Word文件可以獲得巨大、異常長、複雜的文件，其中包含大量嵌入的影象、字型和其他物件。但似乎檔案也會毫無理由地失控。如果您處理的是一個巨大的文件，以下是一些可以嘗試減小其檔案大小的方法。

當您有一個Word文件有點太大時，首先要嘗試壓縮其中的影象。這一部分是因為How To Geek這樣的網站已經寫了全面的文章來解釋如何做到這一點，另一部分是因為，好吧，圖片似乎總是會讓Word文件的大小變得超乎常理。你仍然應該繼續按照我們在那篇文章中寫的提示去做，因為如果你有影象，它們會幫助你。

但是，如果您沒有影象，或者您遵循了這些提示，並且需要進一步減小檔案大小，我們將為您提供保護。我們有很多小貼士要分享，所以我們把它們分為肯定有助於減少Word文件大小的小貼士、可能有幫助的小貼士，以及一些您不必費心的常用建議小貼士。

我們開始吧。

有助於減小文件大小的提示

不是你找到的每一個小費都對你有用。有時這是因為它們不適用於您的情況（如果您沒有影象，那麼壓縮影象的提示將沒有用處），但有時提示是完全錯誤的。我們已經測試了本節中的所有提示，因此我們知道它們是有效的。

將文件轉換為docx格式

Microsoft在Office2007中釋出了DOCX格式，因此如果您仍然使用.doc格式，則是時候進行轉換了。較新的.docx檔案型別本質上是壓縮文件內容的ZIP檔案，因此簡單地將.doc檔案轉換為.docx格式將使文件變小。（順便說一下，這也適用於其他Office格式，如Excel（.xls到.xslx）、PowerPoint（.ppt到.pptx）和Visio（.vsd到.vsdx）

要轉換.doc檔案，請在Word中開啟它，然後單擊“檔案”>“資訊”>“轉換”。

在出現的提示中單擊“確定”，單擊“儲存”按鈕，Word將您的文件轉換為.docx。Word透過以新格式建立文件的全新版本來進行轉換，因此您仍然可以使用舊的.doc版本。

我們用一個20頁的.doc檔案樣本測試了這一點，該檔案包含六個影象、各種表格和格式標記。原始的.doc檔案是6001KB，但是轉換後的.docx檔案的重量只有721KB。是原來尺寸的12%。下面我們建議您不要做任何其他事情來減少檔案大小，所以如果您有.doc檔案可以轉換為.docx，您的工作就可以完成了。

**圖片，而不是複製和貼上

當您將影象複製並貼上到文件中時，Word會對如何處理它做出某些假設。其中一個假設是，您希望貼上的影象是BMP格式，這是一個大的檔案型別，或者有時是PNG，這仍然是相當大的。一個簡單的替代方法是將影象貼上到編輯程式中，將其儲存為較小的格式（如JPG），然後使用Insert>Picture將影象**到文件中。

將下面的小截圖直接貼上到一個空白的Word文件中，使該文件的大小從22kb躍升到548kb。

將該截圖貼上到Paint中，將其另存為JPG，然後將該JPG**到一個空白文件中，導致該文件僅跳轉到331kb。比以前小了40%多。更好的是，使用GIF格式可以使文件縮小60%以上。按比例放大，這就是10MB文件和4MB文件之間的區別。

當然，你不能總是僥倖逃脫。有時，您需要BMP和PNG等格式所能提供的更好的影象質量。但是如果它是一個小的影象或者你不需要超高的質量，使用一個較輕的格式和**圖片可以幫助。

儲存影象時，請進行編輯

在Word中編輯影象時，它會將所有影象編輯儲存為文件的一部分。這意味著如果在文件中裁剪影象，Word仍然保留完整的原始影象。將影象更改為黑白，Word仍保留原始的全色影象。

這會不必要地增加文件的大小，因此當您對影象進行了更改並且確定不需要還原這些影象時，可以讓Word放棄編輯資料。

但是，比從文件中刪除不必要的資料更好的方法是，首先不要讓不必要的資料出現在文件中。在將影象**文件之前，最好在影象編輯器中進行任何編輯，即使是剪下或新增箭頭之類的簡單編輯。

一次性壓縮所有影象

是的，我們在一開始就說過這篇文章是關於減少檔案大小的其他方法的，但是關於這個主題的大多數文章都會告訴你如何一次壓縮一個影象（包括我們的文章），在how to Geek中，我們都是在尋找更好的方法來做事情。

