Word文書では、画像やフォントなどを大量に埋め込んだ、巨大で異常に長い複雑な文書を入手することが可能です。しかし、文書は意味もなく暴走することもあるようです。巨大な文書を扱う場合、そのファイルサイズを小さくするために試せる方法をいくつか紹介します。

Word文書が少し大きすぎるとき、まず試してほしいのは、その中の画像を圧縮することです。これは、How To Geekなどのサイトがこの方法を包括的に説明しているためでもあり、また、画像は常にWord文書を特大化させるように見えるからでもあります。それでも、画像があれば助かるので、その記事で書いたヒントを守って進んでください。

しかし、画像がない場合、またはこれらのヒントに従って、さらに文書サイズを小さくする必要がある場合、私たちはあなたをカバーしています。たくさんのTipsがあるので、Word文書のサイズを小さくするのに確実に役立つTips、役立つかもしれないTips、そしてわざわざしなくてもいいよく言われるTipsに分けて紹介します。

さっそく始めてみましょう。

ドキュメントサイズを小さくするためのヒント

見つけたヒントがすべて、あなたにとって役に立つとは限りません。これは、あなたの状況に当てはまらないからということもありますが（画像がなければ、画像を圧縮するためのヒントは役に立ちません）、ヒントが単に間違っているということもあります。私たちはこのセクションで紹介されているすべてのヒントをテストしているので、その効果は確かなものです。

ドキュメントをdocx形式に変換する

マイクロソフトはOffice 2007でDOCX形式をリリースしましたので、まだ.doc形式をお使いの方は、そろそろ切り替えの時期です。新しい.docxファイルタイプは、基本的にドキュメントの内容を圧縮するZIPファイルなので、.docファイルを.docxフォーマットに変換するだけで、ドキュメントのサイズを小さくすることができます。(ちなみに、Excel（.xls→.xslx）、PowerPoint（.ppt→.pptx）、Visio（.vsd→.vsdx）など他のOfficeフォーマットにも適用されます）。

.docファイルを変換するには、Wordでファイルを開き、「ファイル」→「情報」→「変換」をクリックします。

Wordは、文書を新しい形式で新しいバージョンを作成することによって.docxに変換するので、古い.docバージョンを引き続き使用することができます。のバージョンです。

6つの画像、様々な表、フォーマットマークを含む20ページの.docファイルのサンプルでテストしました。元の.docファイルは6001KBでしたが、変換後の.docxファイルは721KBと、元の12%のサイズになりました。以下、ファイルサイズを小さくするために何もしないことを推奨していますので、.docxに変換できる.docファイルがあれば作業は終了です。

**写真、コピー＆ペーストではありません。

画像をコピーして文書に貼り付けると、Wordはその画像をどう扱うかについて、ある種の仮定をします。その前提のひとつは、貼り付ける画像はファイルサイズの大きいBMP形式か、時にはやはりかなり大きいPNG形式にしたいということです。簡単な方法としては、画像を編集ソフトに貼り付け、JPGなどの小さいフォーマットで保存し、「挿入」→「画像」でドキュメントに画像を**挿入する方法があります。

下の小さなスクリーンショットを空白のWord文書に直接貼り付けると、その文書のサイズは22kbから548kbに跳ね上がります。

そのスクリーンショットをペイントに貼り付けてJPGで保存し、そのJPG**を白紙の文書に貼り付けると、文書はわずか331kbにジャンプした。以前より40％以上小さくなった。さらに、GIF形式を使用することで、60%以上もの縮小が可能です。拡大すると、10MBのドキュメントと4MBのドキュメントの違いになります。

もちろん、いつもうまくいくとは限りません。BMPやPNGなどのフォーマットが提供する、より優れた画質が必要な場合があります。しかし、小さな画像であったり、超高画質が必要でない場合は、より軽いフォーマットや**画像を使用すると効果的です。

