送信したメールを、受信者に気づかれないように別のアドレスにコピーしたい場合があります。Microsoft Outlookでは、このためのルールを設定することができます。手順を説明し、重要な注意点をお伝えします。

ほとんどの人は、メールソフトのコピー（リライト）オプションに慣れています。コピーとは、相手にメッセージのコピーを送ることです。他の受信者も、誰がコピーされたかを確認できます。

また、BCCオプションもあり、BCCは他の受信者から隠れますが、その人は送信者と受信者の両方を見ることができます。

Outlookでは、簡単なトグルスイッチを使って、電子メールに「Cc」フィールドを追加することができます。そのためには、新しいメールを開き、「オプション」タブに切り替えて「Cc」をクリックします。これにより、そのメールとすべての新しいメールに「Cc」フィールドが表示されるようになります。再び非表示にするには、任意の**メールの［オプション］>［Bcc］をクリックします。

特定の相手に機密のメッセージを送りたい場合は、「To」や「Cc」と同じように、「Confidential Message」の欄に相手のメールアドレスを入力するだけでよい。を To または Cc フィールドに入力します。

機密コピー」フィールドは、プレスリリースなど、多くの受信者に一括してメールを送信する場合に最もよく使用されます。世界の地域によっては、データ保護上の理由から、相手の電子メールアドレスを非公開にする**法的義務がある場合があります。

強制的な法的義務はないとはいえ、人の電子メールアドレスを本人の同意なしに流さないことは、良い習慣（そして一般的な礼儀）である。

また、秘密のメッセージを誰かに伝えたい場合もあります。例えば、厄介な従業員や同僚に対処している場合、苦情を申し立てる必要がある場合に備えて、メールでのやり取りを記録しておく必要があるかもしれません。機密コピーでは、受信者に知られることなく、メールのコピーを好きなアドレスに送ることができます。

もし、すべてのメールに、あるいは特定のメール、例えば誰かのメールや件名に特定の単語が含まれるメールに、機密のcc受信者を自動的に追加したい場合、これを簡単に実行する方法はありません。Outlookのルールを使ったことがある人なら、これはオプションだと思うかもしれませんが、残念ながらそうではありません。

ルールを使用することも可能ですが、複数のルールを作成する必要があります。具体的には、あるルールはbccにしたいメールにカテゴリーを適用し、別のルールはそのカテゴリー内のメールを別のアドレスに自動的に転送するものです。これは機密ccとはちょっと違いますが、同じような機能を実現するものです。

先に述べた重要な注意点として、多くの企業では従業員がメールを社外に自動転送することを禁止しています。これは、自動転送ルールが、サイバー犯罪者が企業からデータを取得するためによく使われる手法だからです。

IT部門を持つような大企業であれば、自動転送をブロックしている可能性が高く、誰かが自動転送ルールを設定するとアラートが表示される場合もあります。

あなたの会社が自動転送をブロックしている場合、それが外部の電子メールアドレスであれば、手動で機密コピーを追加する必要があります。社内の別のメールアドレスに転送している場合、または会社で自動転送をブロックしていない場合は、そのまま使用できます。

これを踏まえて、2つのルールの設定方法を説明します。

ルール1：アプリケーションの分類

Outlookの受信トレイであることを確認し、「ホーム」タブを表示した状態で、「ルール」→「ルールとアラートの管理」をクリックします。

ルールとアラートパネルで、"新規ルール "をクリックします。

表示されたルールウィザードで、"Apply rules to my outgoing messages "を選択し、"Next "をクリックします。

次に、自動的にカテゴリーを適用したいメールを選択します。すべてのメールを分類する場合は、「次へ」をクリックします。警告が表示されますので、"Yes "をクリックします。

特定のメッセージだけを分類したい場合は、どのタイプかを選択する必要があります。件名や本文に特定の単語を含む条件、添付ファイルを含む条件など、多数の条件から選択することができます。

特定の人に送るメールを分類しますので、「人または公開グループに送る」オプションを選択してください。

私たちは、「人またはパブリックグループ」のリンクをクリックして、受信者を選択します。

アドレス帳から相手を選択するか、"宛先 "欄に直接メールアドレスを入力して "OK "をクリックします。

"次へ "をクリックします。

ウィザードの次のページで、"Assignittothecategory "を選択します。

次に、「カテゴリー」のリンクをクリックして、カテゴリーを割り当てます。

開いた「カラーカテゴリー」ウィンドウで、これを適用するカテゴリーを選択します。また、"New "をクリックし、"OK "をクリックすることで、新規に作成することができます。

間違ったメールを自動的に自分に転送するのを避けるために、この目的のために全く新しいカテゴリを作成することを検討してください。

ウィザードのカテゴリが選択したカテゴリに変更されます。"Finish "をクリックします。

確認ボックスで "OK "をクリックすると、最初のルールが作成されます。

ルール2：メールの自動転送

ここで、ルール1で選択したカテゴリを持つメールを自動的に転送するルールを設定する必要があります。

まず、「送信済み」メールフォルダをクリックして切り替えます。このステップは必須です。さもなければ、ルールは受信トレイにあるメールに対してのみ機能します。

Outlookの「ホーム」タブで、「ルール」→「ルールとアラートの管理」をクリックします。

"新規ルール "を選択する

ルールウィザードで、「受信メッセージにルールを適用する」をクリックし、「次へ」をクリックします。

ウィザードの次のページで、"カテゴリに割り当てる "を選択します。

カテゴリー」リンクをクリックして、割り当てたいカテゴリーを選択します。

カラーカテゴリ」ウィンドウで、「ルール1」で設定したカテゴリを選択し、「OK」をクリックします。

ウィザードのカテゴリーが選択したカテゴリーに変更されます。"Next "をクリックします。

次のページで、"人や公開グループに転送する "を選択します。

People or Public Groups "のリンクをクリックし、受信者を選択します。

転送先のアドレスは、アドレス帳から選択するか、「宛先」欄に入力することができます。

次へ」を2回クリックし、ウィザードの最終ページに進みます。ルールに名前を付け、"Sent Mail "フォルダーに適用されることを確認し、"Finish "をクリックします。

これであなたのルールが出来上がりました指定した相手にメールを送信するたびに、メールにカテゴリが追加されます（ルール1）。メールが「送信済みメール」フォルダに届くと同時に、ルール2で指定したアドレスに自動的に転送されます。