單擊“檔案”>“另存為”>“更多選項”。（如果OneDrive已啟用自動儲存，則可能會選擇“儲存副本”而不是“另存為”。）

這將開啟“另存為”對話方塊，從中可以訪問一些其他選項。單擊“工具”>“壓縮圖片”。

這將開啟“壓縮圖片”面板，您可以在其中決定要同時對所有影象應用何種壓縮。

“Apply only to this picture”（僅應用於此圖片）選項將灰顯，因為這是一個“all or nothing”（全部或無）工具儲存文件時，您的所有影象都將應用這些選項，或者它們都不會應用。所以，如果你想為不同的影象選擇不同的選項，這對你來說是行不通的。但是，如果您希望一次性壓縮所有影象，則可以使用此選項。

選擇您的選項，單擊“確定”，然後儲存文件的新版本，並壓縮所有影象。

停止在文件中嵌入字型

除非你使用的是來自遙遠星系的不尋常字型，否則幾乎可以肯定的是，與你共享文件的任何人都可以使用他們的Word副本（或Libre Office之類的免費替代品）閱讀文件。那麼，為什麼要透過嵌入字型來浪費檔案空間呢？透過轉到“檔案”&gt；“選項”&gt；“儲存”並關閉“在檔案中嵌入字型”選項來阻止這種情況的發生。

你可能認為這沒什麼區別，但你錯了。如果開啟字型嵌入並關閉“不嵌入公用系統字型”選項，則檔案大小的差異幾乎為2MB。即使打開了“不嵌入通用系統字型”（這意味著不包括Calibri、Arial、Courier New、Times New Roman等字型），檔案仍然大了將近1.3MB。

所以是的，停止在文件中嵌入字型。

相關：如何在Word中設定預設字型

如果可以，請停止嵌入其他檔案

我們最近向您展示瞭如何在Word文件中嵌入或連結Excel電子表格（您也可以使用其他檔案，如PowerPoint簡報或Visio圖表）。如果您可以連結到電子表格而不是嵌入它，您將節省自己的大部分Excel檔案的大小。您不會全部儲存，因為連結的電子表格仍然會增加一些大小，但是您的文件在連結時會比完全嵌入時小得多。當然，連結有缺點也有好處，所以在做這件事之前一定要閱讀這篇文章來理解它們。

停止儲存文件的縮圖

以前，Word允許您儲存文件的縮圖，以便Windows可以在檔案資源管理器中顯示預覽。現在，檔案資源管理器可以自己完成這項工作，不需要Word的幫助，但是這個選項仍然存在於您的文件中。在我們的721KB測試文件中，開啟此選項會將檔案大小增加到3247KB。這是原始檔案大小的4.5倍。您可以在“檔案”>“資訊”>“屬性”>“高階屬性”中找到此設定。

關閉“儲存所有Word文件的縮圖”複選框，然後單擊“確定”

此選項的名稱有點誤導，因為在此處關閉它只會影響已開啟的文件，即使它顯示“所有Word文件”。如果在建立文件時預設開啟此選項，那你就得把它關掉普通.dotx如果您不確定如何使用模板和Microsoft提供了很好的說明。

您也可以在“另存為”對話方塊中關閉此設定，在這裡它被稱為稍微正確的“儲存縮圖”

從文件中刪除個人和隱藏資訊

個人資訊不僅會增加文件的大小，而且可能會給讀者提供您不希望他們擁有的資訊。也可能有被格式化為隱藏的資訊，如果您不需要文件中的隱藏文字，為什麼不刪除它呢？

從文件中刪除這些不必要的資訊，方法是：進入“檔案”>“資訊”>“檢查問題”，然後單擊“檢查文件”按鈕。

確保“文件屬性和個人資訊”已開啟，然後單擊“檢查”。檢查程式執行完畢後，單擊“文件屬性和個人資訊”部分中的“全部刪除”。

這個操作將我們的測試檔案大小減少了7KB，所以不是很大的量。但是，從檔案中刪除個人資訊是一種很好的做法，因此您可能還是應該這樣做。請注意，刪除此資料後無法恢復它，因此請確保在刪除它之前您對它的執行感到滿意。您可以對“不可見內容”和“隱藏文字”選項執行相同的操作，但是如果您有隱藏內容，這隻會使檔案變小。

