Outlookでは、送受信するメールに有効期限を追加することができます。有効期限を過ぎたメールは別の形式で表示され、Outlookに搭載されているツールを使って、期限切れのメールを自動的に管理することができます。

有効期限はメールにのみ適用され、カレンダーのイベントやタスクには適用されません。これらの項目には独自の期限があり、それらを管理するために使用することができます。

メールの有効期限を設定する方法

送信したメールに有効期限を追加するには、そのメールの「プロパティ」ウィンドウを開く必要があります。メールを開き、「メッセージ」→「タグ」をクリックします。

このウィンドウは、[オプション] > [その他のオプション] または [ファイル"> プロパティ "でこのウィンドウにアクセスします。有効期限のチェックボックスをオンにして、日時を選択します。

有効期限が追加されたことは目に見える形で表示されないので、通常通りメールを送信することができます。

受信したメールに有効期限を追加するには、メールを開き、「メッセージ」>「タグ」（または「ファイル」>「タグ」）をクリックします。"Properties "です。）

これにより、送信されたメールと同様に受信されないメールについても、有効期限を設定するためのプロパティウィンドウが開かれます。

賞味期限はどうなっていますか？

だから、メールに締切を書いた。それはそれでいいのだが、そうすることのメリットは何だろう？

Outlookでは、さまざまな方法で有効期限を設定し、重要な情報を把握することができます。期限切れのメールは、期限切れでないメールに比べて重要度が低いことが多いため、Outlookは期限切れのメールを自動的に別のフォーマットに変換します。

Outlookの条件付き書式の設定について調べたことがある方は、「期限切れ項目」の書式規則に気づいたかもしれません。

このルールは、期限切れのメールをグレーのフォントでフォーマットし、テキストを消します。

これにより、メールの有効期限が切れたことがわかるので、より重要なメールに先に集中することができます。期限切れのメールを送った場合、この形式は受信者のOutlookにも適用されますが、他のメールソフト（Thunderbirdなど）やウェブアプリケーション（GmailやYahoo!）メールを送信した場合、その日付は無視され、何も行われません。

また、フォルダーにメールの有効期限を示す列を追加することもできます。カラムを追加したいフォルダのカラムヘッダを右クリックし、"フィールドセレクタ "をクリックする

ドロップダウンリストから「Date Time Field」を選択し、「Expire」オプションを選択します。

Expires」項目をフォルダにドラッグ＆ドロップすると、カラムに追加されます。

Outlookは、期限切れのメールを開くと、ヘッダーにメッセージが表示されることを通知します。

期限切れのメールへの返信や転送は可能ですが、転送しようとすると、まず警告が表示されます。

メールを送信する場合は「はい」を、キャンセルする場合は「いいえ」をクリックしてください。

有効期限のあるメールの管理

Outlookの内蔵ツールの中にも、有効期限を利用したものがあります。Outlookで自動アーカイブを設定している場合、「期限切れのアイテムを削除する（メールフォルダのみ）」というオプションにお気づきかもしれません。

このオプションをオンにすると、自動アーカイブは、期限を過ぎたメールを削除または移動します（他の設定による）。期限切れのメールを自動的に削除し、メールボックスが散らかるのを防ぐことができる優れものです。

期限切れの電子メールを削除または移動したくないが、Outlook で表示したくない場合は、Outlook の同期ルールを設定し、Exchange メールサーバーからダウンロードされないようにすることができます。

同期フィルタを構築する場合、「詳細」タブをクリックし、「フィールド」ボタンをクリックします。

このフィールドは、"All Mail Fields" および "All Mail Fields" オプションでも利用可能です。

条件 "を "オンまたは以前 "に設定し、"値 "を".昨日 "をクリックし、"リストに追加 "をクリック

これにより、期限切れのタスクがフィルタリングされ、昨日またはそれ以前に期限切れになったタスクはOutlookと同期されず、メールボックスに表示されなくなります。outlookwebappでご覧になりたい方は、まだご利用になれます。

受信メールに自動的に有効期限を追加するルールを設定したり、有効期限を適用するクイックステップを作成することはできませんが、すべての送信メールに自動的に有効期限を追加することは可能です。ファイル] > [オプション] > [メール]をクリックし、メッセージを送信するためにスクロールダウンし、「数日後に期限切れのメールとしてマーク」を開く"

メールの有効期限を設定する日数を入力し、「OK」をクリックします。これにより、送信するすべてのメールに自動的に有効期限が追加されます。

有効期限は、優先順位やメールボックスを管理するのに便利な方法で、関連性のなくなったメールを減らし、Outlookのツールを使って不要になったメールを削除したり、隠したりすることができます。これもメールボックスの暴走を防ぐためのツールで、非常に便利なものです。