グローバルな労働力の在宅勤務モデルへのシフトに伴い、役員会議がオンラインビデオ通話アプリケーションに移行しています。ビデオ会議に馴染みのない方でも、安心してご利用いただけます。

最適なパフォーマンスを得るために他のアプリケーションを閉じる

ビデオ会議を始める前に、作業内容を保存し、不要なアプリケーションを終了してください。特に、個人情報を含むプログラムや、CPUパワーを過剰に消費するプログラムは終了しておくとよいでしょう。

ビデオ通話をするとき、開いているアプリケーションが多すぎると、コンピュータの動作が遅くなることがあります。特に軽量のノートパソコンを使っている場合は、通話自体に多くのリソースを必要とするからです。通話中にファンの回転音がしたり、ビデオ会議アプリケーションが遅延し始めたら、開いている他のアプリケーションをすべて終了してください。

画面を共有する前に注意すること

ビデオ通話中に画面を共有する場合は、プライベートなものや恥ずかしいものを見られないよう、十分な配慮をした方がよいでしょう。まず、ブラウザですべてのタブを閉じます。特に人に見られたくないタブを閉じます。

次に、MacまたはWindowsコンピュータでDo Not Disturb（おやすみモード）を有効にします。これにより、画面を共有している間に、プライベートな会話のメッセージを誤って他の人に見られることがありません。

関連：個人情報を漏らさずに画面を共有する方法

インターネット接続の確認

電話をかける前に、Faster.com や speedtest.net などのスピードテスト・ツールを使って、インターネットの速度をテストしてください。速度が十分でない場合は、Wi-Fiルーターに近づくか、Wi-Fi信号を高める他の方法を試してみてください。また、これらのツールのいずれかを使用して、インターネット接続を高速化することができます。

関連：無線LANの電波を良くする方法と無線LANの干渉を減らす方法

ハイライトとニュートラルバックグラウンドの選択

ビデオ通話は、自然光が十分に入る場所で行うのがベストです。そうすれば、顔がすっきりします。しかし、あなたの部屋に十分な日光が当たらない場合は、柔らかい蛍光灯の光の下で座ってみてください（きつすぎない程度に）。

背景がニュートラルな場所を選ぶのがベストで、賑やかすぎてもいいし、壁の前に座るだけならそれでもいい。

適切な背景が見つからない場合は、Skypeで背景をぼかしてみてください。ズームを使用している場合は、仮想背景に切り替えることもできます。

関連：ズームビデオ通話で背景を非表示にする方法

テスト映像・音声

ビデオ通話を開始する前に、ビデオ機器とオーディオ機器が接続され、正しく動作していることを確認してください。ほとんどのビデオ会議ツールには、テストコールのサービスがあります。ビデオ会議アプリケーションの「オプション」または「設定」メニューで確認してください。

例えば、Skypeの場合、「環境設定」の「音声とビデオ」で通話テストができます。

カメラを目の高さに設置する

カメラを最適な位置に配置することが重要です。上や下を見ないように、目の高さに置いてみてください。重要な会議では、同僚に鼻の穴を見られたくないものです。

また、話しているときは、気が散っていると思われないように、自分自身やチャットウィンドウを直接カメラに向けないようにしましょう。

関連：電話会議とストリーミングビデオで見栄えを良くする4つの方法

より良いマイクやカメラを探す

たまに電話をかける程度なら、ノートパソコンの内蔵マイクとカメラで十分です。しかし、ノートパソコンを数年使っていると、スマート**カメラのように映像が鮮明でもないことに気づくかもしれません。

毎日のオンラインミーティングに参加したい場合は、より良いカメラやヘッドセットの購入を検討するとよいでしょう。

次に、ビデオ通話中にヘッドセットやイヤホンを使ってみてください。口元が近いので、ノートパソコンの内蔵マイクを使うよりもきれいに聞こえるはずです。遅延を避けるため、有線のヘッドセットを使用してください。

事前組織

会議の場合は、事前に話す内容や資料をすべて用意しておくようにしましょう。同僚が資料を見る必要がある場合は、通話前に送信し、ビデオ会議の前に全員が必要なデータにアクセスできるようにしておく。

こうすることで、通話開始数分で全員がスピードに追いつくのを待つ必要がなくなります。

適切な服装をする

在宅勤務だからといって、パジャマで会議に参加できるわけではありません。もちろん、無理してスリーピーススーツを着る必要はありません。ビジネスカジュアルや正装など、職場のドレスコードに合わせた中間的な服装を心がけましょう。

確かにズボンはオプションですが、立ち上がる前にカメラの電源を切り忘れたら大変なことになるのに、なぜ危険を冒すのでしょうか？

しゃべらないときは黙っている

自宅で多くの参加者とテレビ会議を行う場合、ほとんどの時間は無言でいるのがベストです。話すべき時に限って沈黙することを許してはならない。

これによって、バックグラウンドのノイズが自分に降りかかるのを防ぐことができます。また、電話中に誰かが部屋に入ってきて話し始めても（家にいることが多いので）、あわててミュートボタンを探す必要がありません。

その場にいるような集中力

ビデオ会議の時間を利用して、受信トレイをチェックしたり、記事を読んだりしたくなりますが、それはやめた方がいいでしょう。誰かが話しているときは意識して、カメラから目を離さないようにしましょう。

基本的には、現実の会議と同じように扱うことです。もしあなたが今、会議室にいるとしたら、Redditで猫のMODをスクロールしていますか？そうでないなら、ビデオ通話でもやめましょう。

あなたがタイピングしていたり、何かを見ていたりすると、同僚はあなたが注意を払っていないことを教えてくれるでしょう。

ペットや子供には近づかないようにするが、ストレスを感じないようにする

お子様やペットがいる場合は、電話中に他の人に面倒を見てもらうとよいでしょう。周りに見てくれる人がいない場合は、マンガを読むなど、楽しめる活動に参加させるようにしましょう。

これらの対策をとっても、お子さんが部屋に侵入することはありますが、あまりストレスを感じないようにしましょう。今の状況を考えると、みんな相当理解しているはずです。

そんなときは、「ちょっと離れてもいいですか」と丁寧に声をかければ、きっと理解してくれるはずです。

在宅勤務に不慣れな方は、仕事の経験を積むためのヒントやコツをご覧ください。

関連：在宅勤務のコツ（10年経験者より）