Microsoft Plannerを長く使っている方なら、このアプリケーションには見えない部分がたくさんあることをご存じでしょう。Microsoft Planner の初心者から計画の達人になるための機能、ヒント、トリックをご紹介します。

タスクのタイトルに絵文字を追加する

言葉は素晴らしいが、時には感情の方が良い。タスクのどこにでも絵文字を追加できますが、「一目でわかる」ヘルプのためには、タスクのタイトルに入れるのが最適です。

Windowsキー＋を押します。(ピリオド）で絵文字セレクタ（Macの場合はCommand+Control+Space）を開き、絵文字を選択します。

顔文字を使うのは、繰り返し行う作業や特定の種類の作業に非常に有効です。文章を読まなくても、どんな課題なのかが視覚的にわかります。

また、バケットの見出しに絵文字を追加することも可能で、グラフィックデザイン、コミュニケーション、テストなど、特定のバケットを持つ仕事のスキームに便利です。また、絵文字を入れることで、それぞれのバケツが何を表しているのかを明確にすることもできます。

どんな用途であれ、キャプションに絵文字を入れれば、よりわかりやすく、より直感的に使うことができます。

インタラクティブな番組への添付ファイル、チェックリスト、メモの追加

絵文字を追加することで、タスクの内容を示すことはできますが、タスクの進捗状況ややるべきことを示すことには役立ちません。

タスクに追加した添付ファイルやリスト、コメント文は、インタラクティブなプログラム上に表示され、何が起こっているかを容易に確認することができます。

プランナー」タスクを開き、インタラクティブ・プログラムに表示する要素の横にある「カードに表示」を選択します。

3つの選択肢のうち1つしか選べませんが、いつでも変更可能です。あなたが有効にしたものがタイルに表示されます。

個々のタスクまたはスケジュール全体のコピー

再作成が必要なタスクはありませんか。同じタスクを何度も書き直す必要はなく、コピーすればいいのです。

コピーするタスクを開き、右上の三点メニューアイコンをクリックし、「タスクのコピー」ボタンを選択します。

コピーするタスク要素を選択し、"コピー "をクリックします。

これで、新しいタスクの作成に使用できるコピーができました。上司と1対1の会議を開くなど、同じような仕事を指示する場合、あるいは日常的に異なる人が行う仕事など、異なる人に割り当てる必要がある場合に有効です。

プロジェクトごとに行うタスクのセットや、毎週行うタスクのセットなど、似たようなタスクをまとめて再利用すれば、完全な計画を複製することができます。

プレーン上部の3点メニューアイコンをクリックし、「プレーンをコピー」ボタンを選択します。

新しいプランはソースプランと同じ名前を使いますが、接頭辞は "Copy Of "になります。任意の名前に変更し、組織内の人に公開するかどうかを選択し、"Copy plan "をクリックします。

数秒後、サイドバーの「最近のプラン」セクションに新しいプランが表示されます。

を除き、すべてのコンテンツがコピーされます。

• プログラム内容
• スキームメンバー
• プランのお気に入り登録状況
• ミッションアネックス
• タスク配分
• ミッションの進捗状況
• 譲渡日
• タスクノートとアクティビティ

定期的にバージョンを更新する必要があるため、テンプレートプランには有効です。

ストレージバケット間をドラッグしてタスクの編集が可能

デフォルトでは、タスクは To Do、進行中、完了、その他作成したバケツにグループ化されます。プランナーには、期日、担当者、優先度などの属性に基づいてタスクをグループ化するオプションも用意されています。

以前、さまざまなバケツでのグループ化について説明しましたが、ここで簡単におさらいしておきましょう。

タスクのグループ化を変更するには、Microsoft Plannerの画面右上にある「バケツでグループ化」ボタンをクリックします。

タスクをグループ化するために他のプロパティを選択すると、自動的に並べ替えが行われます。例えば、「優先度」を選択すると、タスクは新しい優先度バケットにグループ化されます。

これらのストレージバケット間でタスクをドラッグ＆ドロップして、プロパティを変更することができます。テストを始めて、何か問題が見つかったのでしょうか？問題ありません。「進行状況」でグループ化し、テスト済みのタスクを「進行中」列にドラッグして戻してください。次に、「担当者」でグループ化し、問題を解決する必要がある担当者のバケツ、または「未割り当て」のバケツ（誰かが拾ってくれる場合）にタスクをドラッグしてください。

このプロセスは、各タスクを開いて各フィールドを編集するのに比べ、はるかに速く、直感的に行うことができます。

スケジューラビューでタスクの追加や日付の変更を行います。

締切前にタスクを表示したい場合は、プラン上部の「スケジュール」をクリックしてください。

これにより、すべてのタスクのカレンダービューが表示されます。新しいタスクを追加したり、タスクを別の日付にドラッグして新しい期限を指定したり、カレンダーからタスクを削除して期限を完全に削除したりすることができます。

デフォルトでは当月を表示するプランですが、「週」ボタンをクリックすると週単位で表示することができます。

MicrosoftPlannerでは、やるべきことをすべて俯瞰するためには、スケジュールビューが最適です。視覚的に見ることができれば、仕事量を把握しやすくなります。

週単位、月単位で見ることができ、タスクを新しい日付にドラッグ＆ドロップすると、期限を変更することができます。

また、「未予定のタスク」リストから任意のタスクをカレンダーにドラッグして、期限を割り当てることも可能です。

逆に、カレンダーから「非スケジュールタスク」リストにタスクをドラッグして、期限を削除することもできます。

タスクの追加」ボタンをクリックして新しいタスクを追加するか、任意の日付のプラス記号（+）をクリックすると、タスクの期日が自動的にその日付に設定されます。

スケジュール表示では、タスクを別の視点から捉え、次にどれだけの作業が必要なのかを直感的に把握することができます。

プランナーファイルストアにあるすべての添付ファイルを表示する

時間が経つと、画像、文書、スプレッドシートなど、プランに多くの添付ファイルが付くことがあります。添付ファイルをもう一度探したい場合は、ファイルストアで表示することができます。

機体上部の3点メニューアイコンをクリックし、「ファイル」を選択します。

ブラウザの新しいタブが開き、タスク内のすべてのファイルが保存されているSharePointサイトが表示されます。

ファイルの追加、編集、削除ができますが、ここからファイルを削除すると、スケジュールから削除されますので、ご注意ください。しかし、タスクにたくさんの添付ファイルがあり、すぐに見つけたい場合は、このような方法をとります。

これらのヒントとコツを知っていれば、Microsoft Planner Master になるために必要なすべてがわかるでしょう。