画像を保存する場合は、編集してください。

Wordで画像を編集する場合、すべての画像編集を文書の一部として保存します。つまり、文書内の画像を切り取っても、Wordは元の画像を完全に保持します。画像を白黒に変更しても、Wordは元のフルカラー画像を保持したままです。

これは不必要に文書サイズを大きくしてしまうので、画像に変更を加えた後、復元する必要がないことが確認できたら、編集したデータをWordに破棄させるようにしましょう。

しかし、文書から不要なデータを削除するよりも、そもそも文書から不要なデータを排除することがより良いアプローチとなります。カットや矢印の追加など、簡単な編集も画像編集ソフトで行ってから、文書に挿入するのがベストです。

全画像を一括で圧縮

しかし、このテーマに関するほとんどの記事は、（私たちの記事を含め）一度に1つの画像を圧縮する方法を教えてくれますし、How to Geekでは、物事を行うためのより良い方法を見つけることが重要です。

ファイル］→［名前を付けて保存］→［その他のオプション］をクリックする。(OneDriveで自動保存が有効になっている場合、「名前を付けて保存」ではなく「コピーを保存」が選択されることがあります)。

名前を付けて保存] ダイアログボックスが表示され、ここからさまざまなオプションにアクセスできます。

画像の圧縮] パネルが表示され、すべての画像に同時に適用する圧縮方法を選択することができます。

この画像にのみ適用」オプションは、ドキュメント保存時に「オール・オア・ナッシング」ツールであるためグレーアウトし、すべての画像はは、これらのオプションを適用するか、または全く適用されません。そのため、画像ごとに異なるオプションを選択したい場合は、この機能は使えません。ただし、すべての画像を一度に圧縮したい場合は、このオプションを使用することができます。

オプションを選択し、[OK]をクリックしてから、ドキュメントの新しいバージョンを保存し、すべての画像を圧縮してください。

文書へのフォントの埋め込みを停止

遥か彼方の銀河系から来た珍しいフォントを使っていない限り、文書を共有する相手はほぼ間違いなく、自分のWord（またはLibre Officeなどの無料の代替ソフト）を使って文書を読むことができます。では、なぜフォントを埋め込んで文書スペースを浪費するのでしょうか？ファイル>オプション>保存で、「ファイルにフォントを埋め込む」をオフにすることで、これを阻止することができます。" オプションを使用すると、この現象を防ぐことができます。

違いがないと思うかもしれませんが、それは間違いです。フォント埋め込みをオンにして、「共通システムフォントを埋め込まない」オプションをオフにすると、ファイルサイズの差はほぼ2MBになります。Courier New、Times New Romanなど）、それでも1.3MB近くファイルが大きくなっています。

そうそう、文書にフォントを埋め込むのはやめましょう。

関連：Wordのデフォルトフォントを設定する方法

可能であれば、他のファイルの埋め込みを停止する

先日、Word文書にExcelスプレッドシートを埋め込み、リンクする方法をご紹介しました（PowerPointプレゼンテーションやVisioチャートなど、他のファイルも使用可能です）。スプレッドシートを埋め込むのではなく、リンクさせることができれば、Excelのファイルサイズをほとんど節約することができます。リンクされたスプレッドシートのサイズが増えるため、すべてを節約できるわけではありませんが、完全に埋め込まれているときよりもリンクされているときのほうが、ドキュメントのサイズがはるかに小さくなります。もちろん、リンクにはデメリットもメリットもあるので、この記事を読んで理解してから行うようにしてください。

ドキュメントのサムネイル保存を停止

これまでWordでは、文書のサムネイルを保存しておくことで、Windowsがファイルエクスプローラーでプレビューを表示することができました。現在では、Wordの助けを借りずに、File Explorerが単独でこれを行うことができますが、このオプションは文書内にまだ存在しています。721KBのテスト文書では、このオプションをオンにすると、ファイルサイズが3247KBになり、元のファイルサイズの4.5倍になりました。この設定は、「ファイル」→「情報」→「プロパティ」→「詳細プロパティ」で確認できます。

