私たちの多くは、いつも返信が遅れているメールを山ほど抱えています。結局のところ、1日に読める量と送れる量は限られているのです。Gmailには、メール作成を支援するさまざまなツールが用意されているのがありがたい。

メールのオートコンプリート

Gmailのスマートメール作成ツールは、メールのオートコンプリートのようなものです。メールの書き方を学習して、文章を完成させようとします。これにより、メッセージの作成スピードが上がり、短時間でより多くの返信を送ることができます。入力中にサジェストが表示され、1回のキー操作でサジェストを受け入れるか無視するかを選択できます。

SmartSynthesisは、明らかな入力に最も適しています。例えば、受信者の名前がSusanであれば、冒頭に「Hello, Susan」を自動的に追加することができます。

Gmailのウェブサイトからスマートメールを有効にするには、ログインして右上の歯車アイコンをクリックします。次に、"View all settings" をクリックします。

一般」タブの「スマート・コンポーズ」セクションまでスクロールし、「サジェスチョン書き込み」の横のラジオボタンをクリックします。「の隣にあるラジオボタンをクリックします。

Smart Writingは、個人のライティングスタイルに合わせることもできますが、その分、Googleが収集するデータも多くなります。オプトインするには、「スマートメールの個人設定」セクションで「個人設定をオンにする」の横のラジオボタンを選択します。

下部の「変更を保存」をクリックすると、選択した内容が適用されます。

iPhone、iPad、Android端末で、Gmailアプリを起動します。左上のハンバーガーメニューをタップすると、サイドバーメニューが表示されます。

リストの一番下までスクロールして、「設定」をタッチします

メールアドレスをタッチして、下の画面で「スマートメール作成」オプションの横にあるチェックボックスをクリックします。

Gmailの候補は、メールを入力するたびに薄いグレーで表示されるようになりました。候補を選択するには、右にスワイプするか、Tabキーを押してください。

キー操作の完全スキップ、インテリジェントなレスポンス

メールの返信の多くは、ほんの数文字で済みます。Gmailのスマートリプライを使えば、「いいですね」「ありがとうございました」の一言で済ませることができます。

受信したメールの文面に応じて、Gmailは3つの決まった対応を提案することができます。例えば、誰かがあなたに夕食の招待状を送ってきたら、Gmailは「行きます」「すみません、行けません」「楽しみにしています」というようなことを提案します。その中から一つを選び、一言も入力することなく、すぐに返信することができます。

パソコンで、Gmailのサイトにログインする。スマートリプライを有効にするには、歯車アイコンメニューの「> すべての設定を表示> 一般」をクリックします。スマートリプライ」セクションで、"スマートリプライオン "の横のラジオボタンをクリックします。

iPhone、iPad、Android端末のGmailアプリで、ハンバーガーメニューをクリックし、サイドメニューを開きます。設定> [あなたのメールアドレス]にアクセスし、「スマートリプライ」の横のチェックボックスをクリックします。

スマートリプライを有効にすると、受信したメールの本文の下に、自動的に生成された3つの返信が表示されるようになります。

テンプレートによる送信頻度の高い文章の再利用

プロジェクトの進捗状況や支払いの督促など、数日おきに繰り返しのメールを送る人も多いでしょう。Gmailでは、それらをテンプレート化することで、毎回入力し直す必要がありません。

ただし、テンプレートの作成と追加は、GmailのWebサイトでのみ可能です。まず、「設定」メニューでこの機能を有効にする必要があります。右上の歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示> 詳細設定」をクリックします。テンプレート」セクションで、「有効化」の隣にあるラジオボタンを選択します。

新しいテンプレートを保存するには、受信トレイに戻り、左のプラス記号（+）をクリックして新しいメールを作成します。定期的なメールに通常使用されるテキストと件名を入力します。毎回同じ人に送らない場合は、宛先の欄を空白にしてください。

下書きが終わったら、右下にある3つの点をクリックします。テンプレート] > [下書きをテンプレートとして保存]をクリックし、[新しいテンプレートとして保存]を選択します。テンプレートの名前を入力し、"Save "をクリックします。

次に通常のメールを送信する必要があるときは、プラス記号（+）をクリックして新しいメールを作成します。下部の3つの点をクリックし、「テンプレート」にカーソルを合わせ、テンプレートを選択します。

メールの署名を作成する

すべてのメールの最後に自分の名前を入力する必要がなければ、1日のうち数分でも余分な時間を割くことができます。Gmailで署名を作成すれば、すべてのメールの末尾に自動的に追加されるのでありがたい。

Gmailのサイトで、ログインして、歯車のアイコンをクリックします。次に、すべての設定を確認します> General."署名 "セクションで、"新規作成 "をクリックします。

署名に名前を付けて、「作成」を選択します。また、新規メールと返信メールに異なる署名を保存することも可能です。テキストボックスでは、署名を入力し、書式設定ツールを使ってカスタマイズするだけです。

テキストボックスの下に、「新規メール用」と「返信/転送時用」のドロップダウンメニューが表示されます。各署名に使用する署名を選択し、"変更を保存 "をクリックします。

これで、メールにあなたの署名が自動的に入ります。