Outlook では、列の追加や削除、メッセージのグループ化や並べ替えなど、さまざまな方法でフォルダビューを作成し、カスタマイズすることができます。また、送信者、件名、タイムスタンプなどの属性に応じて、Outlookがメッセージを異なる方法で表示するルールを適用することも可能です。これを条件付き書式設定といいます。その仕組みを見てみましょう。

更新：読者の方から、条件付き書式はWindows版のOutlookにのみ適用され、macOS版には適用されないというご指摘をいただきました。クリスティさん、ありがとうございます。

はじめに

条件付きフォーマットの設定を開始するには、[表示] > [表示設定]を選択します。

高度な表示設定は、フォルダーのヘッダーを右クリックして、「表示設定」コマンドを選択することでもアクセスできます。

"詳細表示設定 "ウィンドウでは、フォルダー表示をカスタマイズすることができます。"条件付き書式 "ボタンをクリックします。

このウィンドウでは、メッセージの書式設定にさまざまなルールを設定することができます。

このビューのルール」リストに表示されている項目は、カスタマイズされていないフォルダビューに付属しているデフォルトのルールです。例えば、"Unread messages "は、Segoe UIの青い太字のフォントで、11ポイントの大きさで表示されていることがわかります。

ルールの仕組み

ルール」とは、メッセージに書式を適用する際に満たさなければならない条件のことです。たとえば、デフォルトのルールでは、メッセージが未読としてマークされたときに「未読メッセージ」ルールが有効になります。このルールを有効にすると、Outlookは、太字、青、11ポイントのSegoe UIフォントを使用して表示します。

Outlookは、リストの上位から順にルールを適用します。上位のルールは下位のルールより優先されます。実際のところ、どうなのでしょうか？例えば、リストの一番上にフォントを緑に変更するルールと、リストの一番下にフォントを赤に変更するルールの2つがあるとします。メッセージが両方のルールの条件を満たしている場合、フォントを赤に設定するルールを上位のルールが無視するため、フォントは緑に変更されます。

デフォルトのルールでは、フォントのみ変更可能です。デフォルトルールの削除、オーダーの移動、ルールの条件変更はできません。ただし、「このビューのルール」リストでデフォルトのルールのチェックを外すことで、これらをオフにすることができます。

新規ルールの追加方法

条件付き書式」ウィンドウで、「追加」ボタンをクリックします。タイトルなし」という名前の新しいルールがリストに追加されます。ルールに名前を付けて、「条件」ボタンをクリックします。

フィルターウィンドウでは、メッセージをフォーマットするために満たすべき条件を1つまたは複数決定することができます。

ここでは簡単な例として、「Rob Woodgate」が送信したメッセージで、件名に「Outlook」という単語が含まれるものを検索するようにします。

そのためには、まず「差出人」ボタンをクリックしてアドレス帳を開き、連絡先を選択します。

次に、「Outlook」を「単語の検索」フィールドに追加し、「In」ドロップダウン・リストから「件名フィールドのみ」オプションが選択されていることを確認します。"件名欄のみ "オプション。完了したら「OK」をクリックします。

条件付き書式に戻り、「フォント」ボタンをクリックします。

設定したフィルターに合致するメッセージを、紫色と太字で表示させるようにします。好きなように設定して、OKボタンをクリックし、もう一度OKをクリックして条件付き書式設定ウィンドウを閉じ、もう一回クリックして詳細表示設定」画面。

ルールはすぐに適用され、基準を満たしたメッセージは太字と紫色で表示されるようになったことが、下記で確認できます。

これは簡単な例で、多くの条件、非常に複雑な条件も追加することができます。フィルターウィンドウに戻り、「その他のオプション」タブに切り替えると、選択可能な追加条件の範囲が表示されます。

ここでメッセージを一致させるかどうかを選択することができます。

• 特定のカテゴリーに割り当てられている
• 既読なのか未読なのか
• アタッチメント付きとアタッチメントなしがあります
• 高優先度、通常優先度、低優先度のいずれかにマークされます。
• あなたによってタグ付けされた、他の誰かによってタグ付けされた、誰もタグ付けしていない、または完了としてタグ付けされました。
• 検索するテキストは、大文字と小文字が一致する必要があります。
• 特定のサイズ、特定のサイズより大きいか小さいか、2つのサイズの中間であること

Advanced」タブに切り替えると、複雑な条件を作成することができます。

"詳細 "タブでは、Outlookのどこからでも任意のフィールドを選択し、マッチングさせる条件を選択することができます。これは、送信者を正確な住所に一致させるという単純なことかもしれませんが、多くの選択肢があります。例えば、受信したメールと一致するようにルールを設定するとします。Fieldsボタンをクリックし、Date/Timeフィールドをポイントし、Receiveオプションをクリックします。

条件」のドロップダウンリストをクリックし、条件を選択します。

意外と選択肢は多いんですよ。

• いつでも
• 昨日
• 今日
• 明日
• 過去7日間で
• 今後7日間
• 先週
• 今週は
• 次週
• 先月
• 今月は
• 来月
• で
• 以降
• 発売日
• 間
• プレゼンス
• 非存在

その他の項目についても、同様の数の選択肢が用意されています。

条件を選択し、値を追加して、「リストに追加」ボタンをクリックします。

条件はいくつでも追加できますが、どれだけのフィールドがあるかは、こちらの「すべてのメールフィールド」メニューを見ていただければわかります。

すべてのコンタクトフィールド」メニューには、4列以上のオプションがあり、スクリーンショットに収まりきらないほどです。そのため、各フィールドや条件についての説明は省きますが、どこにどのようなものがあるのか、どのように使うのかはお分かりいただけたと思います。

ルールの中に複数の条件を設定することで、できるだけ具体的に説明することができます。連絡先からのメール、過去7日以内に受信したメール、件名に特定の単語が含まれるメール、添付ファイルが含まれるメールを赤の16ポイントフォントで表示させたいですか？問題ありません。

ルールの削除方法

作成したルールが不要になった場合は、簡単に削除することができます。条件付き書式]ウィンドウで、削除したいルールを選択し、[削除]ボタンをクリックします。削除できるのは、Outlookに組み込まれたデフォルトのルールではなく、作成されたルールだけであることに留意してください。

条件はいくつでも追加でき、ルールもいくつでも用意できます。前にも紹介したように、条件付き書式のルールを思い通りに設定したら、その表示を別のフォルダー、またはすべてのフォルダーにコピーすることができます。