"すべてのWord文書のサムネイルを保存する "のチェックボックスを閉じ、"OK "をクリックします。

このオプションの名前は少し誤解を招くもので、ここでオフにすると、「すべてのWord文書」と表示されていても、すでに開いている文書にしか影響しません。ドキュメント作成時にこのオプションがデフォルトでオンになっている場合、テンプレートの使い方がよくわからず、Microsoftが適切な指示を提供している場合は、プレーン.dotxでこのオプションをオフにする必要があります。

この設定は、"名前を付けて保存 "ダイアログでオフにすることもできます。このダイアログでは、より正確には "サムネイルを保存 "と呼ばれます

ドキュメントから個人情報や隠し情報を削除

個人情報は、文書のサイズを大きくするだけでなく、読み手に知られたくない情報を与えてしまう可能性があります。また、隠し文字としてフォーマットされている情報もあるかもしれませんので、文書内で隠し文字が必要ない場合は、削除してみてはいかがでしょうか。

この不要な情報を文書から削除するには、「ファイル」→「情報」→「問題点の確認」で、「チェックドキュメント」ボタンをクリックします。

ドキュメントのプロパティと個人情報」が開かれていることを確認し、「確認」をクリックします。チェッカーが実行されたら、「ドキュメントのプロパティと個人情報」セクションの「すべて削除」をクリックします。

この操作により、テストファイルのサイズは7KB減少しましたので、大した量ではありません。しかし、個人情報をファイルから削除することは良いことですので、いずれにせよ、これを行うべきでしょう。なお、このデータは削除すると復元できないので、削除する前に動作に問題がないことを確認してください。不可視コンテンツ」「隠しテキスト」オプションでも同じことができますが、隠しコンテンツがある場合は、ファイルサイズが小さくなるだけです。

自動回復をオフにする（あえて）

Wordの大きな特徴 実は、すべてのOfficeアプリケーションの大きな特徴のひとつに、自動回復があります。この機能により、作業中に定期的にファイルのバックアップを取ることができ、Wordがクラッシュしたり、コンピュータが予期せず再起動した場合（夜間にWindowsがシステム更新を行った場合など）、次にWordを起動すると、開いているドキュメントのバージョンが自動的に復元されて表示されるようになります。もちろん、これらのバージョンはいずれもファイルサイズが大きくなるので、AutoRecoverをオフにすれば、ファイルサイズは小さくなります。

ファイル＞オプション＞保存で、自動回復メッセージを[x分]ごとに保存するオプションをオフにします。

これはすぐに効果を発揮しませんが、ファイル処理時に新しいバージョンのAuto Recoveryが追加されるのを防ぐことができます。

自動回復版がなくなるため、Wordがクラッシュしたり、予期せず終了した場合、最後に保存した時点からの作業がすべて失われますので、ご注意ください。

すべてのコンテンツを新しいドキュメントにコピーする

Wordは文書作成時、バックグラウンドで様々なコンテンツを保存し、あなたをサポートします。可能な限りこれらをオフにする方法と、Wordが収集したデータを削除する方法を紹介しましたが、ドキュメントにはまだ不要なコンテンツが残っているかもしれません。もし、この文書サイズに悩まされたら、新しい文書を作成し、その文書にすべての内容をコピーすることができます。

まず、白紙の文書を新規に作成します。Ctrl+Aを押すと、現在の文書内のすべてのコンテンツが選択されます。新しい文書で、Ctrl+Vキーを押して、すべてを貼り付けます。これにより、テキスト、セクション、フォーマット、ページレイアウトオプション、ページ番号など、必要なすべてのコンテンツがコピーされます。

新しい文書には、以前のバックグラウンド保存、自動回復情報、旧バージョンが含まれないため、ファイルサイズが小さくなります。

画像内の編集データもコピーされますので、コピーする前に元の文書からデータを削除してください。これをやらなければ、たいしたことはない。新しい文書から削除することは可能です。