關閉自動恢復（如果你敢的話）

Word的一大特點事實上，每個Office應用程式的一大特點就是自動恢復。此功能可在您工作時對檔案進行定期備份，因此，如果Word崩潰或計算機意外重新啟動（例如Windows夜間進行系統更新時），您將在下次啟動Word時看到開啟文件的自動恢復版本。當然，所有這些版本都會增加檔案的大小，因此如果關閉自動恢復，檔案會變小。

轉到“檔案”>“選項”>“儲存”，然後關閉“每隔[x分鐘]儲存自動恢復資訊”選項。

這不會立即產生影響，但會阻止在處理檔案時向檔案中新增新的自動恢復版本。

請注意，您將不再具有自動恢復版本，因此如果Word意外崩潰或關閉，您將丟失自上次儲存以來的所有工作。

將所有內容複製到一個全新的文件中

在處理文件時，Word會在後臺儲存各種內容以幫助您。我們已經演示瞭如何在可能的情況下關閉這些功能，以及如何刪除Word收集的資料，但是文件中可能仍然有一些您不需要的內容。如果您發現自己受到這種文件大小蠕變的影響，可以建立一個新文件，然後將所有內容複製到該文件中。

首先建立一個新的空白文件。按Ctrl+A選擇當前文件中的所有內容。在新文件中，按Ctrl+V貼上所有內容。這將複製所有文字、節、格式、頁面佈局選項、頁面編號以及所需的所有內容。

您的新文件將沒有任何以前的後臺儲存、自動恢復資訊或以前的版本，這將減少檔案大小。

請記住，這樣做將複製影象中的任何編輯資料，因此在將所有內容複製到新文件之前，可能需要先從原始文件中刪除這些資料。如果你不這樣做，那沒什麼大不了的。您仍然可以將其從新文件中刪除。

我們不能告訴你這將節省多少，因為它可以是從幾千位元組到很多兆位元組的任何內容，但如果你想從文件中儘可能多地去除脂肪，那麼它總是值得做的。

作為獎勵，我們還看到這種複製/貼上到新文件的技巧解決了Word文件中難以追蹤的奇怪錯誤。

有助於減小文件大小的提示

有些提示似乎會有所幫助，但我們無法得到一個積極的結果。我們並不是說它們無助於減少檔案大小，但似乎您需要一組特定的環境才能從中獲益。我們強烈建議您先嚐試上一節中的技巧，如果需要，可以嘗試一下。

關閉後臺儲存

文件越複雜，儲存時間越長，單擊“儲存”按鈕儲存的時間就越長。為了解決這個問題，Word在File>Opti***>Advanced中有一個名為“allowbackgroundsaves”的設定

此設定在預設情況下處於啟用狀態，並在處理文件時將其儲存在後臺。這個想法是，當你點選“儲存”時，要儲存的更改會更少，因此儲存速度會更快。這在很大程度上是對Word佔用大量系統資源的時代的回溯，在現代系統中，它可能不是必需的，尤其是當您沒有編輯非常長或複雜的文件時。

這對檔案大小是否有影響還沒有定論。開啟一個文件並啟用此設定不會對測試文件的大小產生任何影響（而開啟自動恢復會增加檔案大小）。在大約30分鐘內進行修改也不會導致文件大小發生明顯變化，無論“允許後臺儲存”是開啟還是關閉。關閉它也不會改變文件儲存的速度。

簡言之：這個由你決定。如果關閉它並不能減少檔案大小，那麼就讓它保持開啟狀態，因為Word自動儲存文件是一件好事。

轉換為rtf，然後再轉換回docx

RTF代表富文字格式，它是一種開放的文件標準，提供的格式比純文字多一點，但不是DOCX的所有功能。將DOCX轉換為RTF的想法是，它去除了所有額外的格式和任何隱藏的資料，這樣當您將RTF儲存回DOCX檔案時，檔案大小就會更小。

將我們的20頁721kb測試文件轉換為RTF將檔案大小轉換為19.5mb（因此如果您想要一個小檔案，請不要使用RTF）。將其轉換回DOCX會產生一個714kb的檔案。這是一個7KB的節省不到1%——由於RTF不能處理我們使用的一些簡單的表格格式，我們不得不重新格式化……這使大小恢復到721KB。

