googledocsの自動置換機能は、文書内で頻繁に使用される単語や文章のショートカットを簡単に作成する方法です。ここでは、この便利なツールを使って、時間と労力を節約する方法をご紹介します。

ウェブブラウザを起動し、Googleドキュメントにアクセスし、新規または既存のファイルを開く。

メニューバーの「ツール」→「環境設定」をクリックします。

環境設定の「自動置換」横のボックスがチェックされていることを確認してから入力します。

これは、文書中にハイフン、エンダッシュ、エムダッシュを自動的に作成するのと同じ機能です。

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次に、2つのテキストボックスが表示されます。例えば、私が "Email "という単語の後にスペース文字を入力すると、Docsはそれを私の電子メールアドレスに置き換えます。

また、自動置換機能は、Docsのスペルチェッカーで間違いを右クリックすることなく、誤ってスペルを間違えた通常の光景語を自動的に修正する方法として使用することもできます。

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前回と同様に、「置換」欄にスペルミスの単語を、「置換」欄に正しいスペルを入力します。

googledocsで自動置換を使用する際の注意点として、「置換」フィールドに入力するものは、スペースを含まない単語でなければなりません。このフィールドに単語と単語の間にスペースがあるものを入力すると、ドキュメントはリストに追加されますが、ショートカットは機能しません。ただし、'With'フィールドには、スペース文字を含む複数の単語など、事実上何でも指定できます。

文書内で文章や段落を頻繁に再利用する場合、置換機能を使ってテキストショートカットを作成すれば、それらをすべて書き出すのに必要なキーストローク数を減らすことができます。

このようなテキストショートカットを使う場合、よく使う単語がキーワードと重ならないように、括弧、中括弧、コロン、感嘆符などの特殊文字の横に配置します。こうすることで、文書に不要な代入が入ることがなくなります。

置換候補の欄の左のボックスをクリックすると、追加された置換候補を無効にでき、置換候補の欄の右の小さな「X」をクリックすると、置換候補を削除することができます。

すべての置換を入力したら、「OK」ボタンをクリックして変更を保存し、文書に戻ります。

さらにショートカットを追加するには、「ツール」→「環境設定」に戻って、今後必要と思われる置換を入力してください。