数キロバイトから数メガバイトに及ぶ可能性があるため、どれほどの節約になるかは分かりませんが、文書からできるだけ多くの脂肪を除去したいのであれば、常に行う価値があります。

さらに、このコピー＆ペーストで、Word文書では追跡が困難な奇妙なエラーも解決されることがわかりました。

ドキュメントサイズを小さくするためのヒント

いくつかのヒントは役に立ちそうですが、好結果を得ることはできませんでした。ファイルサイズを減らすのに役立たないとは言いませんが、その恩恵を受けるには特定の状況が必要なようです。必要であれば、まず前項のヒントを試してみることを強くお勧めします。

バックグラウンド保存を閉じる

複雑な文書ほど保存に時間がかかり、「保存」ボタンをクリックして保存する時間が長くなります。この問題を解決するために、WordにはFile>Opti***>Advancedに "allowbackgroundsaves "という設定があります。

この設定はデフォルトで有効になっており、処理中のドキュメントがバックグラウンドで保存されます。保存」をクリックしたときに、保存する変更箇所が少なくなるため、保存が速くなるというものです。これは、Wordが多くのシステムリソースを消費していた時代に逆戻りしたもので、特に非常に長い文書や複雑な文書を編集しないのであれば、現代のシステムには必要ないかもしれません。

これがファイルサイズに影響を与えるかどうかは、まだ判断がつきません。ドキュメントを開いてこの設定を有効にしても、テストドキュメントのサイズに影響はありません（自動復元をオンにするとファイルサイズが大きくなります）。また、約30分以内に変更しても、「バックグラウンド保存を許可する」のON/OFFに関わらず、文書サイズに大きな変化はありませんでした。また、オフにした場合でも、文書の保存速度は変わりません。

要するに、これはあなた次第なのです。閉じてもファイルサイズが小さくならない場合は、開いたままにしておくと、Wordが自動的に文書を保存してくれるからです。

rtfに変換し、docxに戻す。

RTFはRich Text Formatの略で、プレーンテキストより少し書式が多いオープンな文書規格ですが、DOCXの機能のすべてではありません。DOCXをRTFに変換するアイデアは、余分な書式や隠しデータをすべて削除し、RTFをDOCXファイルに戻して保存するときにファイルサイズが小さくなるようにすることです。

20ページ721kbのテスト文書をRTFに変換すると、ファイルサイズは19.5mbになります（したがって、小さいファイルを望む場合は、RTFを使用しないでください）。DOCXに変換し直すと714kbのファイルが出来上がります。これは7KBの1％以下の節約です。RTFは私たちが使う簡単な表形式のいくつかを扱えないため、......サイズを721KBに戻すために再フォーマットする必要があったのです。

特に最近のDOCXはRTFが扱えないほど多くの書式機能を備えているため、これは文書にあまりメリットをもたらさないようです。

htmlに変換して、docxに戻す。

これはRTFに変換するのと同じ考え方ですが、HTMLがWebのフォーマットであることを除けば、RTFに変換するのと同じです。当社の変換テストでは、RTFを使用した場合とほぼ同じ結果が得られています。

721kbのDOCXファイルで試したところ、383kbのHTMLファイルに変換されました。DOCXに変換し直すと714kbのファイルが出来上がります。これで1％節約できたが、書式、特に見出しがめちゃくちゃになったので、これらはやり直さなければならない。

ドキュメントを解凍し、圧縮する

DOCX文書は、7-XipやWinRarで作成するアーカイブファイルと同じように、圧縮されたファイルです。つまり、これらのツールのいずれかを使って開くと、その内容をすべて見ることができるのです。DOCXからすべてのファイルを取り出して圧縮アーカイブファイルに追加し、そのアーカイブファイルの名前をDOCXのファイル拡張子に変更する、というトリックも見受けられます。圧縮されたWord文書が出来上がりました。理論的には理にかなっているように思えますが、7-ZipやWinRarなど様々なアーカイブ形式を使ってみると、作成された.docxファイルを開こうとするたびにWordが「ファイルが破損している」と告げてくることが判明しました。

