Outlook允许您以多种方式创建和自定义文件夹视图，如添加和删除列或对邮件进行分组和排序。您还可以应用规则，使Outlook根据邮件的属性（如发件人、主题行或时间戳）以不同的方式显示邮件。这称为条件格式。让我们看看它是如何工作的。

更新：我们的一位读者提醒我们，条件格式仅适用于Outlook的Windows版本，而不适用于macOS版本。谢谢，克里斯蒂！

入门

要开始设置条件格式，请转到“查看”>“查看设置”。

也可以通过右键单击文件夹头并选择“查看设置”命令来访问高级视图设置。

“高级视图设置”窗口允许您自定义文件夹视图。单击“条件格式”按钮。

这会将您带到“条件格式”窗口，您将使用该窗口为消息的格式设置不同的规则。

“此视图的规则”列表中显示的项目是未自定义文件夹视图附带的默认规则。例如，您可以看到“未读消息”以粗体蓝色Segoe UI字体显示，大小为11点。

规则是如何运作的

“规则”是邮件应用格式时必须满足的条件。例如，在默认规则中，当消息被标记为未读时，“未读消息”规则被激活。当该规则被激活时，Outlook使用粗体、蓝色、11点Segoe UI字体来显示它。

Outlook按列表顶部的顺序应用规则。列表中较高的规则优先于较低的规则。这在实践中是如何起作用的？假设您有两个规则，一个在列表顶部，将字体更改为绿色，另一个在列表下部，将字体更改为红色。如果消息同时满足这两个规则的条件，字体将变为绿色，因为该规则在列表中的位置较高将忽略将字体设置为红色的规则。

使用默认规则，您只能更改字体。您不能删除默认规则、移动订单或更改规则的条件。不过，您可以通过取消选中“此视图的规则”列表中的默认规则来关闭它们。

如何添加新规则

在条件格式窗口中，单击“添加”按钮。名为“无标题”的新规则将添加到列表中。为规则指定一个名称，然后单击“条件”按钮。

过滤器窗口允许您决定邮件格式化必须满足的一个或多个条件。

我们将在这里使用一个简单的示例，让它查找由“Rob Woodgate”发送的消息，并在主题字段中包含单词“Outlook”。

为此，首先单击“发件人”按钮，打开通讯簿，然后选择一个联系人。

然后我们将“Outlook”添加到“Search for the word（s）”字段中，确保从“In”下拉列表中选择“Subject field Only”选项。完成后单击“确定”。

回到条件格式中，单击“字体”按钮。

我们将使符合我们设置的过滤器的消息以紫色和粗体显示。按您所需的方式设置，单击“确定”按钮，再次单击“确定”关闭“条件格式”窗口，然后再单击一次关闭“高级视图设置”窗口。

规则立即适用。您可以在下面看到，符合我们条件的消息现在是粗体和紫色的。

这只是一个简单的例子，你可以添加很多条件，甚至非常复杂的条件。回到过滤器窗口，您可以切换到“更多选择”选项卡，查看您可以选择的一系列附加条件。

您可以在此处选择是否匹配消息：

• 它被指定了一个特定的类别
• 它是读的还是没读的
• 它有附件或没有附件
• 它被标记为高优先级、正常优先级或低优先级
• 它被你标记，被其他人标记，没有人标记，或者被标记为完整
• 您要搜索的文本需要与案例匹配
• 它是一个特定的尺寸，大于或小于一个特定的尺寸，或者介于两个尺寸之间

切换到“高级”选项卡，您可以创建复杂的条件。

“高级”选项卡允许您从Outlook中的任何位置选择任何字段，并选择要匹配的条件。这可能非常简单，比如将发送者匹配到一个确切的地址，但是您有很多选择。假设您希望您的规则与您收到的电子邮件相匹配。单击“字段”按钮，指向“日期/时间字段”，然后单击“接收”选项。

单击“条件”下拉列表选择您的条件。

这些选择比您预期的要多得多：

• 随时都可以
• 昨天
• 今天
• 明天
• 在过去的7天里
• 在接下来的7天里
• 上周
• 本周
• 下个星期
• 上个月
• 本月
• 下个月
• 在
• 在或之后
• 在或之前
• 介于
• 存在
• 不存在

您可以选择的其他字段也提供类似数量的选项。

选择您的条件，添加一个值，然后单击“添加到列表”按钮。

您可以向列表中添加任意多个条件。为了让您知道有多少字段，这里只看一下“所有邮件字段”菜单。

“所有联系人字段”菜单有超过四列的选项，太多了，我们无法将其放入一个合理的屏幕截图中。所以我们不讨论每个领域和条件，但现在你知道它们在哪里，以及如何使用它们。

您可以在一个规则中设置多个条件，使事情尽可能具体。如果邮件来自某个联系人、在过去七天内收到、主题中包含特定单词并包含附件，是否希望Outlook以红色16磅字体显示这些邮件？没问题。

如何删除规则

如果您已经创建了一个规则，并且不再需要它，那么很容易删除它。在“条件格式”窗口中，选择要删除的规则，然后单击“删除”按钮。请记住，您只能删除已创建的规则，而不能删除Outlook的内置默认规则。

您可以添加任意多的条件，并拥有任意多的规则。正如我们之前所展示的，一旦按照您想要的方式设置了条件格式规则，您就可以将视图复制到另一个文件夹，或者复制到所有文件夹。