Word文档可以获得巨大、异常长、复杂的文档，其中包含大量嵌入的图像、字体和其他对象。但似乎文件也会毫无理由地失控。如果您处理的是一个巨大的文档，以下是一些可以尝试减小其文件大小的方法。

当您有一个Word文档有点太大时，首先要尝试压缩其中的图像。这一部分是因为How To Geek这样的网站已经写了全面的文章来解释如何做到这一点，另一部分是因为，好吧，图片似乎总是会让Word文档的大小变得超乎常理。你仍然应该继续按照我们在那篇文章中写的提示去做，因为如果你有图像，它们会帮助你。

但是，如果您没有图像，或者您遵循了这些提示，并且需要进一步减小文件大小，我们将为您提供保护。我们有很多小贴士要分享，所以我们把它们分为肯定有助于减少Word文档大小的小贴士、可能有帮助的小贴士，以及一些您不必费心的常用建议小贴士。

我们开始吧。

有助于减小文档大小的提示

不是你找到的每一个小费都对你有用。有时这是因为它们不适用于您的情况（如果您没有图像，那么压缩图像的提示将没有用处），但有时提示是完全错误的。我们已经测试了本节中的所有提示，因此我们知道它们是有效的。

将文档转换为docx格式

Microsoft在Office2007中发布了DOCX格式，因此如果您仍然使用.doc格式，则是时候进行转换了。较新的.docx文件类型本质上是压缩文档内容的ZIP文件，因此简单地将.doc文件转换为.docx格式将使文档变小。（顺便说一下，这也适用于其他Office格式，如Excel（.xls到.xslx）、PowerPoint（.ppt到.pptx）和Visio（.vsd到.vsdx）

要转换.doc文件，请在Word中打开它，然后单击“文件”>“信息”>“转换”。

在出现的提示中单击“确定”，单击“保存”按钮，Word将您的文档转换为.docx。Word通过以新格式创建文档的全新版本来进行转换，因此您仍然可以使用旧的.doc版本。

我们用一个20页的.doc文件样本测试了这一点，该文件包含六个图像、各种表格和格式标记。原始的.doc文件是6001KB，但是转换后的.docx文件的重量只有721KB。是原来尺寸的12%。下面我们建议您不要做任何其他事情来减少文件大小，所以如果您有.doc文件可以转换为.docx，您的工作就可以完成了。

**图片，而不是复制和粘贴

当您将图像复制并粘贴到文档中时，Word会对如何处理它做出某些假设。其中一个假设是，您希望粘贴的图像是BMP格式，这是一个大的文件类型，或者有时是PNG，这仍然是相当大的。一个简单的替代方法是将图像粘贴到编辑程序中，将其保存为较小的格式（如JPG），然后使用Insert>Picture将图像**到文档中。

将下面的小截图直接粘贴到一个空白的Word文档中，使该文档的大小从22kb跃升到548kb。

将该截图粘贴到Paint中，将其另存为JPG，然后将该JPG**到一个空白文档中，导致该文档仅跳转到331kb。比以前小了40%多。更好的是，使用GIF格式可以使文档缩小60%以上。按比例放大，这就是10MB文档和4MB文档之间的区别。

当然，你不能总是侥幸逃脱。有时，您需要BMP和PNG等格式所能提供的更好的图像质量。但是如果它是一个小的图像或者你不需要超高的质量，使用一个较轻的格式和**图片可以帮助。

保存图像时，请进行编辑

在Word中编辑图像时，它会将所有图像编辑存储为文档的一部分。这意味着如果在文档中裁剪图像，Word仍然保留完整的原始图像。将图像更改为黑白，Word仍保留原始的全色图像。

这会不必要地增加文档的大小，因此当您对图像进行了更改并且确定不需要还原这些图像时，可以让Word放弃编辑数据。

但是，比从文档中删除不必要的数据更好的方法是，首先不要让不必要的数据出现在文档中。在将图像**文档之前，最好在图像编辑器中进行任何编辑，即使是剪切或添加箭头之类的简单编辑。

