職場のコミュニケーションツールとして人気のSlackに、繰り返しの作業を自動化するためのワークフロージェネレーターが登場しました。その特徴、できること、使い方をご紹介します。

Workflow BuilderはSlackの有料プランであるStandard、Plus、Enterpriseでのみ利用可能です。 無料プランの場合、Workflow Builderを利用するにはアップグレードが必要ですが、利用したい場合は***有料プランで利用することが可能です。

ワークフロービルダは何ですか？

Workflow Builderでは、トリガーを定義し、一連のアクションを定義することができます。トリガーが作動すると、一連の動作が行われます。Slackの例では、新しい人がチャンネルに参加したときがトリガーアクションになるかもしれません。一連のアクションは、彼女に有益な情報と他のチャンネル・メンバーに自己紹介するためのショート・フォームを含むダイレクト・メッセージを自動的に送信することができます。

トリガーは以下の中から選択できます。

• アクションメニュー：誰かがチャンネルメニューからワークフローを手動で選択する。
• 新しいチャンネルメンバー：誰かがチャンネルに参加しました。
• 絵文字レスポンス：誰かがメッセージに絵文字で反応すること。

ワークフローのステップ数はいくつでも可能ですが、以下のいずれかを選択する必要があります。

• メッセージを送る：相手やチャンネルに。
• 送信フォーム：相手やチャンネルに送信する。

これらが単純なトリガーやアクションであっても、承認やデータ収集などかなり複雑なワークフローを構築することができます。Slackの次の追加施策は、APIを使ったワークフローのトリガーに対応しています。理論的には、IFTTTやmicrosoftflowなどのサービスを利用して、緩やかなワークフローを開始したり、独自のアプリケーションでトリガーを構築したりできることを意味します。

ただし、当面の間、Slackのトリガーとアクションはすべて内部的なものです。

Workflow Builderの使い方を教えてください。

ワークフローを作成し、他の人が利用できるようにしたいときに公開します。はじめにワークスペース名の横にある矢印をクリックしてメインメニューを開き、"Workflow Builder" をクリックします。

ワークフロービルダーパネルで、"ワークフローの作成 "をクリックします。

ワークフローに名前を付ける際は、他の人が見る可能性があるため、分かりやすい名前を付けてください。

ワークフローを開始するためのトリガーアクションを選択します。この例では、必要なときにこのワークフローを使用できるようにするため、アクションメニューを使用します。

次のステップは、選択したトリガーによって異なります。New channel member」を選択した場合、ワークフローを実行するチャンネルを選択する必要があります。絵文字反応」を選択した場合、ワークフローのトリガーとなる絵文字を選択する必要があります。

アクションメニュー」を選択したので、人々がワークフローを開始できるチャンネルを選択し、それを選択できるように名前を付ける必要があります。その後、"Save "をクリックします

ワークフローが作成され、「ワークフロー概要」ページに表示されます。編集をクリックすると、詳細を編集できます。Actions Menuワークフローの場合、ワークフロー名と表示するチャンネルは変更できますが、このアクションを実行するために新しいワークフローで作成しなければならないトリガーアクションを変更することはできません。

ここで、実行するワークフローに1つ以上のアクションを追加する必要があるので、"Add step "をクリックします。

この例では、「フォームを作成する」オプションの隣にある「追加」をクリックします。

フォーム作成パネルで、タイトルと質問を入力し、ドロップダウンメニューで以下のオプションから質問の種類を選択します。

• 短答
• 長文回答
• 一覧から選ぶ
• 人を選ぶ
• チャンネルまたはDMを選択

この例では、「一覧から選択」を選択します。また、オプションのリストに値を追加し、「リスト項目の追加」をクリックして別の値を追加することにします。これを、選んでもらいたい選択肢をすべてリストアップするまで繰り返す。

右のボタンで項目を上下に移動したり、リストから削除することができます。また、リスト項目の下にあるドロップダウンメニューから、「デフォルト選択」（必要な場合）を選択することができます。

質問が完了したら、必須項目に設定し、別の質問を追加することができます。フォームが完成する前に質問を追加し、結果を送信するチャネル（または人）を選択することができます。

入力が完了したら、"Save "をクリックします。

"ワークフロー概要 "に追加したステップが表示されるようになりました。"ステップの追加 "をクリックして、ワークフローが完了するまでステップを追加してください。

ワークフローの準備ができたら、ページの右上にある「Publish」をクリックします。

ワークフローが公開されたことを示すパネルに紙吹雪が表示されます。

ワークフローを投稿したことを知らせるメッセージがチャンネルに投稿されます。

誰でも使えるようにチャンネルにワークフローを追加したので、ワークフローのマーク（稲妻）が表示されるようになりました。アイコンをクリックすると、ワークフローが全員に公開され、アイコンをクリックしてワークフローを選択・利用することができます。

ワークフローをクリックすると、作成したフォームが表示されます。

ワークフローの編集や変更は、ワークスペース名の横にある矢印をクリックしてメインメニューを開き、 "Workflow Builder "をクリックします。

ワークフロービルダーパネルが表示されます。

ワークフローを編集するには、ワークフローをクリックします。右側の3つの点をクリックすると、ワークフローの公開を解除したり、削除したりするためのメニューが表示されます。

時間の経過とともに、Slackはワークフローにさらなる機能を追加していくものと思われます。その一方で、コミュニケーションやコラボレーションを向上させるための有効なツールでもあります。