這一個似乎不會給您的文件帶來很多好處，特別是當現代DOCX有太多格式化功能而RTF無法處理時。

轉換為html，然後再轉換回docx

這與轉換為RTF的想法相同，只是HTML是一種web格式。我們的轉換測試顯示了與使用RTF幾乎相同的結果。

我們在721kb的DOCX檔案上嘗試了這個方法，並將其轉換為383kb的HTML檔案。將其轉換回DOCX會產生一個714kb的檔案。這節省了1%，但它確實弄亂了格式，尤其是標題，這些將不得不重做。

解壓縮文件並壓縮它

DOCX文件是一個壓縮檔案，就像您使用7-Xip或WinRar建立的存檔檔案一樣。這意味著您可以使用這些工具之一開啟它並檢視所有內容。您可能看到的一個技巧是從DOCX中提取所有檔案，將它們新增到壓縮的歸檔檔案中，然後將該歸檔檔案重新命名為DOCX副檔名。嘿，普雷斯托，你有一個Word文件被壓縮了！理論上，這聽起來似乎有道理，但使用7-Zip和WinRar以及各種存檔格式，我們發現每次試圖開啟建立的.docx檔案時，Word都會告訴我們檔案已損壞。

這個想法可能有一些優點，我們的721kb檔案最終只有72kb，但我們不建議您使用它，除非您想花很多時間來嘗試使用它並使其工作。另外，儲存可能只是因為壓縮過程刪除/壓縮了阻止Word開啟文件的內容，但我們不能確定。

通常建議的提示可能不會有任何區別

網上流傳著一些建議，聽起來很明智，但效果不大。這並不是說您不應該嘗試它們，只是您不應該期望對文件的大小有太大的影響。

刪除文件的早期版本

Word會在您處理文件時保留文件的早期版本。這是自動儲存功能，有些人建議透過進入“檔案”>“資訊”>“管理文件”並刪除所有舊版本來刪除這些功能。

但是，這樣做沒有意義，因為那些舊版本儲存在Windows檔案系統中，而不是Word文件中。刪除它們不會使文件變小。如果要從文件中刪除任何以前的版本資訊，請將內容複製到全新的文件中，或者按照前面的建議執行“檔案”>“另存為”以儲存到新文件中。

僅貼上文字，不貼上格式

如果要將一個文件複製並貼上到當前文件中，可以使用不同的貼上選項。

單擊“貼上”按鈕（或按Ctrl+V）時使用的預設選項是“保留源格式”。這將複製非預設字型和格式，如粗體、斜體等。但是如果你點選“只保留文字”選項，理論上會透過刪除格式來減少檔案大小。

我們嘗試了一個20頁的文件，每個頁面上的文字都應用了不同的格式，平均每頁大小相差不到2kb。如果您有一個250多頁的文件，總大小約為0.5 MB，那麼這可能很重要，但是您真的要有一個250頁的Word文件，而不帶格式嗎？可能不會，因為它大部分是不可讀的，所以當您重新新增格式時，您會損失您的儲蓄。

此方法的任何好處都可能歸結於我們上面給出的技巧—將整個文件複製並貼上到新文件中，以刪除以前的版本、舊的編輯更改等。

更改頁面大小

Word提供了一個選項，可以透過進入Layout>size並更改預設的“Letter”大小來更改頁面大小。有提示說，如果你選擇一個較小的，但類似的大小像“A4”其他讀者不會注意到，你會得到一個小尺寸的節省。

我們用一個大小為721kb的20頁文件嘗試了這個方法。我們將大小改為“A4”、“A5”（是“A4”大小的一半）和“B5”，我們的文件每次都保持穩定的721kb。換句話說，它對檔案大小沒有任何影響。

停止嵌入語言資料

“檔案>選項>高階”中有一個名為“嵌入語言資料”的設定，您將在不同的地方看到提示，提示您關閉該設定。從表面上看，這聽起來是合理的。非語言資料不會增加文件的大小嗎？

簡而言之，如果您使用的是modern.docx檔案，答案是否定的。Word在幕後處理語言資料，它不佔用文件中的任何空間。

關閉此選項可能會對較舊的.doc檔案產生輕微的影響，但即使這樣，也只有在您使用了手寫工具並且Word有一些“手寫識別更正資訊”要儲存的情況下。否則，根本沒什麼區別。

這是我們相當全面的清單，你可以削減你的Word檔案的大小，但我們總是在尋找新的方法來嘗試（或揭穿）。如果你知道我們遺漏的一項技術，請在評論中留言，我們會檢查的！