一次性压缩所有图像

是的，我们在一开始就说过这篇文章是关于减少文件大小的其他方法的，但是关于这个主题的大多数文章都会告诉你如何一次压缩一个图像（包括我们的文章），在how to Geek中，我们都是在寻找更好的方法来做事情。

单击“文件”>“另存为”>“更多选项”。（如果OneDrive已启用自动保存，则可能会选择“保存副本”而不是“另存为”。）

这将打开“另存为”对话框，从中可以访问一些其他选项。单击“工具”>“压缩图片”。

这将打开“压缩图片”面板，您可以在其中决定要同时对所有图像应用何种压缩。

“Apply only to this picture”（仅应用于此图片）选项将灰显，因为这是一个“all or nothing”（全部或无）工具保存文档时，您的所有图像都将应用这些选项，或者它们都不会应用。所以，如果你想为不同的图像选择不同的选项，这对你来说是行不通的。但是，如果您希望一次性压缩所有图像，则可以使用此选项。

选择您的选项，单击“确定”，然后保存文档的新版本，并压缩所有图像。

停止在文档中嵌入字体

除非你使用的是来自遥远星系的不寻常字体，否则几乎可以肯定的是，与你共享文档的任何人都可以使用他们的Word副本（或Libre Office之类的免费替代品）阅读文档。那么，为什么要通过嵌入字体来浪费文件空间呢？通过转到“文件”&gt；“选项”&gt；“保存”并关闭“在文件中嵌入字体”选项来阻止这种情况的发生。

你可能认为这没什么区别，但你错了。如果打开字体嵌入并关闭“不嵌入公用系统字体”选项，则文件大小的差异几乎为2MB。即使打开了“不嵌入通用系统字体”（这意味着不包括Calibri、Arial、Courier New、Times New Roman等字体），文件仍然大了将近1.3MB。

所以是的，停止在文档中嵌入字体。

相关：如何在Word中设置默认字体

如果可以，请停止嵌入其他文件

我们最近向您展示了如何在Word文档中嵌入或链接Excel电子表格（您也可以使用其他文件，如PowerPoint演示文稿或Visio图表）。如果您可以链接到电子表格而不是嵌入它，您将节省自己的大部分Excel文件的大小。您不会全部保存，因为链接的电子表格仍然会增加一些大小，但是您的文档在链接时会比完全嵌入时小得多。当然，链接有缺点也有好处，所以在做这件事之前一定要阅读这篇文章来理解它们。

停止存储文档的缩略图

以前，Word允许您存储文档的缩略图，以便Windows可以在文件资源管理器中显示预览。现在，文件资源管理器可以自己完成这项工作，不需要Word的帮助，但是这个选项仍然存在于您的文档中。在我们的721KB测试文档中，打开此选项会将文件大小增加到3247KB。这是原始文件大小的4.5倍。您可以在“文件”>“信息”>“属性”>“高级属性”中找到此设置。

关闭“保存所有Word文档的缩略图”复选框，然后单击“确定”

此选项的名称有点误导，因为在此处关闭它只会影响已打开的文档，即使它显示“所有Word文档”。如果在创建文档时默认打开此选项，那你就得把它关掉普通.dotx如果您不确定如何使用模板和Microsoft提供了很好的说明。

您也可以在“另存为”对话框中关闭此设置，在这里它被称为稍微正确的“保存缩略图”

从文档中删除个人和隐藏信息

个人信息不仅会增加文档的大小，而且可能会给读者提供您不希望他们拥有的信息。也可能有被格式化为隐藏的信息，如果您不需要文档中的隐藏文本，为什么不删除它呢？

从文档中删除这些不必要的信息，方法是：进入“文件”>“信息”>“检查问题”，然后单击“检查文档”按钮。

确保“文档属性和个人信息”已打开，然后单击“检查”。检查程序运行完毕后，单击“文档属性和个人信息”部分中的“全部删除”。

这个操作将我们的测试文件大小减少了7KB，所以不是很大的量。但是，从文件中删除个人信息是一种很好的做法，因此您可能还是应该这样做。请注意，删除此数据后无法恢复它，因此请确保在删除它之前您对它的运行感到满意。您可以对“不可见内容”和“隐藏文本”选项执行相同的操作，但是如果您有隐藏内容，这只会使文件变小。

