為什麼當你的朋友、家人和其他重要的人告訴你，“你需要停止工作這麼多！”-你猶豫了？一方面，你知道他們有道理。堅持每天工作12到14個小時是不可持續的，你會感到精疲力盡和暴躁。但當涉及到實際設定邊界時，你會拖延時間，告訴自己和其他人，“這隻是一個繁忙的時間。很快就會好起來的……”

但事實並非如此。你發現自己被夾在這樣一個事實當中：你似乎無法完成所有的事情，而且你覺得問題不在於你的處境。你感到內疚，其他人似乎完成了一切，但你不能。你擔心如果你向別人求助或者說“不”，每個人都會發現你是一個沒有足夠價值的冒名頂替者。

儘管這些恐懼是可以理解的，但它們不是必須的。作為一名時間教練，我發現實現平衡的最大關鍵之一是開始客觀地評估你日程中基於事實的方面，而不是讓一種模糊的恐懼感驅動你的決定。無論你是一個多麼有價值的團隊成員，沒有人能將100小時的工作時間與每週40小時，甚至60小時的工作時間相提並論。一旦你確信自己和他人的期望真的是不合理的，並且你可以以一種尊重的、建設性的方式設定界限，你就可以開始做出改變。

以下五個步驟可以幫助你獲得自信，如果你有責任管理團隊的期望，你可以在個人或團隊層面上運用這些步驟：

第一步：制定時間預算

理財有方的人遵循一些一貫的原則。一方面，他們只花他們所擁有的，所以他們避免了不必要的債務和相應的壓力和成本。他們還要確保正確分配資金，以便有足夠的資金購買所需的一切。最後，在沒有重大負面影響的情況下，他們盡可能降低成本，並確保將資金投入回報率很高的投資領域。同樣的原則也適用於有效的時間投資。為了清楚地知道你能合理地處理什麼，你應該先計算一下你每週要“花”多少小時。如果你傾向於過度分配工作時間，你可以反過來計算。例如：

每天工作小時數=24-（睡眠小時數）-（通勤）-（個人承諾）-（鍛煉）-（自理）

我所說的“個人承諾”，指的是你日程中那些讓你感到滿足的重要部分。這些因人而異，但可能包括家庭時間，志願者責任，社會活動，或個人愛好，如彈鋼琴。此外，吃飯、洗澡和準備都屬於“自我照顧”範疇。一旦你對每天的時間預算有了概念，你就可以透過把每天的總時間加起來來計算每週的時間預算。對有些人來說，每一天都是相似的。對其他人來說，他們的個人承諾在他們的日常時間預算中產生了很大的差異。

一旦你瞭解了時間預算的大小，那麼你就可以評估工作日中不同的時間成本。例如，您有“維護”活動，如回覆電子郵件或計劃，“執行”活動，如參加會議或完成報告，以及“開發”活動，如網路或營銷。我建議你列一張清單，列出你工作日中所有不同的要素，然後寫下每個要素的初始時間估算或百分比。

例如，我工作日的20%是回覆電子郵件，50%是專案工作，30%是開發活動。確保不僅要考慮特定專案的成本，還要考慮相關成本。例如，一個小時的會議可能需要花費15分鐘的旅行時間、30分鐘的準備時間和15分鐘的跟進時間。也就是說，總費用是2.25小時。因此，如果你每天工作9個小時，想把不超過50%的時間花在會議上，那麼這就限制了你平均每天兩次會議，每週十次會議。

第二步：盡可能地切割

在制定了時間預算之後，你通常會發現你對自己的期望確實超出了你一天中所能承受的時間。但這並不意味著是時候去找你的經理了。相反，首先，你需要非常仔細地審視自己是如何度過時間的，並盡可能地節省時間。

我這本書的一位讀者在工作中遇到重大時間緊迫時，把這條建議牢記在心。她沒有試圖與時間預算的現實抗爭，而是採取了以下行動：

“我（又一次）遇到了太多在同一期限內競爭的專案，然後又試圖兼顧其他正在進行的和長期的專案，這造成了很大的壓力！所以，我想了想是什麼導致了壓力，並試圖解決一些我能控制的事情，而不只是拖欠加班費。例如，我聯絡了一位長期專案的專案經理，看是否有可能在兩周內“暫停”我在他的專案上的努力，他同意了一些談判。所以這兩周節省了24小時。然後我又從另一個部門招聘了一些**人員，調整了一個專案的範圍，爭取了另一個專案的延期，等等。我沒有感到不知所措，也沒有成為環境的犧牲品，反而覺得自己很強大！”

在工作危機的時候，你可能需要採取這樣極端的措施，或者你可能會採取更微妙的措施，比如讓自己遠離不必要的會議，讓同事在一對一的會議上與你一起回顧專案，而不是一週發50封電子郵件，離開委員會，關閉彈出的電子郵件，或者花更少的時間在那些花更多的時間讓它們變得完美並不能增加價值的東西上。挑戰你的假設，你應該做什麼，你應該花多長時間在不同的活動。如果可能的話，只要你有足夠的空間把任務放在你的每週待辦事項清單上。

