するために、ぜひご活用ください。

その他の方法については、メール受信トレイを整理・管理する方法をご覧ください。また、メールのヒントとして、カスタム返信メールアドレスの使い方をご紹介します。