关闭自动恢复（如果你敢的话）

Word的一大特点事实上，每个Office应用程序的一大特点就是自动恢复。此功能可在您工作时对文件进行定期备份，因此，如果Word崩溃或计算机意外重新启动（例如Windows夜间进行系统更新时），您将在下次启动Word时看到打开文档的自动恢复版本。当然，所有这些版本都会增加文件的大小，因此如果关闭自动恢复，文件会变小。

转到“文件”>“选项”>“保存”，然后关闭“每隔[x分钟]保存自动恢复信息”选项。

这不会立即产生影响，但会阻止在处理文件时向文件中添加新的自动恢复版本。

请注意，您将不再具有自动恢复版本，因此如果Word意外崩溃或关闭，您将丢失自上次保存以来的所有工作。

将所有内容复制到一个全新的文档中

在处理文档时，Word会在后台保存各种内容以帮助您。我们已经演示了如何在可能的情况下关闭这些功能，以及如何删除Word收集的数据，但是文档中可能仍然有一些您不需要的内容。如果您发现自己受到这种文档大小蠕变的影响，可以创建一个新文档，然后将所有内容复制到该文档中。

首先创建一个新的空白文档。按Ctrl+A选择当前文档中的所有内容。在新文档中，按Ctrl+V粘贴所有内容。这将复制所有文本、节、格式、页面布局选项、页面编号以及所需的所有内容。

您的新文档将没有任何以前的后台保存、自动恢复信息或以前的版本，这将减少文件大小。

请记住，这样做将复制图像中的任何编辑数据，因此在将所有内容复制到新文档之前，可能需要先从原始文档中删除这些数据。如果你不这样做，那没什么大不了的。您仍然可以将其从新文档中删除。

我们不能告诉你这将节省多少，因为它可以是从几千字节到很多兆字节的任何内容，但如果你想从文档中尽可能多地去除脂肪，那么它总是值得做的。

作为奖励，我们还看到这种复制/粘贴到新文档的技巧解决了Word文档中难以追踪的奇怪错误。

有助于减小文档大小的提示

有些提示似乎会有所帮助，但我们无法得到一个积极的结果。我们并不是说它们无助于减少文件大小，但似乎您需要一组特定的环境才能从中获益。我们强烈建议您先尝试上一节中的技巧，如果需要，可以尝试一下。

关闭后台保存

文档越复杂，保存时间越长，单击“保存”按钮保存的时间就越长。为了解决这个问题，Word在File>Opti***>Advanced中有一个名为“allowbackgroundsaves”的设置

此设置在默认情况下处于启用状态，并在处理文档时将其保存在后台。这个想法是，当你点击“保存”时，要保存的更改会更少，因此保存速度会更快。这在很大程度上是对Word占用大量系统资源的时代的回溯，在现代系统中，它可能不是必需的，尤其是当您没有编辑非常长或复杂的文档时。

这对文件大小是否有影响还没有定论。打开一个文档并启用此设置不会对测试文档的大小产生任何影响（而打开自动恢复会增加文件大小）。在大约30分钟内进行修改也不会导致文档大小发生明显变化，无论“允许后台保存”是打开还是关闭。关闭它也不会改变文档保存的速度。

简言之：这个由你决定。如果关闭它并不能减少文件大小，那么就让它保持打开状态，因为Word自动保存文档是一件好事。

转换为rtf，然后再转换回docx

RTF代表富文本格式，它是一种开放的文档标准，提供的格式比纯文本多一点，但不是DOCX的所有功能。将DOCX转换为RTF的想法是，它去除了所有额外的格式和任何隐藏的数据，这样当您将RTF保存回DOCX文件时，文件大小就会更小。

将我们的20页721kb测试文档转换为RTF将文件大小转换为19.5mb（因此如果您想要一个小文件，请不要使用RTF）。将其转换回DOCX会产生一个714kb的文件。这是一个7KB的节省不到1%——由于RTF不能处理我们使用的一些简单的表格格式，我们不得不重新格式化……这使大小恢复到721KB。

