Microsoft Outlookは、電子メール、タスク、予定をPSTファイルまたはOSTファイルとして保存します。どちらも基本的な仕事は同じです。しかし、データのバックアップ、リストア、移動のいずれを行うかによって重要な違いがあります。

PSTファイルとOSTファイルの違いを説明するためには、技術的な経緯、POPとIMAPのメールプロトコルの違いなどを具体的に説明する必要があります。ここでは、その概要を紹介します。

ポップミュージックは何ですか？

ダイヤルアップ時代に使われていた従来の電子メールプロトコルは、POP（Post Office Protocol）であった。POPの現在のバージョンは、バージョン3（POP3）である。

POPは、デフォルトですべてのメールをクライアントにダウンロードし、その後メールサーバーから削除します。つまり、あなたのパソコンには、あなたのメールのコピーが1つしかないのです。POPは、サーバーからメールを削除しないように設定することができます。

しかし、当時は1台のパソコンでメールをチェックするのが普通で、サーバーに2台目を置いておく必要性はあまりなかった。

POPを使用する場合、メールクライアントで行った変更は、メールサーバーには反映されません。メールクライアントでメールを削除しても、メールサーバーでは何のアクションも起きませんし、その逆も同様です。

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IMAP（Internet Messaging Access Protocol）は、サーバーからコンピュータ上のクライアントに電子メールのコピーをダウンロードする、より近代的なプロトコルです。メールクライアントで行った変更は、サーバーと同期されます。パソコンでメールを削除すると、メールサーバーでも削除されますし、その逆も同様です。

IMAPの方が現代に合っている。現在では、複数のデバイスで同じメールアカウントを使用することが求められ**、ほとんどの人が「常時接続」のブロードバンドやファイバー接続、モバイルデータ通信を利用しています。IMAPを使用する場合、電子メールに関するすべての操作は同期されます。

例えば、**からメールを送ると、タブレットの「送信済み」フォルダーを見れば、送ったメールもそこに入っているはずです。このため、POP3を使用する特別な理由がない限り、IMAPを使用することをお勧めします。

また、マイクロソフトはメールアカウントにIMAPではなくMail API（MAPI）を使用していることも重要なポイントです。MAPIとIMAPは、クライアントとメールサーバーの間でメールを同期させるという点で異なりますが、どちらも同じです。

pop, imap, pst, ost ファイル

POPアカウントをお持ちの場合、Outlookはすべての電子メールと予定を個人用ストレージテーブル（.pst）ファイルに保存します。PSTファイルをOutlookにインポートすることが可能です。これにより、新しいコンピュータにメールを移動したり、コンピュータがクラッシュしたり操作不能になった場合に保存できるバックアップを作成するのに最適な方法となります。

Microsoft Outlook 2013以前は、PSTファイルはIMAPまたはMAPIアカウントにも使用されていました。しかし、Outlook 2016から、クライアントはIMAPおよびMAPIアカウントからのすべてのメールと予定をオフラインストレージテーブル（.ost）ファイルに保存するようになりました。

OSTファイルは、インターネットに接続されている限り、自動的にメールサーバーと同期されます。ただし、PST ファイルと異なり、OST ファイルを Outlook にインポートすることはできません。

新しいマシンでOutlookをセットアップし、IMAPまたはMAPIでメールアカウントに接続すると、すべてのメールがサーバー上に存在し、自動的にダウンロードされます。

関連：Microsoft OutlookでPOP3やIMAPのアカウントを設定する方法

PSTとOSTファイルの決定的な違いは、PSTの内容はそのファイルの中でしか利用できないことです。ただし、OSTの内容は、メールサーバーや、メールアカウントにアクセスするために使用する他のデバイスでも利用できます。

どんな時に必要ですか？

PSTファイルやOSTファイルは、探しに行かない限り、直接見たり、アクセスしたりすることはまずないでしょう。

新しいコンピュータにデータを移動する場合や、電子メールをアーカイブする場合にのみ、本当に重要です。POP3メールアカウントを使用している場合、PSTファイルを新しいコンピュータにコピーしてからOutlookにインポートしないと、すべてのメールを失うことになります。

IMAPやMAPIを使用している場合は、メールサーバー上のメールボックスのサイズのみを知る必要があります。最大サイズに達し、すべてのメールを残しておきたい場合は、一部のメールをPSTファイルにエクスポートしてから、メールサーバーから削除する必要があります。

PSTファイルをOutlookにインポートした場合、これらのメールを閲覧することはできますが、メールサーバー上に位置することはなくなります。