步驟3：比較預期與實際

一旦你開始接受時間有限這一事實，並且你已經利用了速戰速決的優勢，你將需要進一步完善你的估計，以比較預期和實際的時間分配。例如，也許你認為電子郵件應該只佔用你一天中的一個小時。但當你仔細觀察你所花的時間時，你會發現總是需要兩個小時(任何形式的追蹤都可以，但如果你想做到精確，像救援時間這樣的工具可以幫助你準確地知道你是如何在電腦上花費時間的。）當面對現實情況時，你需要看看是否可以採取節省時間的措施，比如寫更簡潔的回答，使用TypeIt4Me之類的工具，或者在工作中要求不同的電子郵件策略。如果這些都不能減少時間分配，那麼你就需要增加這方面的預算，而不是與現實抗爭。

使用80/20法則也可以幫助你在時間預算內做任何事情。但這需要你更充分地接受這樣一個事實：你不能做每件事，也不能取悅所有人。例如，當你開始審視不同活動的價值時，你可能會發現，拒絕別人希望你參加的會議，但卻使你無法完成最重要的任務，這是正確的答案。或者你可能會發現，你需要花費的時間比你想象的要少，才能產生正確的影響。

例如，在公司的“快樂時光”裡出現30-45分鐘，其影響可能和獃上兩個小時差不多。透過更早地減少時間，你可以有時間花一個小時來鍛煉或完成一個提議，這將帶來巨大的時間回報。儘管這些選擇中的一些可能會讓人們感到不舒服——尤其是你——但改變你的自然違約反應所造成的短期不適從長期來看將有很大的回報。

第四步：問路

如果你已經遵循了以上三個步驟，但仍然不能完成所有你需要做的事情，是時候鼓起勇氣尋求幫助了。你可以這樣做，在一個明確的，客觀的方式概述如下。但是在你做之前，再次審視一下你的時間預算，提醒自己你沒有理由感到內疚或失敗，以此來增強你的信心。沒有人能做不可能的事，所以你超時間預算的事實不是對你的判斷，而是你需要調整整體環境的訊號。

以下是如何與你的經理和/或那些試圖在你的日程中安排更多專案的人進行時間預算談判：

•收集事實：列出一份簡明的專案清單，粗略估計完成各種任務所需的時間(如果你已經遵循了以上三個步驟，你應該已經準備好了。）•開發一個視覺化的工具：這看起來像是在填寫了會議和任務時間之後打印出你的每週日曆一樣簡單，或者像顯示一個全面的專案計劃一樣複雜。表格的重要性不在於顯示可用時間和要求的活動之間的不一致。•呈現資訊：不要把這看作是你和希望從你那裡得到工作的人之間的鬥爭，將這些期望談判視為戰略會議，在這些會議上，您將共同努力，最大限度地實現您可以貢獻的價值。也許可以將任務的優先順序降級、委派或簡化，這樣您就可以有更多的時間專註於優先順序最高的任務。當以這種方式做的時候，透過設定優先順序來尋求方向不一定會被認為是不尊重或不服從，而是在你的時間限制的現實**同努力。

第五步：保持再平衡

由於生活和工作的動態性，你不能簡單地設定你的時間表，然後把它留給未來10年。通常是每天或每週（或至少每月），你將需要平衡和重新平衡你的時間表。這意味著，如果您在某一週的某一特定活動（如處理電子郵件）上的時間分配不足，那麼您將需要在接下來的一週花費更多的時間。或者可能一週你需要完全專註於演講準備，所以下一週你要趕上會議。現實的目標是在你的工作周內以及工作時間和非工作時間之間正確分配時間。

作為最後一句鼓勵和警告，實踐我所概述的不僅會讓你更健康、更快樂，而且會讓你更謙虛。當你開始接受自己的極限時，你需要承認自己並不完美，不可能事事如意，尤其是一下子。如果你一直都是團隊中的完美主義者，這種行為上的調整可能會讓你在身份上感到有點茫然。你需要重新定義你是誰，比如“一個保持冷靜，按時完成高質量工作的人”，而不是“一個壓力很大的團隊成員，在很短的期限內完成任務，從不說“不”。這種轉變需要時間，但最終會讓你享受旅程，讓你周圍的人生活得更愉快。

透過設定這些界限來阻止工作負擔過重|哈佛商業評論

Elizabeth Grace Saunders是《有效時間投資的3個祕密：如何在壓力較小的情況下取得更多成功》一書的作者，時間教練，Real Life E Time Coaching&amp；培訓，以及有效時間投資的3個祕密的作者：如何在更少的壓力下獲得更多的成功。更多資訊請訪問www.ScheduleMakeover.com.

圖片透過Jukree Boonprasit（Shutterstock）。

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