这一个似乎不会给您的文档带来很多好处，特别是当现代DOCX有太多格式化功能而RTF无法处理时。

转换为html，然后再转换回docx

这与转换为RTF的想法相同，只是HTML是一种web格式。我们的转换测试显示了与使用RTF几乎相同的结果。

我们在721kb的DOCX文件上尝试了这个方法，并将其转换为383kb的HTML文件。将其转换回DOCX会产生一个714kb的文件。这节省了1%，但它确实弄乱了格式，尤其是标题，这些将不得不重做。

解压缩文档并压缩它

DOCX文档是一个压缩文件，就像您使用7-Xip或WinRar创建的存档文件一样。这意味着您可以使用这些工具之一打开它并查看所有内容。您可能看到的一个技巧是从DOCX中提取所有文件，将它们添加到压缩的归档文件中，然后将该归档文件重命名为DOCX文件扩展名。嘿，普雷斯托，你有一个Word文档被压缩了！理论上，这听起来似乎有道理，但使用7-Zip和WinRar以及各种存档格式，我们发现每次试图打开创建的.docx文件时，Word都会告诉我们文件已损坏。

这个想法可能有一些优点，我们的721kb文件最终只有72kb，但我们不建议您使用它，除非您想花很多时间来尝试使用它并使其工作。另外，保存可能只是因为压缩过程删除/压缩了阻止Word打开文档的内容，但我们不能确定。

通常建议的提示可能不会有任何区别

网上流传着一些建议，听起来很明智，但效果不大。这并不是说您不应该尝试它们，只是您不应该期望对文档的大小有太大的影响。

删除文档的早期版本

Word会在您处理文档时保留文档的早期版本。这是自动保存功能，有些人建议通过进入“文件”>“信息”>“管理文档”并删除所有旧版本来删除这些功能。

但是，这样做没有意义，因为那些旧版本存储在Windows文件系统中，而不是Word文档中。删除它们不会使文档变小。如果要从文档中删除任何以前的版本信息，请将内容复制到全新的文档中，或者按照前面的建议执行“文件”>“另存为”以保存到新文档中。

仅粘贴文本，不粘贴格式

如果要将一个文档复制并粘贴到当前文档中，可以使用不同的粘贴选项。

单击“粘贴”按钮（或按Ctrl+V）时使用的默认选项是“保留源格式”。这将复制非默认字体和格式，如粗体、斜体等。但是如果你点击“只保留文本”选项，理论上会通过删除格式来减少文件大小。

我们尝试了一个20页的文档，每个页面上的文本都应用了不同的格式，平均每页大小相差不到2kb。如果您有一个250多页的文档，总大小约为0.5 MB，那么这可能很重要，但是您真的要有一个250页的Word文档，而不带格式吗？可能不会，因为它大部分是不可读的，所以当您重新添加格式时，您会损失您的储蓄。

此方法的任何好处都可能归结于我们上面给出的技巧—将整个文档复制并粘贴到新文档中，以删除以前的版本、旧的编辑更改等。

更改页面大小

Word提供了一个选项，可以通过进入Layout>size并更改默认的“Letter”大小来更改页面大小。有提示说，如果你选择一个较小的，但类似的大小像“A4”其他读者不会注意到，你会得到一个小尺寸的节省。

我们用一个大小为721kb的20页文档尝试了这个方法。我们将大小改为“A4”、“A5”（是“A4”大小的一半）和“B5”，我们的文档每次都保持稳定的721kb。换句话说，它对文件大小没有任何影响。

停止嵌入语言数据

“文件>选项>高级”中有一个名为“嵌入语言数据”的设置，您将在不同的地方看到提示，提示您关闭该设置。从表面上看，这听起来是合理的。非语言数据不会增加文档的大小吗？

简而言之，如果您使用的是modern.docx文件，答案是否定的。Word在幕后处理语言数据，它不占用文档中的任何空间。

关闭此选项可能会对较旧的.doc文件产生轻微的影响，但即使这样，也只有在您使用了手写工具并且Word有一些“手写识别更正信息”要存储的情况下。否则，根本没什么区别。

这是我们相当全面的清单，你可以削减你的Word文件的大小，但我们总是在寻找新的方法来尝试（或揭穿）。如果你知道我们遗漏的一项技术，请在评论中留言，我们会检查的！