使用條件格式使重要的outlook郵件突出顯示
Outlook允許您以多種方式建立和自定義資料夾檢視，如新增和刪除列或對郵件進行分組和排序。您還可以應用規則，使Outlook根據郵件的屬性（如發件人、主題行或時間戳）以不同的方式顯示郵件。這稱為條件格式。讓我們看看它是如何工作的。
更新：我們的一位讀者提醒我們，條件格式僅適用於Outlook的Windows版本，而不適用於macOS版本。謝謝，克里斯蒂！
入門
要開始設定條件格式，請轉到“檢視”>“檢視設定”。
也可以透過右鍵單擊資料夾頭並選擇“檢視設定”命令來訪問高階檢視設定。
“高階檢視設定”視窗允許您自定義資料夾檢視。單擊“條件格式”按鈕。
這會將您帶到“條件格式”視窗，您將使用該視窗為訊息的格式設定不同的規則。
“此檢視的規則”列表中顯示的專案是未自定義資料夾檢視附帶的預設規則。例如，您可以看到“未讀訊息”以粗體藍色Segoe UI字型顯示，大小為11點。
規則是如何運作的
“規則”是郵件應用格式時必須滿足的條件。例如，在預設規則中，當訊息被標記為未讀時，“未讀訊息”規則被啟用。當該規則被啟用時，Outlook使用粗體、藍色、11點Segoe UI字型來顯示它。
Outlook按列表頂部的順序應用規則。列表中較高的規則優先於較低的規則。這在實踐中是如何起作用的？假設您有兩個規則，一個在列表頂部，將字型更改為綠色，另一個在列表下部，將字型更改為紅色。如果訊息同時滿足這兩個規則的條件，字型將變為綠色，因為該規則在列表中的位置較高將忽略將字型設定為紅色的規則。
使用預設規則，您只能更改字型。您不能刪除預設規則、移動訂單或更改規則的條件。不過，您可以透過取消選中“此檢視的規則”列表中的預設規則來關閉它們。
如何新增新規則
在條件格式視窗中，單擊“新增”按鈕。名為“無標題”的新規則將新增到列表中。為規則指定一個名稱，然後單擊“條件”按鈕。
過濾器視窗允許您決定郵件格式化必須滿足的一個或多個條件。
我們將在這裡使用一個簡單的示例，讓它查詢由“Rob Woodgate”傳送的訊息，並在主題欄位中包含單詞“Outlook”。
為此，首先單擊“發件人”按鈕，開啟通訊簿，然後選擇一個聯絡人。
然後我們將“Outlook”新增到“Search for the word（s）”欄位中，確保從“In”下拉列表中選擇“Subject field Only”選項。完成後單擊“確定”。
回到條件格式中，單擊“字型”按鈕。
我們將使符合我們設定的過濾器的訊息以紫色和粗體顯示。按您所需的方式設定，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”關閉“條件格式”視窗，然後再單擊一次關閉“高階檢視設定”視窗。
規則立即適用。您可以在下面看到，符合我們條件的訊息現在是粗體和紫色的。
這只是一個簡單的例子，你可以新增很多條件，甚至非常複雜的條件。回到過濾器視窗，您可以切換到“更多選擇”選項卡，檢視您可以選擇的一系列附加條件。
您可以在此處選擇是否匹配訊息：
- 它被指定了一個特定的類別
- 它是讀的還是沒讀的
- 它有附件或沒有附件
- 它被標記為高優先順序、正常優先順序或低優先順序
- 它被你標記，被其他人標記，沒有人標記，或者被標記為完整
- 您要搜尋的文字需要與案例匹配
- 它是一個特定的尺寸，大於或小於一個特定的尺寸，或者介於兩個尺寸之間
切換到“高階”選項卡，您可以建立複雜的條件。
“高階”選項卡允許您從Outlook中的任何位置選擇任何欄位，並選擇要匹配的條件。這可能非常簡單，比如將傳送者匹配到一個確切的地址，但是您有很多選擇。假設您希望您的規則與您收到的電子郵件相匹配。單擊“欄位”按鈕，指向“日期/時間欄位”，然後單擊“接收”選項。
單擊“條件”下拉列表選擇您的條件。
這些選擇比您預期的要多得多：
- 隨時都可以
- 昨天
- 今天
- 明天
- 在過去的7天裡
- 在接下來的7天裡
- 上週
- 本週
- 下個星期
- 上個月
- 本月
- 下個月
- 在
- 在或之後
- 在或之前
- 介於
- 存在
- 不存在
您可以選擇的其他欄位也提供類似數量的選項。
選擇您的條件，新增一個值，然後單擊“新增到列表”按鈕。
您可以向列表中新增任意多個條件。為了讓您知道有多少欄位，這裡只看一下“所有郵件欄位”選單。
“所有聯絡人欄位”選單有超過四列的選項，太多了，我們無法將其放入一個合理的螢幕截圖中。所以我們不討論每個領域和條件，但現在你知道它們在哪裡，以及如何使用它們。
您可以在一個規則中設定多個條件，使事情儘可能具體。如果郵件來自某個聯絡人、在過去七天內收到、主題中包含特定單詞幷包含附件，是否希望Outlook以紅色16磅字型顯示這些郵件？沒問題。
如何刪除規則
如果您已經建立了一個規則，並且不再需要它，那麼很容易刪除它。在“條件格式”視窗中，選擇要刪除的規則，然後單擊“刪除”按鈕。請記住，您只能刪除已建立的規則，而不能刪除Outlook的內建預設規則。
您可以新增任意多的條件，並擁有任意多的規則。正如我們之前所展示的，一旦按照您想要的方式設定了條件格式規則，您就可以將檢視複製到另一個資料夾，或者複製到所有資料夾。
- 發表於 2021-04-04 09:57
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- 分類：網際網路
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