このアイデアは、私たちの721kbのファイルが結局72kbで済んだという点ではメリットがあるかもしれませんが、それを使って動作させるために多くの時間を費やしたいのでなければ、使うことをお勧めしません。あるいは、単に圧縮処理によって、Wordが文書を開けなくなるような内容が削除／圧縮されたために保存されたのかもしれませんが、確かなことは言えません。

通常の提案されたヒントでは、何も変わらないかもしれません

インターネット上では、常識的な提案のように聞こえるが、あまり効果がないものが出回っている。試さない方がいいというわけではなく、原稿サイズへの影響はあまり期待しない方がいいということです。

旧バージョンのドキュメントを削除する

Wordは、作業中に以前のバージョンの文書を保持します。 これは自動的な機能です。これは自動保存の機能で、「ファイル」→「情報」→「ドキュメントの管理」で古いバージョンをすべて削除して、これらの機能を取り除くことを推奨している人もいます。

しかし、これらの古いバージョンは、Word文書ではなく、Windowsのファイルシステムに保存されているため、これを行う意味はありません。削除しても文書が小さくなることはありません。文書から旧バージョンの情報を削除するには、内容をまったく新しい文書にコピーするか、先に説明したように「ファイル」→「名前を付けて保存」で新しい文書に保存してください。

テキストのみ貼り付け、フォーマットは貼り付けない

コピーして現在の文書に貼り付ける場合は、さまざまな貼り付けオプションが使用できます。

貼り付け」ボタンをクリックする（またはCtrl+Vを押す）と、デフォルトで「ソースの書式を保持する」オプションが使用されます。デフォルト以外のフォントや書式（太字、斜体など）がコピーされます。しかし、「テキストだけを残す」オプションをクリックすると、理論的にはフォーマットを削除することでファイルサイズを小さくすることができます。

20ページの文書に、各ページのテキストに異なるフォーマットを適用して試したところ、1ページあたりの平均サイズの差は2kb未満でした。合計サイズが約0.5MBの250ページ以上の文書であれば、これは重要かもしれませんが、フォーマットのない250ページのWord文書が本当に必要でしょうか？おそらく、ほとんど読めないので、フォーマットを入れ直すと貯金がなくなってしまうので、ダメでしょう。

この方法の利点は、上で述べたテクニックに起因すると思われます。文書全体をコピーして新しい文書に貼り付け、以前のバージョンや古い編集上の変更点などを削除するのです。

ページサイズを変更する

Wordには、レイアウト＞サイズでページサイズを変更するオプションがあり、デフォルトの「Letter」サイズを変更することができます。A4」のような小さいが似たようなサイズを選べば、他の読者は小さいサイズの方がお得だと気づかないというヒントがある。

この方法を、721kbの大きさの20ページの文書で試してみました。A4」「A5」（「A4」の半分）「B5」とサイズを変えても、毎回721kbのままでした。つまり、ファイルサイズには何の影響もなかったのです。

言語データの埋め込みを停止する

"ファイル>オプション>詳細設定 "に "言語データの埋め込み "という設定があり、これをオフにするようにとの指示が各所に表示されます。一見、合理的に聞こえます。非言語データは、文書サイズが大きくなるのでは？

つまり、最新の.docxファイルを使用している場合、答えはノーです。Wordは裏で言語データを処理するため、文書内のスペースを占有することがないのです。

この機能をオフにすると、古い.docファイルに若干の効果があるかもしれませんが、その場合でも、手書きツールを使用していて、Wordが何らかの「手書き認識補正情報」を保存している場合のみです。それ以外は全く変わりません。

以上、Wordのファイルサイズを小さくする方法をご紹介しましたが、私たちは常に新しい方法を探しています（あるいは否定しています）。もし、私たちが見逃しているテクニックをご存知でしたら、コメント欄で教えてください。